En la actualidad la adaptación al cambio de las organizaciones es clave para su supervivencia. La adopción de metodologías y herramientas de gestión ágil en nuestros equipos de trabajo ayudan y facilitan la flexibilidad tan necesaria hoy en día.
Tomando como ejemplo nuestro equipo de desarrollo, tras una primera adopción de SCRUM y una primera versión de tablero KANBAN, y después de nuestra última reunión retrospectiva hemos evolucionado a una segunda versión de tablero KANBAN.
Una de las claves del éxito de las metodologías ágiles es que son estas las que se tienen que adaptar a la organización y NO la organización a las metodologías.
¿En qué consiste nuestra Evolución?
Un primer punto importante es que la evolución se produce tras una reunión retrospectiva en la que el equipo hemos decidido aplicar los cambios a la herramienta. Además, implementamos físicamente los cambios sobre el KANBAN en la reunión de planificación del siguiente SPRINT.
Las claves del cambio son por lo tanto las siguientes:
- Reflexión y Consenso: El equipo reflexiona sobre la herramienta y la integra en su día a día en su trabajo.
- Colaboración y Participación: Todos forman parte de la evolución y desarrollo de la herramienta.
- Construcción Física: La participación en la construcción del tablero nos conecta emocionalmente con la herramienta.
¿Qué cambios hemos implementado en nuestro KANBAN?
Los ámbitos en los cuales hemos aplicado cambios son los siguientes:
- Cambios en el Tablero.
- Cambios en las Tarjetas.
- Cambios en el Seguimiento.
Veamos un poco más en detalle cada uno de los cambios aplicados.
Cambios en el Tablero
En el Tablero los cambios que hemos aplicado en nuestra nueva versión de KANBAN son los siguientes:
- WIPs: Hemos añadido WIP en las columnas de Desarrollo, Pausa y Pruebas. Aún tenemos trabajo por delante para ajustar los valores pero la idea es que el equipo asimile perfectamente el concepto de WIP.
- Eliminación de la Banda de URGENTES: Dado que hemos realizado un gran avance en las tarjetas de las tareas, hemos acordado que el concepto de urgencia viene asociado a la tarea y no a una banda en el tablero.
Cambios en las Tarjetas
En las Tarjetas los cambios que hemos aplicado en nuestra nueva versión de KANBAN están relacionados con dos ámbitos diferentes:
- Forma y Contenido: Estructura e Información que contienen las Tarjetas.
- Color: Integramos el color como un elemento visual más dentro de nuestro KANBAN.
Contenido
En primer lugar hemos pasado a utilizar nuevos Post-It más grandes que nos permiten incorporar más datos dentro de las Tarjetas. En particular hemos introducido los siguientes:
- Fecha Inicio: Fecha en la que se inicia la tarea.
- Fecha Fin: Fecha en la que se finaliza la tarea.
- Fecha Límite de Entrega: Para el caso de las tarjetas de tareas con una fecha límite establecido por la organización o por cualquier requerimiento jurídico, legal, etc.
Color
Los nuevos Post-It utilizados incorporan el color. Precisamente el color es un elemento altamente visual que vamos a utilizar para diferenciar las diferentes clases de servicios.
En esta versión las clases de servicios que vamos a utilizar son las siguientes:
- URGENTES: Tarjetas de tareas y peticiones que tenemos que resolver en el mínimo tiempo posible. Generalmente se trata de tareas relacionadas con errores en los sistemas, requerimientos de último momento, tareas con un alto impacto en la organización.
- ESTANDAR: Se trata de las peticiones o tareas que podemos planificar dentro de nuestros Sprints y que no tienen impuestos plazos estrictos de entrega.
- FECHA FIJA: Se trata de tareas que tienen una fecha límite de entrega. Tenemos que estar atentos a sus fechas ya que estas tarjetas se pueden trasformar en URGENTES en el caso de no atenderlas cuando aún tenemos margen de actuación.
- INTERNAS: Se trata de tareas internas del equipo y que están relacionadas con mejoras en los procesos, mejoras en los sistemas, depuraciones de código, etc. En general se trata de tareas que pueden significar grandes ahorros futuros y que en caso de no realizar estaremos incurriendo en lo que se denomina «Deuda Técnica«.
Cambios en el Seguimiento
Al margen de seguir utilizando el BURNDOWN, incorporamos el uso del gráfico de LEAD TIME. En este nuevo diagrama vamos a ir marcando cuantos días nos lleva terminar cada una de nuestras tareas.
La idea es tras un tiempo poder determinar la medía de tiempo de entrega y poder así ser realmente predecibles cuando establezcamos compromisos de entrega con nuestros clientes. El objetivo es en el fondo mejorar la confianza de nuestros clientes.
Para Finalizar…
El proceso evolutivo no termina aquí.
El camino que hemos iniciado es el correcto pero aún nos queda un largo e interesante recorrido por delante.
To be continued…
Don't Give up! 