La Ley de Parkinson

De esta Ley no nos escapamos ninguno 😱, y es que está relacionada con otro de los grandes males de nuestros días la procrastinación.

Fue enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, pero hoy sigue tan vigente o más que cuando la enunció. Apareció por primera vez en un artículo satírico en The Economist y creo que dio en el clavo en base a su experiencia en el terreno burocrático.

Ahora bien, aunque no nos consideremos unos burócratas quien esté libre de sus consecuencias que tire la primera piedra…

  • El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que disponemos para su realización” ¿Quién no ha sufrido esta Ley con toda su fuerza? Aquí es donde entra de lleno la procrastinación y es que cuando nuestras fechas límite están lejanas o incluso difusas, la finalización del trabajo nunca llega, por muy diversas razones, aunque generalmente suele ser que encontramos algo mejor que hacer, no siempre productivo, ¿verdad?
  • Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos” Este es muy duro pero es completamente cierto, y es que cuando disponemos de más recursos siempre nos las arreglamos para aumentar nuestro gasto hasta ese límite. Que difícil es ahorrar.
  • En informática también aplica, y lo sufrimos en nuestros discos duros y en nuestros dispositivos. Y es que aunque nos cambiemos a un dispositivo de mayor capacidad, siempre volvemos a llenar el espacio disponible. ¿No es increíble?
Ley de Parkinson @jrgsanta 2022
Ley de Parkinson @jrgsanta 2022

Existe otra Ley fundamental de Parkinson que también sufrimos muy a menudo es la llamada Ley de la Trivialidad, y esta la podemos encontrar en muchas de nuestras empresas y dice así: “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia” y aunque parezca increíble lo sufrimos en multitud de ocasiones.

En fin, que esta Ley es para reflexionar 💭 un buen rato, ya que si queremos mejorar nuestra productividad, y mejorar nuestra calidad de vida deberías de comenzar a seguir alguno de estos consejos:

  • Da a las cosas la importancia que tienen, y no dediques más tiempo del necesario.
  • No guardes basura informática, a la larga solo sirve para no encontrar lo que nos es útil. En cualquier caso, crea un buen sistema de organización y no guardés absolutamente todo, el por si acaso, generalmente se traduce en que nunca volverás a utilizarlo.
  • Utiliza un sistema automático para ahorrar una cantidad de tus ingresos y evitar que los gastos se expandan al límite.
  • Crea fechas límite para tus proyectos, e incluye hitos intermedios. Comprométete con esos plazos y evita la procrastinación. Intenta terminar siempre antes de tiempo, eso te dará paz mental, créeme.

Cuéntame de ti, ¿has sufrido o sufres la Ley de Parkinson en alguna de sus formas?

Muchas gracias.

Antonio Pintor como ideólogo de la CAEA 2022

CAEA 2022 – Agilidad en la empresa aragonesa.

Para finalizar el reto que me plantee el día 7 de junio de 2022, cuando se celebró la primera Conferencia de Agilidad en la Empresa Aragonesa, quiero hacer un pequeño homenaje a Antonio Pintor a quien considero el ideólogo de la Conferencia. Con Antonio me une haber coincidido en el mismo trabajo en los inicios de nuestras respectivas trayectorias profesionales, razón por la cual siempre le he tenido una especial simpatía.

Antonio Pintor como ideólogo de la CAEA 2022
Antonio Pintor como ideólogo de la CAEA 2022

Antonio inicio la idea de la CAEA antes de la pandemia, pero tuvo aplazar su realización. Aún así, una pandemia no ha sido suficiente para impedirle lograr el éxito, éxito que espero se repita en sucesivas ediciones. Sin duda, su constante evangelización sobre la aplicación de las Metodologías Agiles, y su fuerza de voluntad inquebrantable auguran que esta conferencia se puede llegar a convertir en referencia de la Agilidad a niveles que solo el futuro podrán desvelar.

Como sabéis fui invitado a participar en la Conferencia como Facilitador Gráfico y estoy muy contento de que así fuera, os puedo asegurar que fue una experiencia increíble. Os confesaré que también influyo mucho a mi aceptación de la propuesta el saber que mi amiga Verónica Rivas fuese parte importante de la organización. Para los que no lo sepáis, junto a Vero creamos Visual Jump, un grupo para difundir, y compartir ideas usando el Visual Thinking.

Así pues, muchas gracias a Antonio , a Vero y a todo el Staff de CAEA por haberme permitido aportar mi pequeño grano de arena.

Staff al completo de CAEA 2022
Staff al completo de CAEA 2022
¡MUCHAS GRACIAS!

Staff al completo de la CAEA:

  • Antón Borraz Mir
  • Antonio Lorente Redondo
  • Ángel Pardillos
  • AC P.
  • Antonio Pintor
  • Daniel Escartín Daniel
  • David Francos Cuartero
  • David Serrano Rubio
  • Eduardo Balsa
  • Facundo Lozano
  • Iris Infante Garcia
  • Jorge Clavería
  • Jorge Gutiérrez Sánchez
  • Mónica Domínguez García
  • Orlando Codallo
  • Pedro J. Múgica
  • Roberto Sanz Ciriano
  • Patricia Rincón Carrasco
  • Sara Vidal
  • Verónica Rivas Remiseiro

¡¡¡ Muchas Gracias a todos !!!

Y para terminar permitidme que os ordene las ponencias tal y como se desarrollaron en la jornada de la Conferencia.

Primer bloque de conferencias

9:45 KEYNOTE ¿Tu empresa puede ser ágil? Cómo hacer el cambio cultural. X. Albaladejo / A. Medinilla


10:30 Escalando agilidad con SAFe. Experiencias reales y aprendizajes. Ángel Galán (Estratecno)


10:50 Cómo aplicar el marketing digital Ágil y no morir en el intento. Antonio Lorente / Rubén Osés (Sumun)

Segundo bloque de conferencias

12:00 Administración Ágil. Aránzazu García Aso (Gobierno de Aragón)

12:30 Aplicando la agilidad para el control de satélites. Belén Martín Peiró (GMV) 

13:00 La Agilidad en el mundo de las personas. Yanina Wax (Agile Nomad)

Tercer bloque de conferencias

15:00 Agilidad y Desarrollo Sostenible. David H. Tardini


15:30 Constitución Holacrática. Raúl Benito (Eboca)


16:00 Casos prácticos de transformaciones ágiles en grandes compañías. Israel Alcázar (Thinking With You)

Muchas gracias a los ponentes por la jornada

Y para finalizar un pequeño vídeo resumen de toda la conferencia en su conjunto, y con esto si que doy por finalizado el reto que me plantee el día de la conferencia.

Muchas gracias a todos

Planificador o Procrastinador

Estas dos palabras generalmente identifican a personas con actitudes muy diferentes en el momento de enfrentarse a sus retos y objetivos. Es cierto que si únicamente nos limitamos a planificar tampoco llegaremos muy lejos, por eso aquí me refiero al «planificador» comprometido, ese que ejecuta con determinación todas las tareas marcadas. Por otra parte, por procrastinador entiendo ese tipo de persona que siempre está retrasando y postergando la acción a un futuro más o menos lejano.

Y aunque no siempre actuamos de la misma forma y podemos mostrar una actitud u otra en determinadas ocasiones, por lo general, tendemos mayoritariamente por una de ellas.

¿Planificador o Procrastinador?
¿Planificador o Procrastinador?

¿Cuál es tu actitud prioritaria?

En tu caso, por cuál de las dos actitudes te inclinas principalmente, por el planificador o por el procrastinador. Lógicamente la actitud correcta es la del planificador, pero existen muchas personas que son procrastinadores por naturaleza, o que generalmente optan por esa actitud.

Veamos un poco más en detalle cada una de ellas. Empecemos por la actitud incorrecta.

Procrastinador

Modus Operandi del Procrastinador
Modus Operandi del Procrastinador

El procrastinador es ese tipo de persona que cuando tiene una fecha de entrega a medio / largo plazo se relaja y básicamente no hace nada, siempre encuentra otras cosas para hacer, incluso se toma la licencia de perder el tiempo indiscriminadamente.

🤪 «Siempre hay una serie que ver en Netflix». 😴 «Una buena siesta tampoco va mal».

La sobre estimación del tiempo es otro de sus problemas, piensa que puede hacer muchas cosas en un tiempo limitado y llegado el momento la única opción que le quedará será bajar la calidad del producto o retrasar la fecha de entrega.

Cuando se aproxime la fecha de entrega todo se disparará y el estrés se elevara por la nubes. Y sí , los fallos y errores se sucederán haciendo que el reducido plazo de tiempo se transforme en un infierno. Resultado, 😱 pánico y eso nos lleva a cometer todavía más errores.

En resumen, entregas deficientes, errores, baja calidad de los productos y sobretodo pérdidas de confianza en nuestras capacidades. Por desgracia, el procrastinador no aprenderá y seguirá sufriendo en las siguientes ocasiones.

Por el bien de nuestra salud, lo mejor es optar por la actitud del Planificador comprometido.

Planificador

Modus Operandi del Planificador
Modus Operandi del Planificador

La forma de actuar del Planificador es completamente diferente. 💪Tras realizar su planificación perfectamente pensada en función de su tiempo y compromisos, comenzará inmediatamente a ejecutar las tareas más complejas.

Su compromiso le llevará a ejecutar su plan sistemáticamente y en caso de toparse con un problema tendrá margen de maniobra para subsanarlo. 😃 En todo momento se sentirá confiado y con energía ya que todo marchará según sus planes.

La fecha de entrega no estará comprometida y podrá dedicar tiempo para añadir detalles que darán a su trabajo un halo de calidad especial ⭐️. A diferencia del procrastinador, su actitud contribuirá a consolidar una marca personal potente.

En resumen

Toma la determinación de tomar la actitud del planificador y cuando detectes que estás procrastinando dispara todas tus alarmas y ponte en acción, el tiempo no perdona.

Y ahora dime, ¿Cuál es tu principal actitud?

Muchas gracias.

Herramientas para Reuniones Virtuales

Las reuniones virtuales se han convertido en la forma más segura de colaboración en las condiciones actuales de pandemia y limitación de contacto físico. Zoom, Teams, Google Meet son entre otras las plataformas digitales que dan soporte a estas reuniones virtuales. Y la mala noticia es que estas plataformas digitales también son proclives a fomentar la programación de reuniones ineficientes e ineficaces.

Curiosamente, y esto es opinión personal, antes de la pandemia existía una corriente cada vez más profunda en contra de las reuniones ineficaces, y creo que estábamos en el buen camino hacia la reducción de las mismas. Con la llegada de la pandemia mi impresión es que hemos dado un paso atrás y volvemos al mal uso e incluso al abuso de reuniones improductivas disfrazadas de ese halo de “transformación digital”.

Así pues, os planteo la siguiente pregunta, ¿sabes sacar el mejor partido a estás herramientas de comunicación y colaboración?

Estas ideas están extraídas de una excelente reunión en Zoom, precisamente de sobre el tema de las Reuniones Virtuales, y dirigida por Miriam Moreno Bellido (Marianchange.com)

Mirianchange.com

Pues bien, aunque cada plataforma tiene sus características particulares, todas ellas por sí mismas o en combinación con otras aplicaciones nos ofrecen tres funcionalidades que considero claves para alcanzar un alto grado de colaboración.

Estás tres funcionalidades son:

  • Dividir en grupos
  • Gestión de Preguntas
  • Espacio de Colaboración

Veamos estas tres funcionalidades con un poco más de detalle. Tres funcionalidades que por ejemplo la herramienta Zoom trae de serie, lo cual en mi opinión la convierte en la herramienta mejor preparada realizar reuniones virtuales.

Herramientas – Reuniones Virtuales

Dividir en grupos

Cuando celebramos reuniones con una gran cantidad de asistentes y necesitamos generar ideas. Es una buena opción dejar que los asistentes conversen en pequeños grupos para posteriormente pasar a compartir lo generado en cada uno de los grupos.

Esto da la oportunidad de que todo el mundo tenga la oportunidad de aportar sus ideas, evita que existan personas que no aporten a la reunión, y elimina el ruido de la discusión cuando existen demasiadas personas en la reunión.

Gestión de preguntas

Necesitamos que exista un canal de comunicación paralelo a la reunión en el que se puedan recoger y gestionar las preguntas de los asistentes a lo largo de la reunión de forma que:

  • Las preguntas no interrumpan el desarrollo de la reunión.
  • No queden preguntas sin respuesta.

Las plataformas lo resuelven añadiendo un chat en el cual los asistentes van introduciendo sus preguntas o consideraciones. Este chat es gestionado por una persona que ayuda al o a los oradores / presentadores / anfitriones de la reunión. Esta persona será la encargada de dar respuesta o introducir la pregunta en la reunión.

Espacio de colaboración

Necesitamos también un espacio para compartir información en directo. Con Teams compartir archivos es muy sencillo, y también podemos usar Planner de Office365, ambas son buenas opción.

En Zoom, existen las funcionalidades de Marcación, y existe la posibilidad de compartir una pizarra de colaboración.

Otra opción es utilizar herramientas adicionales como Google Drive, Trello, Mural.ly, que permiten a los usuarios trabajar sobre un mismo documento y por lo tanto trabajar colaborativamente.

En resumen

Las reuniones virtuales en mi opinión son una magnífica herramienta para seguir manteniendo el contacto y para colaborar de forma dinámica y eficiente. Ahora bien, también podemos volver a caer en el abuso y en la mala utilización de las reuniones.

Me gustaría conocer tu opinión, deja un mensaje que continuaremos la conversación.

Muchas gracias.

¿Tareas Pendientes?

¿Cuál crees que es el mayor origen del estrés que acumulamos?

Creo que cada uno de nosotros tiene diferentes orígenes para su estrés, en algunos casos son las condiciones económicas, en otros el ambiente de trabajo, para otros es un ambiente familiar poco estable, en definitiva cada uno somos un mundo.

Sin embargo, existe un origen del estrés que es común a todos nosotros y ese no es otro que las tareas inacabadas o pendientes de terminar que vamos acumulando.

¿Por qué dejamos tareas pendientes o inacabadas?

Procrastinamos, simplemente dejamos tareas sin terminar o pendientes ya que no nos sentimos suficientemente motivados a terminarlas, o claramente nos desagradan. Es decir, podría tratarse de un mecanismo de defensa, ya que inconscientemente estamos apartándonos de un dolor inmediato.

Ahora bien, esa procrastinación de tareas trae consigo un incremento de estrés que a medio plazo puede derivar en problemas de salud. Por desgracia, el inconsciente no es capaz de anticipar el dolor que sentiremos en el futuro y que no es otro que el que nos ocasionará el estrés.

Tareas pendientes- Estrés

¡Terminad las tareas pendientes!

¿Sigues algún método de organización personal, GTD, ZTD, CAR, quizás una agenda personal?

¿Tienes tareas pendientes? ¿Tienes claro cuáles son?

No te aconsejaré un método en particular, simplemente quiero aconsejarte que realices tres simples acciones para liberar estrés de tu vida. Después puedes decidir si necesitas un método o no.

Los pasos que te aconsejo son los siguientes:

  1. Haz una lista de las tareas pendientes o inacabadas que tienes en este momento. No importa el ámbito de las mismas, familia, trabajo, salud, lo importante es recoger todas en una única lista.
  2. Identifica las tres tareas más importantes de la lista.
  3. Planifica esas tareas y céntrate únicamente en ellas hasta que estén finalizadas. Olvídate por el momento del resto de tareas de la lista.
  4. Repite el proceso cuando finalices las tres tareas.

Es una tarea desagradable…

Lo sé, tener la tarea en una lista no la hace más agradable, pero quiero que pienses en los beneficios que te traerá eliminarla de las tareas pendientes.

Te indico tres acciones que te ayudan a abordarla:

  • ¿Es una tarea demasiado grande? Si lo es, parte la tarea en subtareas y comienza a realizar la primera de ellas.
  • Oblígate a trabajar en la tarea o subtarea por diez minutos, eso te ayudará a romper la inercia que te lleva a procrastinar. Después de esos primeros diez minutos será más sencillo continuar.
  • Elimina las distracciones e interrupciones que estén en tu mano. Desactiva las notificaciones de cualquier tipo, no contestes al teléfono, ya devolverás la llamada perdida más tarde.

Cuando termines una tarea prémiate, tomate un snack, un café, un buen vaso de agua.

Un punto importante, programa descansos para mantenerte fresco. Procura descansar 10 minutos por cada hora de trabajo.

Añade un plus …

Antes de acostarte dedica cinco minutos a pensar en las tareas que has conseguido finalizar y siente cómo ha disminuido tu estrés.

¿Qué opinas? ¿Sigues un método de organización personal o dejas que el estrés te acompañe como una sombra a todas partes?

Muchas gracias