Comunicación efectiva en tiempos de COVID

Saber comunicar con efectividad nuestros mensajes e ideas es una de las habilidades más importantes, esto probablemente es una de las pocas cosas que no ha cambiado últimamente.

Hablar en Público es la habilidad más valiosa que se puede cultivar para el éxito en la vida. Se incrementa en un 50% tu valor como persona sólo con poder hablar en público sobre tus ideas.

Warren Buffett

Sin embargo, está claro que nuestro canal de comunicación ha cambiado. Hemos pasado de las reuniones cara a cara, a las reuniones por Videoconferencia. La comunicación ahora es digital, y la cuestión es si sus componentes principales siguen siendo los mismos o han cambiado.

Aunque primero demos un paso atrás.

Componentes principales de la comunicación

La comunicación en líneas generales está compuesta por tres componentes principales, que son los siguientes:

  • El componente verbal. Las palabras.
  • El componente de la voz. El volumen, el tono, la entonación.
  • El lenguaje corporal. Los gestos, las posturas, la mirada, el control del espacio.

La siguiente pregunta a plantear es, ¿Cuál es la importancia relativa de cada uno de estos componentes? Pues bien, existe una regla muy extendida que podría ayudarnos a aclarar este punto, y digo podría ya que ni la regla es general, ni debe aplicarse en la mayoría de los casos.

La regla a la que me refiero es La Regla del 55/38/7 de Albert Mehrabian, quien tras una serie de experimentos llegó a la siguiente proporción:

  • El lenguaje corporal tiene un 55% del peso de la comunicación.
  • La voz tendría un 38% del peso.
  • Lo verbal tan solo tendría un 7% de peso en la comunicación.

Pero no, como indicaba el propio Albert Mehrabian, esto es cierto tan sólo dentro de las condiciones de sus experimentos. Además, podemos comprobarlo de una forma bastante sencilla analizando algunas formas de comunicación.

Si la regla fuera cierta, ¿cómo explicarías los siguientes casos?

Comunicación efectiva – ¿Qué importa más? Ejemplos 1
  • Al leer un libro (componente verbal) tan sólo dispondríamos de un 7% de efectividad en la comunicación y por lo tanto escribir un libro no parecería ser la mejor forma de comunicar. ¿Tiene sentido? No, ¿verdad?
  • En una llamada telefónica tan sólo están presentes los componentes Verbal y la Voz, y por lo tanto tendríamos el límite del 45% de efectividad. ¿Tiene sentido? No, ¿Verdad?
  • Ver una película en un idioma diferente y que no conocemos nos debería de dar una efectividad del 93%. ¿Tiene sentido? No, ¿Verdad?

Más aún, si esa regla fuera cierta, ¿Qué ocurriría con las personas invidentes?, ¿Y con las sordas?

Comunicación efectiva – ¿Qué importa más? Ejemplos 2

Una persona sorda sólo dispondría de un 55% de efectividad en su comunicación y una persona invidente se quedaría únicamente con un 45%. Ahora bien, ¿tiene esto algún sentido? La respuesta es simplemente NO.

Lo cierto es que en realidad la proporción de los componentes de la comunicación pueden variar de una situación a otra. La situación ideal pasaría por mantener un equilibrio perfecto entre los componentes, pero en la realidad tendremos que variar el peso de cada componente para conseguir una efectividad proxima al 100% en cada caso. Por ejemplo, si queremos ser efectivos en la comunicación con un libro, hemos de conseguir trasladar el 100% de la efectividad al componente verbal.

Adicionalmente, aparece un cuarto componente cuando hablamos de comunicación Digital. Se trata de la Tecnología.

El componente digital en la comunicación efectiva

El componente digital

Si algo ha cambiado sustancialmente en la comunicación digital es la necesidad de dominar la tecnología, por lo menos en sus elementos básicos. Y no sólo eso, el componente del Lenguaje Corporal se ve altamente afectado por la necesidad de aprender a controlar nuestra relación con la videocámara.

Estamos en un momento de aprendizaje, muchas personas no se sienten cómodas con la cámara y prefieren tenerla apagada, pero eso resta el componente de Lenguaje Corporal y nos obliga a esforzarnos en los otros dos componentes. Dominar la tecnología y el uso de la cámara nos permite volver a integrar gestos, postura y mirada en nuestra comunicación y con ello mejorar de forma importante la efectividad de nuestra comunicación.

Claves básicas en una videoconferencia

Veamos las claves básicas para asegurar una buena comunicación en una videoconferencia.

Factores a considerar en la comunicación digital
Cuida tu entorno

Existen dos posibilidades, utilizar fondos virtuales o dejar que sea visible nuestro propio entorno.

Los fondos virtuales nos ayudan a preservar nuestra intimidad, pero hemos de ser conscientes del impacto que producirán en nuestra comunicación, y dependiendo del tipo de comunicación podemos usar fondos que refuercen nuestra comunicación.

Si optamos por mostrar nuestro entorno debemos asegurarnos de que esté ordenado y no aparezcan elementos que puedan distraer la comunicación en sí misma.

La iluminación es importante

Debemos asegurarnos de estar bien iluminados y sin sombras. La forma más sencilla es utilizar una fuente de luz lateral.

Familiarízate con la cámara

Realiza previamente a tu videoconferencia un chequeo de su correcto funcionamiento, no da buena impresión estar ajustándola cuando iniciemos la reunión.

Adicionalmente, asegúrate de que la cámara quede a la altura de tus ojos y que la distancia a ella sea la adecuada. El encuadre correcto es aquel que te permite mostrar tu torso, tus brazos y que no quede cortada tu cabeza por la parte superior.

Controla la tecnología

Debes asegurarte de saber utilizar tanto los elementos hardware como software incluidos en la videoconferencia.

En cuanto al hardware lo principal es dominar el micrófono y la cámara, pero en ciertas ocasiones también podemos utilizar otros dispositivos como una Tableta desde la que compartir contenidos.

En la parte del software, deberemos de dominar las características básicas del sistema de videoconferencia que tengamos que utilizar.

Controla tus gestos

En una videoconferencia los gestos tienen que ser más pausados ya que el refresco de la pantalla puede jugarnos malas pasadas. También habremos de asegurarnos de que queden dentro del encuadre de la cámara.

Elimina el multitasking

Una de las cosas que peor impresión de en una videoconferencia es el multitasking, y lo cierto es que muchas personas aprovechan a contestar al móvil o hacer otras tareas mientras asisten a una videoconferencia, sobretodo cuando se dispone de una doble pantalla de trabajo.

¿Cuál es tu experiencia?

Para terminar me gustaría que me contases tu experiencia, cuáles han sido tus errores y cuáles tus mejores trucos.

Añade un comentario y seguimos la conversación.

Muchas gracias

Visual Thinking – ToastMasters Iberia Summit 2020

Un buen workshop siempre es una oportunidad excelente para practicar el Visual Thinking y dejar plasmadas las ideas que más nos impactan.

Durante los días 7 y 8 de noviembre de 2020 se ha celebrado el ToastMasters IBERIA SUMMIT 2020 – District 107, y he tenido la oportunidad, como miembro del Club ToastMasters de Zaragoza, de asistir a tres de los WorkShops que durante el día 8 más me llamaron la atención.

Así pues, sin más os paso a mostrar los Sketchnotes de los WorkShops, y a los cuales simplemente he añadido las ideas principales que personalmente más me han impactado.

3 Claves para memorizar tus discursos de forma sencilla.

Las emociones son el pegamento que atrae a los recuerdos

Antonio Quirós
3 claves para memorizar tus discursos – ToastMasters Summit 2020

Con Antonio Quirós hemos podido disfrutar de un taller muy interesante en el que hemos aprendido cómo optimizar nuestra memoria para mejorar nuestros discursos.

A través de los acrónimos “VEA” y “ABAD” recordaremos de forma sencilla como potenciar las tres claves de la preparación de nuestros discursos:

  1. Prepara un esquema o mapa mental de tu discurso e identifica tus ideas principales. Esas ideas principales las transformaremos en imágenes.
  2. Asociaremos las imágenes con un lugar o una parte de nuestro cuerpo, creando una historia que nos permita recordar las mismas.
  3. Comprobaremos si la asociación a funcionado realizando ensayos y en caso de no recordar alguna parte realizaremos cambios hasta que no olvidemos absolutamente nada.

Tools and Tips for online

Espera lo mejor pero prepárate para lo peor

Manolo López
Tools and Tips for Online Workshops – ToastMasters Summit 2020

Con Manolo López hemos realizado un repaso de las principales herramientas que podemos utilizar para mejorar nuestros talleres online y dotarlos del dinamismo y la acción necesaria para que sean todo un éxito.

Los grupos de herramientas que personalmente me parecen más interesantes son:

  • Herramientas para hacer encuestas o juegos de preguntas. Muy útiles para obtener la opinión o el grado de conocimiento de nuestra audiencia sobre un determinado tema.
  • Herramientas de Pizarra de colaboración. Herramientas con las que podremos colaborar realizando lluvias de ideas o completando ejercicios de forma totalmente colaborativa.

Start your own podcast.

Los Poscast son un canal de comunicación que puede proporcionarnos grandes beneficios.

John Ball
Start your own Podcast – ToastMasters Summit 2020

Con John Ball hemos entrado en el apasionante mundo del Podcast y todas sus posibilidades.

El mundo del Podcast personalmente me parece súper interesante y me confieso un gran seguidor de varios Podcast, en realidad estoy por encima de la media de 7 suscripciones.

Has asistido al evento online…

Si has asistido al evento me gustaría saber que te ha parecido, si has asistido a los mismos talleres dime si te cuadran mis notas, y si has asistido a uno de los otros 9 talleres a los cuales yo no he podido asistir me encantaría conocer tu opinión.

Añade un comentario y seguimos conversando.

Muchas gracias.

Herramientas para Reuniones Virtuales

Las reuniones virtuales se han convertido en la forma más segura de colaboración en las condiciones actuales de pandemia y limitación de contacto físico. Zoom, Teams, Google Meet son entre otras las plataformas digitales que dan soporte a estas reuniones virtuales. Y la mala noticia es que estas plataformas digitales también son proclives a fomentar la programación de reuniones ineficientes e ineficaces.

Curiosamente, y esto es opinión personal, antes de la pandemia existía una corriente cada vez más profunda en contra de las reuniones ineficaces, y creo que estábamos en el buen camino hacia la reducción de las mismas. Con la llegada de la pandemia mi impresión es que hemos dado un paso atrás y volvemos al mal uso e incluso al abuso de reuniones improductivas disfrazadas de ese halo de “transformación digital”.

Así pues, os planteo la siguiente pregunta, ¿sabes sacar el mejor partido a estás herramientas de comunicación y colaboración?

Estas ideas están extraídas de una excelente reunión en Zoom, precisamente de sobre el tema de las Reuniones Virtuales, y dirigida por Miriam Moreno Bellido (Marianchange.com)

Mirianchange.com

Pues bien, aunque cada plataforma tiene sus características particulares, todas ellas por sí mismas o en combinación con otras aplicaciones nos ofrecen tres funcionalidades que considero claves para alcanzar un alto grado de colaboración.

Estás tres funcionalidades son:

  • Dividir en grupos
  • Gestión de Preguntas
  • Espacio de Colaboración

Veamos estas tres funcionalidades con un poco más de detalle. Tres funcionalidades que por ejemplo la herramienta Zoom trae de serie, lo cual en mi opinión la convierte en la herramienta mejor preparada realizar reuniones virtuales.

Herramientas – Reuniones Virtuales

Dividir en grupos

Cuando celebramos reuniones con una gran cantidad de asistentes y necesitamos generar ideas. Es una buena opción dejar que los asistentes conversen en pequeños grupos para posteriormente pasar a compartir lo generado en cada uno de los grupos.

Esto da la oportunidad de que todo el mundo tenga la oportunidad de aportar sus ideas, evita que existan personas que no aporten a la reunión, y elimina el ruido de la discusión cuando existen demasiadas personas en la reunión.

Gestión de preguntas

Necesitamos que exista un canal de comunicación paralelo a la reunión en el que se puedan recoger y gestionar las preguntas de los asistentes a lo largo de la reunión de forma que:

  • Las preguntas no interrumpan el desarrollo de la reunión.
  • No queden preguntas sin respuesta.

Las plataformas lo resuelven añadiendo un chat en el cual los asistentes van introduciendo sus preguntas o consideraciones. Este chat es gestionado por una persona que ayuda al o a los oradores / presentadores / anfitriones de la reunión. Esta persona será la encargada de dar respuesta o introducir la pregunta en la reunión.

Espacio de colaboración

Necesitamos también un espacio para compartir información en directo. Con Teams compartir archivos es muy sencillo, y también podemos usar Planner de Office365, ambas son buenas opción.

En Zoom, existen las funcionalidades de Marcación, y existe la posibilidad de compartir una pizarra de colaboración.

Otra opción es utilizar herramientas adicionales como Google Drive, Trello, Mural.ly, que permiten a los usuarios trabajar sobre un mismo documento y por lo tanto trabajar colaborativamente.

En resumen

Las reuniones virtuales en mi opinión son una magnífica herramienta para seguir manteniendo el contacto y para colaborar de forma dinámica y eficiente. Ahora bien, también podemos volver a caer en el abuso y en la mala utilización de las reuniones.

Me gustaría conocer tu opinión, deja un mensaje que continuaremos la conversación.

Muchas gracias.

Desdibujamiento ético

Por el título supongo que habrás supuesto que este término está relacionado con el dibujo o con el visual thinking dado que es mi tema principal. Sin embargo, no es así, se trata de un término asociado a acciones que realizamos o actitudes que adoptamos y que deberíamos de poner en cuestión.

¿Qué es el Desdibujamiento Ético?

Pero empecemos por el principio, que es la “ética

  • Conjunto de costumbres y normas que dirigen o valoran el comportamiento humano en una comunidad.
  • Disciplina filosófica que estudia el bien y el mal y sus relaciones con la moral y el comportamiento humano.

En base a la definición anterior el Desdibujamiento ético vendría a ser la forma en la que realizamos acciones poco éticas, o admitimos actitudes de dudosa moralidad. Y es que, algo no ético seguirá siendo no ético al margen de que sea admitido por una mayoría.

Este concepto es perfectamente explicado en el libro “El juego infinito” de Simon Sinek y creo que es sin duda una forma de relajación que lleva a las personas y a las sociedades a una degradación moral.

Desdibujamiento Ético institucional

Existen muchos ejemplos pero quizás el más claro es la actitud de los gobiernos frente al consumo del tabaco.

Os dejo un par de enlaces muy interesante:

El tabaco es el quinto contribuyente del estado, y por lo tanto sigue siendo un negocio bastante lucrativo para las arcas gubernamentales, al margen de que el coste en sanidad sea también brutal.

El estado por un lado realiza campañas para que la gente deje este hábito tan perjudicial, pero al mismo tiempo lo utiliza como una forma de obtener unos ingresos muy suculentos.

En mi opinión, esto es un claro Desdibujamiento ético ya que la postura del estado debería ser claramente contraria al consumo del mismo y poner sus medios para ello, pero fijaos que no digo prohibirlo, y que por supuesto debería de dejar de lucrarse con el consumo del mismo, y con el negocio de las licencias de los estancos.

Es vergonzante, lo demoniza y al mismo tiempo se aprovecha de él.

Desdibujamiento personal

Creo que para entenderlo lo mejor es ver varios ejemplos.

Cuando vamos al parque y vemos basura tirada fuera de las papeleras y no corregimos esa situación, o cuando directamente contribuimos a ella, estamos entrando en un estado de Desdibujamiento ético.

Desdibujamiento ético – ejemplo personal

Cuando teletrabajando, y digo en esta modalidad ya que es más fácil caer en el problema, nos dedicamos a realizar trabajos personales en el horario laboral estamos entrando en un estado de Desdibujamiento ético.

En definitiva, se trata de que admitimos aquello que éticamente no es correcto escudándonos en la fácil ocultación o en qué hacemos lo que una mayoría hace.

“Si todos tiran la basura al suelo que importa que yo también lo haga.”

“No pasa nada si dedico media hora a hacer mis gestiones durante mi horario laboral, Fulanito lo hace y nadie le dice nada.”

Te suenan ese tipo de excusas mentales con las que justificamos esos comportamientos y “desdibujamos la ética” que estamos incumpliendo para no sentirnos culpables.

Integridad y responsabilidad

Creo que es responsabilidad de todos revisar esas actitudes y acciones, y aunque en ocasiones estamos bajo el “efecto de la rana” hemos de ser capaces de salir de el y actuar con integridad.

Con integridad tanto externamente, como internamente. Es decir, que hemos de ser capaces de mantener esa ética aunque no estemos expuestos a nadie.

¿Qué otros ejemplos se te ocurren?

Me gustaría que me comentases casos de Desdibujamiento ético en los que caemos. Existen muchos, pero me gustaría que hicieses el ejercicio de pensar en ello,…sí, ya sabes, eso que hacemos que sabes que no está bien, pero que “por una vez no pasa nada…”

Espero tus comentarios.

Muchas gracias.

Tus 3 mentores

¿Sabes cuáles son los tres mentores que tienes que consultar para alcanzar tus objetivos?

Pues en este pequeño Post te lo voy a contar.

¿Quienes son los tres mentores?

Cuando te plantees un proyecto recuerda consultar a estos tres mentores en el mismo orden en el que te los voy a presentar:

  1. El Soñador
  2. El Realista
  3. El Crítico
Tus tres mentores

El soñador

Pide consejo y ayuda al Soñador. Pon tu imaginación a funcionar, y visualiza tu proyecto alcanzado con el máximo éxito.

No escatimes, sueña a lo grande. No permitas que nada limite tu sueño, y deja a un lado cualquier tipo de creencia limitante.

El realista

Una vez tengas tu sueño perfectamente claro es el momento de pedir consejo al Realista. El nos ayudará a poner en tierra nuestro proyecto y nos ayudará a crear un plan de acción.

La planificación y los compromisos son la clave. Planifica hasta el último detalle e inicia la acción inmediatamente.

El crítico

Finalmente deberás visitar al crítico con el objetivo de mejorar tu plan de acción. El crítico nos ayudará a buscar los obstáculos y los impedimentos que podrían dificultarnos alcanzar el éxito. Utiliza sus consejos para corregir tu plan de acción si es necesario.

¿Dónde se encuentran estos mentores?

Lo mejor de todo es que estos mentores se encuentran dentro de ti, tu tienes todas las herramientas para alcanzar el éxito en cada uno de tus sueños. Piensa ordenadamente y conseguirás alcazar cada uno de los sueños que te propongas hacer realidad.

¿Cuál es el próximo sueño que vas a llevar a la realidad?

Recuerda consultar a tus mentores, y recuerda dejar un comentario con el que podamos seguir manteniendo la conversación.

Resumen en vídeo

Los tres mentores

Muchas gracias