Herramientas para Reuniones Virtuales

Las reuniones virtuales se han convertido en la forma más segura de colaboración en las condiciones actuales de pandemia y limitación de contacto físico. Zoom, Teams, Google Meet son entre otras las plataformas digitales que dan soporte a estas reuniones virtuales. Y la mala noticia es que estas plataformas digitales también son proclives a fomentar la programación de reuniones ineficientes e ineficaces.

Curiosamente, y esto es opinión personal, antes de la pandemia existía una corriente cada vez más profunda en contra de las reuniones ineficaces, y creo que estábamos en el buen camino hacia la reducción de las mismas. Con la llegada de la pandemia mi impresión es que hemos dado un paso atrás y volvemos al mal uso e incluso al abuso de reuniones improductivas disfrazadas de ese halo de “transformación digital”.

Así pues, os planteo la siguiente pregunta, ¿sabes sacar el mejor partido a estás herramientas de comunicación y colaboración?

Estas ideas están extraídas de una excelente reunión en Zoom, precisamente de sobre el tema de las Reuniones Virtuales, y dirigida por Miriam Moreno Bellido (Marianchange.com)

Mirianchange.com

Pues bien, aunque cada plataforma tiene sus características particulares, todas ellas por sí mismas o en combinación con otras aplicaciones nos ofrecen tres funcionalidades que considero claves para alcanzar un alto grado de colaboración.

Estás tres funcionalidades son:

  • Dividir en grupos
  • Gestión de Preguntas
  • Espacio de Colaboración

Veamos estas tres funcionalidades con un poco más de detalle. Tres funcionalidades que por ejemplo la herramienta Zoom trae de serie, lo cual en mi opinión la convierte en la herramienta mejor preparada realizar reuniones virtuales.

Herramientas – Reuniones Virtuales

Dividir en grupos

Cuando celebramos reuniones con una gran cantidad de asistentes y necesitamos generar ideas. Es una buena opción dejar que los asistentes conversen en pequeños grupos para posteriormente pasar a compartir lo generado en cada uno de los grupos.

Esto da la oportunidad de que todo el mundo tenga la oportunidad de aportar sus ideas, evita que existan personas que no aporten a la reunión, y elimina el ruido de la discusión cuando existen demasiadas personas en la reunión.

Gestión de preguntas

Necesitamos que exista un canal de comunicación paralelo a la reunión en el que se puedan recoger y gestionar las preguntas de los asistentes a lo largo de la reunión de forma que:

  • Las preguntas no interrumpan el desarrollo de la reunión.
  • No queden preguntas sin respuesta.

Las plataformas lo resuelven añadiendo un chat en el cual los asistentes van introduciendo sus preguntas o consideraciones. Este chat es gestionado por una persona que ayuda al o a los oradores / presentadores / anfitriones de la reunión. Esta persona será la encargada de dar respuesta o introducir la pregunta en la reunión.

Espacio de colaboración

Necesitamos también un espacio para compartir información en directo. Con Teams compartir archivos es muy sencillo, y también podemos usar Planner de Office365, ambas son buenas opción.

En Zoom, existen las funcionalidades de Marcación, y existe la posibilidad de compartir una pizarra de colaboración.

Otra opción es utilizar herramientas adicionales como Google Drive, Trello, Mural.ly, que permiten a los usuarios trabajar sobre un mismo documento y por lo tanto trabajar colaborativamente.

En resumen

Las reuniones virtuales en mi opinión son una magnífica herramienta para seguir manteniendo el contacto y para colaborar de forma dinámica y eficiente. Ahora bien, también podemos volver a caer en el abuso y en la mala utilización de las reuniones.

Me gustaría conocer tu opinión, deja un mensaje que continuaremos la conversación.

Muchas gracias.

Visual Jump – Nuestra propuesta

Tras revisar 23 encuestas, por las cuales os enviamos todo nuestro agradecimiento, se han obtenido los siguientes resultados:

  • Será un taller ON-line.
  • El encuentro sucederá un viernes por la tarde.
  • Tendrá un buen porcentaje de práctica frente a la teoría que se pueda explicar, probablemente sea un 70% de práctica.
  • El tema será el uso de Herramientas y Visual Thinking, para construir Presentaciones Eficaces.
Resultado encuesta de Visual Jump

Contenido del taller

“Creemos una presentación en colaboración con Visual Thinking”

Título del taller

Valoramos que la fecha tentativa del taller podría ser el próximo 3 de julio, y estamos evaluando las herramientas para el formato On-Line, para poder realizar las prácticas de una forma eficiente y obtener el mejor resultado del taller.

En cualquier caso, os informaremos con antelación de la decisión final.

Queremos que sea un formato colaborativo, que lo pasemos bien y que entre todos consigamos salir reforzados de la experiencia.

¿Te apuntas?

Para ayudarnos a preparar la experiencia te solicitamos que nos des tu feedback respondiéndonos a un par de preguntas:

Encuesta de día y herramienta de videoconferencia

Además, si lo deseas aún estás a tiempo de responder a nuestra primera encuesta en el siguiente enlace, para que participes en la elaboración de nuestro primer taller.

Encuesta inicial

Próximamente tendrás nuestras noticias.

Muchas gracias

Resistencia al cambio

Hoy tanto las organizaciones como las personas están sometidas a una alta velocidad de cambio en todos los ámbitos en los que se desenvuelven. Todo éxito pasado ya no es garantía de supervivencia. Además, el desarrollo tecnológico acelera este proceso y nos obliga a tomar actitudes mucho más activas para evitar quedarnos fuera del sistema.

Sin embargo, el cambio en muchas ocasiones no se produce e inevitablemente el desenlace final no será precisamente feliz. 

Nadie cambia, si no tiene la necesidad de hacerlo.

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Se trata de una pregunta muy interesante. ¿No crees…?

Si la hiciese extensiva a un grupo de usuarios de KANBAN no sabría decir claramente que opción sería la ganadora. Lo que te puedo decir es que yo en este momento me quedo con el KANBAN físico. Así pues, esto es lo que vas a encontrar en este post.

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Si la agilidad, como entrega continua de valor y calidad, es un gran objetivo para tu equipo. Entonces NO puedes perder de vista el KANBAN ni un solo minuto.

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El verdadero viaje de descubrimientos no consiste en buscar nuevas tierras, sino en ver con nuevos ojos.

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Durante estas primeras décadas del S. XXI la globalización está obligando a nuestras organizaciones a moverse en entornos muy turbulentos que las están forzando a seguir comportamientos erráticos y caóticos.

La agilidad frente al Caos

Entendemos un comportamiento caótico como algo no aleatorio pero altamente complejo que tiene las siguientes consecuencias:

  • Se generan gran cantidad de errores que se van acumulando y que cada vez se producen con mayor frecuencia.
  • Se impide el crecimiento y el desarrollo ya que la corrección de errores absorbe el tiempo disponible.
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