4 Hábitos para gestionar tareas

¿Conoces el efecto Zeigarnik?

Se trata de un efecto descubierto en 1920 por la Doctora Zeigarnik que se basa en que somos capaces de recordar mucho mejor las tareas incompletas que las que ya hemos finalizado.

A modo de ejemplo, este efecto es ampliamente utilizado por las series de televisión, las cuales introducen en la trama un elemento inacabado cuando se aproxima el final de cada uno de sus capítulos. Esto hace que psicológicamente la tarea quede inacabada y residente en la memoria de los espectadores pendiente de ser concluida.

Teniendo en consideración este efecto podemos establecer una serie de hábitos que nos permitirán aprovecharnos de su fuerza positiva en nuestra memoria. En particular vamos a ver 3 hábitos que utilizan este efecto de forma positiva, y un cuarto hábito destinado a eliminar las consecuencias negativas de este mismo efecto.

El efecto Zeigarnik

Potenciar lo positivo

Veamos en primer lugar tres hábitos que nos permitirán mejorar nuestra eficiencia gracias al efecto Zeigarnik. Los hábitos a los que me refiero son los siguientes:

  • Inicia una tarea para generar impulso.
  • Programa descansos tácticos para mejorar la memoria.
  • Utiliza el suspense para generar atención e interés.

Inicia una tarea para generar impulso

Iniciar una tarea aunque sea por unos pocos minutos, activará el efecto Zeigarnik y añadirá una carga cognitiva a nuestra memoria que nos ayudará a finalizar la tarea. Así pues, cuando nos enfrentemos una tarea que estamos constantemente postergando dedícale 30 minutos y tendrás muchas posibilidades de haber activado el impulso necesario para finalizarla.

Es decir, una vez has iniciado la tarea se activa un impulso positivo que nos ayuda a terminarla.

Programa descansos tácticos

Una vez que ya has iniciado una tarea, si esta tarea requiere que recuerdes conceptos o directamente se trata de tareas de estudio, el efecto Zeigarnik nos ayuda a reforzar la memoria si programamos descansos de forma estratégica.

Una práctica excelente es la utilización de la técnica Pomodoro, la cual consiste en dividir la tarea en tramos de tiempo de acción de entre 20 y 30 minutos, y tramos de 10 minutos de descanso.

Utiliza el suspense

En este caso el efecto Zeigarnik también nos ayuda a generar atención e interés. Veamos varios ejemplos en los cuales podemos aplicarlo de la misma forma en la que lo aplican las series de televisión.

  • Cuando estés realizando una presentación y necesites hacer un descanso, deja la presentación en un punto clave sin terminar de aclarar, o lanza una pregunta abierta y conseguirás que el efecto actúe a tu favor en la mentes de tu audiencia.
  • Cuando necesites hacer un anuncio importante utiliza avances informativos para generar interés.
  • Envía siempre el guión de tus reuniones por adelantado, conseguirás que los asistentes puedan reflexionar previamente y obtener mejores resultados.

Evitar lo negativo

En este caso vamos a ver un cuarto hábito que nos ayudará a evitar el efecto negativo de la carga cognitiva que generan las tareas inacabadas.

Una de las consecuencias negativas de acumular tareas inacabadas es que todas ellas consumen carga cognitiva, pero los seres humanos tenemos un límite de carga cognitiva finito.

Cuanta más carga cognitiva consumimos menos eficientes somos y más ansiedad y estrés acumulamos. Así pues, necesitaremos drenar la carga cognitiva de las tareas inacabadas cada cierto tiempo.

La forma más sencilla de hacerlo es con el hábito de finalizar el día creando una lista de tareas pendientes. Con este sencillo hábito descargaremos tensión y estrés. Es decir, con este hábito realizaremos un drenaje diario.

Si añades unos minutos para planificar y priorizar las tareas pendientes, conseguirás la paz mental necesaria para terminar el día preparado para un descanso reparador.

En resumen

Conocer el efecto Zeigarnik nos ayuda a implementar hábitos que nos permiten ser más eficientes en nuestras tareas. ¿Conocías el efecto?

Párate a pensar en cómo planificas y ejecutas tus tareas, ¿puedes ver cómo está actuando este efecto en tu vida?

Implementa estos hábitos en tu vida y verás como te ayudarán a alcanzar de una forma más fácil tus objetivos.

Recuerda que me encantaría saber tu opinión y tu experiencia, añade un comentario para continuar la conversación.

Muchas gracias 😊

Basado en …

Este post está basado en los artículos 4 ways to use the Zeigarnik effect to boost your productivity y All at once? The effects of multitasking behavior on flow and subjective performance.

Crear Prototipos en 4 pasos

Crear Prototipos de productos o servicios es una práctica necesaria para ser ágiles. Básicamente los prototipos nos permiten equivocarnos rápido, ahorrar esfuerzos y saber que es lo que realmente puede funcionar con nuestros usuarios o clientes.

Basándome en el libro “Sprint” de Jake Knapp de Google Ventures, vamos a ver cuáles son los pasos a seguir para crear prototipos en un solo día. Parece increíble y en el libro se explica perfectamente, os lo aconsejo es una lectura muy interesante.

Mapa Mental de los 4 pasos

Crear prototipos en 4 pasos

Vamos a ir viendo de forma simplificada cuáles serían cada uno de los pasos. Los pasos son los siguientes:

  1. Seleccionar las Herramientas adecuadas. Es clave seleccionar la herramienta adecuada desde el principio.
  2. Divide y vencerás. Necesitas dividir el trabajo con tu equipo.
  3. Pegarlo todo. Tras la división del trabajo debemos unir las diferentes piezas.
  4. No realizar la prueba directamente con los usuarios, primero necesitas realizar algún ensayo.

Seleccionar la herramienta adecuada

Para seleccionar la herramienta adecuada debemos de huir de las herramientas de trabajo normal. Por lo general serán herramientas demasiado perfectas y que nos consumirán demasiado tiempo.

Existe un elemento que necesitaremos de forma obligatoria, será el guión gráfico de nuestro prototipo. Guión para el cual necesitaremos dedicar el tiempo suficiente en su construcción.

El guión gráfico es un conjunto de pantallas en las cuales se describe el funcionamiento del prototipo de forma detallada. Lo descrito en el guión será lo único que necesitaremos construir, y en el fondo es una fachada que tendrá el aspecto de producto final, al más puro estilo de las películas de Hollywood.

En la mayor parte de los casos, y si se trata de productos de software, en el 100% de ellos, con KeyNote o PowerPoint será suficiente. Existen otras herramientas para construir prototipos, pero en el fondo con estás herramientas destinadas en realidad a preparar Presentaciones será suficiente.

Divide y Vencerás

En este paso dividiremos el trabajo entre los miembros de nuestros equipo. Es fundamental hacer una correcta división del trabajo.

Lo único que necesitaremos es definir las reglas básicas de funcionamiento. Definir formatos, estilos, colores, formas de navegación. Se trata de un conjunto de reglas sencillas pero suficientes.

Cuanto mejor definamos estas reglas más sencillo será el siguiente paso.

Pegarlo todo

Cuando dividimos el trabajo, uno de los roles más importantes será el del encargado de unir todas las piezas.

Este rol será el encargado de ir integrando y dando coherencia a cada una de las partes del prototipo. Será también el encargado de revisar que se han cumplido todas las reglas definidas.

Así mismo, se encargará de dar coherencia a todos los textos y revisar que todo encaja dentro del guión gráfico definido en el primero de los pasos.

Hacer un ensayo previo

El objetivo de todo prototipo es mostrarlo a nuestros usuarios o clientes con el objetivo de validar su funcionamiento, y ver si puede llegar a transformarse en un producto final.

Antes de realizar esa presentación necesitaremos como mínimo realizar un ensayo completo del prototipo para verificar su completo funcionamiento. Es la última oportunidad para detectar posibles fallos que no queremos que nuestros usuarios detecten.

Es decir, no queremos que nuestros usuarios vean que detrás de nuestra fachada no hay nada.

Tu opinión me importa

¿Realizas prototipos habitualmente? Me encantaría conocer tu opinión y estoy deseando leer tus comentarios.

Muchas gracias

El tesoro escondido

Empezaré con una cita que considero encierra una gran verdad.

La cueva a la que te de MIEDO entrar contiene el TESORO que BUSCAS”

Joseph Campbell
Joseph Campbell. Famoso por ser quien describió “El viaje del héroe” en el que se basa el Storytelling.

Y esto es completamente cierto, un ejemplo claro lo tenemos en la actual adopción masiva del Teletrabajo, al que no hace mucho tiempo una gran parte de las compañías no consideraban como una opción óptima.

Hoy las circunstancias nos han llevado a adoptarlo, a vencer ese miedo, y quizás a encontrar uno de los tesoros escondidos. Y sin embargo, no es el único tesoro que podemos haber encontrado.

Evolución de las Organizaciones

Las organizaciones hoy en día, no nos engañemos, son mayoritariamente jerárquicas, y altamente jerárquicas en gran parte de los casos.

Curiosamente en este año 2020 (año del COVIB-19) las compañías han tenido que adoptar ciertas estrategias para afrontar la crisis con garantías de continuidad. En particular, me quedaré con cuatro que considero especialmente importantes.

  • Flexibilidad
  • Equipos Multidisciplinares
  • Ciclos cortos
  • Visualización

Flexibilidad

Las empresas han tenido que flexibilizar sus estrategias, sus planes de acción y sus procesos para adaptarse de forma rápida a las exigencias de la crisis y de la continuidad de sus negocios.

La flexibilidad en general está reñida con las estructuras rígidas y jerárquicas, pero en circunstancias extremas una organización flexible es capaz de dar una mejor respuesta a situaciones de estrés.

Equipos Multidisciplinares

En una organización jerárquica la estructura de la empresa está organizada por departamentos, y unidades que en muchos casos están en competencia, y que generan silos independientes.

En este momento y gracias a la flexibilización de las organizaciones, se han creado equipos multidisciplinares, en los que cada persona aporta sus mejores habilidades para alcanzar objetivos y proyectos comunes. Las herramientas de colaboración han permitido que a pesar de estar deslocalizados, hoy en muchos casos, estemos trabajando más coordinadamente que cuando estábamos sentados en el departamento de al lado.

Ciclos cortos

Los proyectos que hemos tenido que poner en marcha en un tiempo récord, tales como despliegues de infraestructuras de Teletrabajo, implantación de sistemas de colaboración, desarrollo de utilidades de necesidad inmediata, han estado marcados por una rápida entrega de valor y la comunicación y feedback constante con los usuarios de esos productos y servicios.

Visualización

La necesidad de disponer de información al respecto de los proyectos en marcha, de las tareas asignadas y del estado de avance de todas ellas, nos ha llevado a comenzar a utilizar herramientas colaborativas que para muchos resultaban forzadas, pero que hoy muestran toda su potencia.

Trello y Planner entre otras muchas, herramientas que nos permiten visualizar de forma rápida el trabajo en proceso del equipo, y colaborar y ayudar entre todos al avance del mismo.

Agile

Y es en la imagen anterior donde utilizo por primera vez la palabra Agile, ya que estas cuatro estrategias son para mi el núcleo y la esencia de la transformación Agile de las organizaciones.

Es lo que permitirá, si sabemos aprovechamos de los cambios, transformar a nuestras Organizaciones Jerárquicas en Organizaciones Orgánicas que sean flexibles, adaptables y capaces de vencer cualquier futura crisis con garantía de éxito.

Transformación de las organizaciones

Conclusión

El tesoro que finalmente hemos encontrado al entrar en esta gran cueva en la que entramos con muchos miedos, es precisamente la Transformación AGILE, esa misma transformación que antes de la crisis nos daba MIEDO adoptar y que hoy tenemos la prueba de que es la solución para garantizar la continuidad de las organizaciones.

Muchas gracias.

Principales causas de fracaso en proyectos IT

Está claro que la mala gestión de los proyectos tiene un alto coste en nuestras organizaciones, y que es necesario trabajar duro para mitigar en la medida de lo posible las principales causas del fracaso.

Principales causas de fracaso en proyectos de IT

Principales causas de fracaso en proyectos de IT

Existen encuestas y múltiples estadísticas que nos indican que las tres principales causas son las siguientes:

  • Problemas en la comunicación entre los diferentes implicados en el proyecto.
  • Falta de planificación.
  • Deficiente control de calidad. 

Veamos un poco más en detalle la razón de cada una de estas causas.

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Gestión de Riesgos

Realizar una correcta gestión de los riesgos en cualquier proyecto, estrategia o plan a desarrollar es un factor crítico para alcanzar nuestros objetivos sin sobresaltos. Disponer de una alternativa, o de las herramientas necesarias para hacer frente a los obstáculos que se presenten en un momento determinado, puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Por otra parte, que sería de la innovación si no se corriesen riesgos. El mundo cambia sin cesar y todo cambio tiene asociado riesgos que hemos de valorar, y sin dudar afrontar con la más enérgica de nuestras determinaciones.

El mayor riesgo es no correr ningún riesgo. En un mundo que cambia muy rápidamente, la única estrategia que garantiza fallar es no correr riesgos.”

Sin embargo, esto no quiere decir que nos lancemos a la piscina sin verificar si está llena de agua, aquí es donde entra la gestión de riesgos, por lo menos tenemos que asegurarnos de disponer de un buen seguro médico. Bromas aparte, tenemos que plantearnos seriamente la gestión de riesgos.

Imagen de Cabecera Gestión de Riesgos

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