¿KANBAN físico o software?

Se trata de una pregunta muy interesante. ¿No crees…?

Si la hiciese extensiva a un grupo de usuarios de KANBAN no sabría decir claramente que opción sería la ganadora. Lo que te puedo decir es que yo en este momento me quedo con el KANBAN físico. Así pues, esto es lo que vas a encontrar en este post.

La sabiduría es tener sueños bastante grandes para no perderlos de vista mientras se persiguen.

Si la agilidad, como entrega continua de valor y calidad, es un gran objetivo para tu equipo. Entonces NO puedes perder de vista el KANBAN ni un solo minuto.

Condiciones iniciales

Para que se cumpla mi argumentación es necesario que se cumplan dos condiciones iniciales:

  • El equipo tiene un tamaño adecuado. Podríamos decir que con 10 personas estaríamos más o menos en el límite máximo. A partir de ahí tendríamos que pensar en crear varios equipos.
  • Todos o la mayor parte de las personas están ubicadas en el mismo espacio físico de trabajo. En el caso de equipos distribuidos el KANBAN físico es prácticamente imposible de seguir.

Si cumplimos estas dos condiciones creo que la mejor opción en el KANBAN físico, en caso contrarío mi opinión sería la contraría y no tendríamos otra opción que utilizar software. En un próximo post comentaré mi opinión sobre las herramientas que me parecen más interesantes.

Empezar por los principios

Para poder centrar mi argumentación necesito en primer lugar enumerar algunos principios de KANBAN que considero fundamentales:

  • Visualizar  el flujo de trabajo.
  • Hacer las políticas del proceso explícitas.
  • Mejorar la colaboración y la comunicación del equipo.
  • Incrementar el compromiso del equipo.

Sobre la base de base de estos principios voy a realizar la argumentación de mi preferencia por el KANBAN físico.

Visualizar el flujo

La principal ventaja del tablero físico es de perogrullo, lo ve todo el mundo. Esto incluye al equipo y al resto de la organización. Así pues, alcanzamos dos objetivos importantes.

  • El equipo tiene visibles sus tareas y ve en todo momento su flujo y su evolución.
  • La organización ve que algo está cambiando en nuestro equipo.

La implantación de metodologías ágiles en organizaciones demasiado jerarquizadas no es fácil ya que la agilidad se ve como algo no demasiado estructurado. La presencia física del tablero en estos casos será como la lluvia fina, al final te deja completamente calado.

Al principio preguntan tímidamente y sin demasiado interés, pero cuando los resultados acompañen; y estoy convencido que así será, entonces conseguiremos el interés genuino de la organización.

Políticas Explícitas 

Los equipos generalmente nos marcamos reglas y políticas para un correcto desarrollo de nuestras tareas. Cuando las políticas no están constantemente visibles, la condición humana nos hace relajarnos y dejar de cumplirlas. 

El KANBAN físico nos ayuda a que los incumplimientos sean visibles por todo el equipo de trabajo y eso es un aliciente más para seguir las políticas. A nadie le gusta ser señalado por el equipo. Es un cambio importante de paradigma, ya no es tu jefe el que te obliga a seguir las reglas; es el equipo.

Colaboración y Comunicación

Las reuniones diarias delante del tablero son difíciles de sustituir  si no disponemos de un tablero físico. La reunión diaria se trata de una pequeña reunión de entre 10 y 15 minutos que el equipo realiza delante del tablero. En esta reunión el equipo realiza las siguientes tareas:

  • Comenta el estado del flujo.
  • Identifica las incidencias o problemas encontrados.
  • Informa de las urgencias a incluir en el KANBAN.
  • Actualiza los esfuerzos pendientes.

Toda esta información permite adelantarnos a los problemas y mejorar continuamente nuestro flujo de trabajo. Parece increíble pero con tan solo unos pocos minutos el equipo consigue una gran cohesión y las personas conocen el trabajo y la carga de sus compañeros. 

Es decir, es un sistema dinámico y divertido que nos hace estar mucho más integrados.

Compromiso del equipo

El nivel de compromiso del equipo es mayor. Puede parecer algo trivial pero el que todos participen en la construcción y actualización del tablero es un factor psicológico que lo hace ser algo propio de cada uno de los integrantes del equipo.

Las reuniones retrospectivas también son más claras y tiene mucho más sentido delante del tablero. Estas reuniones se pueden celebrar al final de un sprint o en cualquier momento, pero en cualquier caso: la visualización del flujo fomenta el compromiso en las acciones de mejora acordadas.

No hay éxito duradero sin compromiso. Tony Robbins

 

Un comentario en “¿KANBAN físico o software?

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