Herramientas para Reuniones Virtuales

Las reuniones virtuales se han convertido en la forma más segura de colaboración en las condiciones actuales de pandemia y limitación de contacto físico. Zoom, Teams, Google Meet son entre otras las plataformas digitales que dan soporte a estas reuniones virtuales. Y la mala noticia es que estas plataformas digitales también son proclives a fomentar la programación de reuniones ineficientes e ineficaces.

Curiosamente, y esto es opinión personal, antes de la pandemia existía una corriente cada vez más profunda en contra de las reuniones ineficaces, y creo que estábamos en el buen camino hacia la reducción de las mismas. Con la llegada de la pandemia mi impresión es que hemos dado un paso atrás y volvemos al mal uso e incluso al abuso de reuniones improductivas disfrazadas de ese halo de “transformación digital”.

Así pues, os planteo la siguiente pregunta, ¿sabes sacar el mejor partido a estás herramientas de comunicación y colaboración?

Estas ideas están extraídas de una excelente reunión en Zoom, precisamente de sobre el tema de las Reuniones Virtuales, y dirigida por Miriam Moreno Bellido (Marianchange.com)

Mirianchange.com

Pues bien, aunque cada plataforma tiene sus características particulares, todas ellas por sí mismas o en combinación con otras aplicaciones nos ofrecen tres funcionalidades que considero claves para alcanzar un alto grado de colaboración.

Estás tres funcionalidades son:

  • Dividir en grupos
  • Gestión de Preguntas
  • Espacio de Colaboración

Veamos estas tres funcionalidades con un poco más de detalle. Tres funcionalidades que por ejemplo la herramienta Zoom trae de serie, lo cual en mi opinión la convierte en la herramienta mejor preparada realizar reuniones virtuales.

Herramientas – Reuniones Virtuales

Dividir en grupos

Cuando celebramos reuniones con una gran cantidad de asistentes y necesitamos generar ideas. Es una buena opción dejar que los asistentes conversen en pequeños grupos para posteriormente pasar a compartir lo generado en cada uno de los grupos.

Esto da la oportunidad de que todo el mundo tenga la oportunidad de aportar sus ideas, evita que existan personas que no aporten a la reunión, y elimina el ruido de la discusión cuando existen demasiadas personas en la reunión.

Gestión de preguntas

Necesitamos que exista un canal de comunicación paralelo a la reunión en el que se puedan recoger y gestionar las preguntas de los asistentes a lo largo de la reunión de forma que:

  • Las preguntas no interrumpan el desarrollo de la reunión.
  • No queden preguntas sin respuesta.

Las plataformas lo resuelven añadiendo un chat en el cual los asistentes van introduciendo sus preguntas o consideraciones. Este chat es gestionado por una persona que ayuda al o a los oradores / presentadores / anfitriones de la reunión. Esta persona será la encargada de dar respuesta o introducir la pregunta en la reunión.

Espacio de colaboración

Necesitamos también un espacio para compartir información en directo. Con Teams compartir archivos es muy sencillo, y también podemos usar Planner de Office365, ambas son buenas opción.

En Zoom, existen las funcionalidades de Marcación, y existe la posibilidad de compartir una pizarra de colaboración.

Otra opción es utilizar herramientas adicionales como Google Drive, Trello, Mural.ly, que permiten a los usuarios trabajar sobre un mismo documento y por lo tanto trabajar colaborativamente.

En resumen

Las reuniones virtuales en mi opinión son una magnífica herramienta para seguir manteniendo el contacto y para colaborar de forma dinámica y eficiente. Ahora bien, también podemos volver a caer en el abuso y en la mala utilización de las reuniones.

Me gustaría conocer tu opinión, deja un mensaje que continuaremos la conversación.

Muchas gracias.

Crear Prototipos en 4 pasos

Crear Prototipos de productos o servicios es una práctica necesaria para ser ágiles. Básicamente los prototipos nos permiten equivocarnos rápido, ahorrar esfuerzos y saber que es lo que realmente puede funcionar con nuestros usuarios o clientes.

Basándome en el libro “Sprint” de Jake Knapp de Google Ventures, vamos a ver cuáles son los pasos a seguir para crear prototipos en un solo día. Parece increíble y en el libro se explica perfectamente, os lo aconsejo es una lectura muy interesante.

Mapa Mental de los 4 pasos

Crear prototipos en 4 pasos

Vamos a ir viendo de forma simplificada cuáles serían cada uno de los pasos. Los pasos son los siguientes:

  1. Seleccionar las Herramientas adecuadas. Es clave seleccionar la herramienta adecuada desde el principio.
  2. Divide y vencerás. Necesitas dividir el trabajo con tu equipo.
  3. Pegarlo todo. Tras la división del trabajo debemos unir las diferentes piezas.
  4. No realizar la prueba directamente con los usuarios, primero necesitas realizar algún ensayo.

Seleccionar la herramienta adecuada

Para seleccionar la herramienta adecuada debemos de huir de las herramientas de trabajo normal. Por lo general serán herramientas demasiado perfectas y que nos consumirán demasiado tiempo.

Existe un elemento que necesitaremos de forma obligatoria, será el guión gráfico de nuestro prototipo. Guión para el cual necesitaremos dedicar el tiempo suficiente en su construcción.

El guión gráfico es un conjunto de pantallas en las cuales se describe el funcionamiento del prototipo de forma detallada. Lo descrito en el guión será lo único que necesitaremos construir, y en el fondo es una fachada que tendrá el aspecto de producto final, al más puro estilo de las películas de Hollywood.

En la mayor parte de los casos, y si se trata de productos de software, en el 100% de ellos, con KeyNote o PowerPoint será suficiente. Existen otras herramientas para construir prototipos, pero en el fondo con estás herramientas destinadas en realidad a preparar Presentaciones será suficiente.

Divide y Vencerás

En este paso dividiremos el trabajo entre los miembros de nuestros equipo. Es fundamental hacer una correcta división del trabajo.

Lo único que necesitaremos es definir las reglas básicas de funcionamiento. Definir formatos, estilos, colores, formas de navegación. Se trata de un conjunto de reglas sencillas pero suficientes.

Cuanto mejor definamos estas reglas más sencillo será el siguiente paso.

Pegarlo todo

Cuando dividimos el trabajo, uno de los roles más importantes será el del encargado de unir todas las piezas.

Este rol será el encargado de ir integrando y dando coherencia a cada una de las partes del prototipo. Será también el encargado de revisar que se han cumplido todas las reglas definidas.

Así mismo, se encargará de dar coherencia a todos los textos y revisar que todo encaja dentro del guión gráfico definido en el primero de los pasos.

Hacer un ensayo previo

El objetivo de todo prototipo es mostrarlo a nuestros usuarios o clientes con el objetivo de validar su funcionamiento, y ver si puede llegar a transformarse en un producto final.

Antes de realizar esa presentación necesitaremos como mínimo realizar un ensayo completo del prototipo para verificar su completo funcionamiento. Es la última oportunidad para detectar posibles fallos que no queremos que nuestros usuarios detecten.

Es decir, no queremos que nuestros usuarios vean que detrás de nuestra fachada no hay nada.

Tu opinión me importa

¿Realizas prototipos habitualmente? Me encantaría conocer tu opinión y estoy deseando leer tus comentarios.

Muchas gracias

El tesoro escondido

Empezaré con una cita que considero encierra una gran verdad.

La cueva a la que te de MIEDO entrar contiene el TESORO que BUSCAS”

Joseph Campbell
Joseph Campbell. Famoso por ser quien describió “El viaje del héroe” en el que se basa el Storytelling.

Y esto es completamente cierto, un ejemplo claro lo tenemos en la actual adopción masiva del Teletrabajo, al que no hace mucho tiempo una gran parte de las compañías no consideraban como una opción óptima.

Hoy las circunstancias nos han llevado a adoptarlo, a vencer ese miedo, y quizás a encontrar uno de los tesoros escondidos. Y sin embargo, no es el único tesoro que podemos haber encontrado.

Evolución de las Organizaciones

Las organizaciones hoy en día, no nos engañemos, son mayoritariamente jerárquicas, y altamente jerárquicas en gran parte de los casos.

Curiosamente en este año 2020 (año del COVIB-19) las compañías han tenido que adoptar ciertas estrategias para afrontar la crisis con garantías de continuidad. En particular, me quedaré con cuatro que considero especialmente importantes.

  • Flexibilidad
  • Equipos Multidisciplinares
  • Ciclos cortos
  • Visualización

Flexibilidad

Las empresas han tenido que flexibilizar sus estrategias, sus planes de acción y sus procesos para adaptarse de forma rápida a las exigencias de la crisis y de la continuidad de sus negocios.

La flexibilidad en general está reñida con las estructuras rígidas y jerárquicas, pero en circunstancias extremas una organización flexible es capaz de dar una mejor respuesta a situaciones de estrés.

Equipos Multidisciplinares

En una organización jerárquica la estructura de la empresa está organizada por departamentos, y unidades que en muchos casos están en competencia, y que generan silos independientes.

En este momento y gracias a la flexibilización de las organizaciones, se han creado equipos multidisciplinares, en los que cada persona aporta sus mejores habilidades para alcanzar objetivos y proyectos comunes. Las herramientas de colaboración han permitido que a pesar de estar deslocalizados, hoy en muchos casos, estemos trabajando más coordinadamente que cuando estábamos sentados en el departamento de al lado.

Ciclos cortos

Los proyectos que hemos tenido que poner en marcha en un tiempo récord, tales como despliegues de infraestructuras de Teletrabajo, implantación de sistemas de colaboración, desarrollo de utilidades de necesidad inmediata, han estado marcados por una rápida entrega de valor y la comunicación y feedback constante con los usuarios de esos productos y servicios.

Visualización

La necesidad de disponer de información al respecto de los proyectos en marcha, de las tareas asignadas y del estado de avance de todas ellas, nos ha llevado a comenzar a utilizar herramientas colaborativas que para muchos resultaban forzadas, pero que hoy muestran toda su potencia.

Trello y Planner entre otras muchas, herramientas que nos permiten visualizar de forma rápida el trabajo en proceso del equipo, y colaborar y ayudar entre todos al avance del mismo.

Agile

Y es en la imagen anterior donde utilizo por primera vez la palabra Agile, ya que estas cuatro estrategias son para mi el núcleo y la esencia de la transformación Agile de las organizaciones.

Es lo que permitirá, si sabemos aprovechamos de los cambios, transformar a nuestras Organizaciones Jerárquicas en Organizaciones Orgánicas que sean flexibles, adaptables y capaces de vencer cualquier futura crisis con garantía de éxito.

Transformación de las organizaciones

Conclusión

El tesoro que finalmente hemos encontrado al entrar en esta gran cueva en la que entramos con muchos miedos, es precisamente la Transformación AGILE, esa misma transformación que antes de la crisis nos daba MIEDO adoptar y que hoy tenemos la prueba de que es la solución para garantizar la continuidad de las organizaciones.

Muchas gracias.

La agilidad como actitud personal

Aplicar metodologías y marcos de trabajo de gestión de proyectos ágiles como SCRUM, KANBAN o LEAN está genial, me encanta la filosofía, la considero fresca y muy alineada con el convulso mundo al que la mayoría de las compañías se enfrentan. Por lo general, la primera vez que te acercas a estas, parecen nuevas y vanguardistas, pero la realidad es que llevan ya muchos años entre nosotros, específicamente desde el 17 de febrero de 2001 cuando se publico el manifiesto ágil.

Valores del Manifiesto Ágil 17/02/2001

Valores del Manifiesto Ágil 17/02/2001

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Existe gran diferencia entre mentalidad y prácticas AGILE

Existe una cita clásica que dice lo siguiente:

La práctica hace al maestro

Es decir, la práctica te hace experto, te permite ir mejorando y consiguiendo que realices las tareas de una forma más eficiente. En algunos casos, puedes conseguir llegar a realizar tareas de forma totalmente inconsciente, tal y como ocurre cuando llegamos a ser buenos conductores.

Además, para llegar a ser maestros hemos de pasar inevitablemente por una fase de aprendizaje, de práctica consciente. Es el proceso natural.

Todo lo que practicas terminará por ser parte de tu propia vida

Sí, lo anterior es absolutamente correcto, pero si trasladamos esta misma reflexión al ámbito de la práctica de la agilidad y del desarrollo ágil me temo que no es tan fácil llegar a la misma conclusión.

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