KANBAN – Adoptando el WIP

Normalmente en TI cuando comenzamos a seguir ciertos procedimientos o utilizar nuevas herramientas utilizamos el verbo «Implantar«. Sin embargo, en el caso de las metodologías ágiles me gusta más el verbo «Adoptar«, ya que este último implica un aspecto clave «hacer que los procedimientos sean asumidos como propios«. Es decir, que lleguen a formar parte de nuestros valores.

 

Uno de los elementos claves en el uso de KANBAN es la correcta definición del WIP o Work In Progress de cada uno de los estados en los que consideremos necesaria su introducción.

WIP – Work In Progress

Se trata de un concepto muy simple pero de una gran potencia para la mejora de la productividad del equipo de trabajo.

¿Qué es exactamente el WIP?

El WIP es un límite de tareas en progreso que podemos establecer en cada una de las columnas de nuestro KANBAN.

Por ejemplo, Si establecemos un WIP = 3 en la columna de «En proceso». Esto significa que no podremos tener en este estado nada más que 3 tareas y el equipo se tiene que volcar en finalizarlas, ya que en caso contrario no podemos iniciar ninguna tarea adicional.

KANBAN puede adaptarse tanto a una aplicación estricta del WIP como a una aplicación más flexible. Ahora bien, siempre y cuando el equipo en su conjunto acuerde las reglas bajo las cuales podremos saltarnos este límite.

¿Cuál es su objetivo?

Orientar al equipo a finalizar las tareas y establecer un flujo continuo de tareas entregadas. Es decir, nos orientamos más a la finalización que al inicio de tareas nuevas.

¿Cómo calculamos el valor del WIP?

No existe una regla fija para el cálculo del WIP y cada equipo tiene que trabajar para ajustar su valor. El objetivo es que el equipo alcance mejores niveles de productividad. El cálculo del mismo depende de dos factores principales:

• (P) El número de personas en el equipo.
• (C) El grado de colaboración. Uso de programación en parejas y otras metodologías ágiles.

Así pues, para obtener un valor inicial podríamos utilizar la siguiente formula:

WIP = 2 ( P – C )

P = Personas en el Equipo || C = Grados de Colaboración

Por ejemplo, para un equipo de 7 personas con un nivel de colaboración alto 3. El valor del WIP sería 8. Este sería un valor inicial que tendríamos que ir ajustando a lo largo de los siguientes Sprints de trabajo.

 

Valores Altos del WIP

Cuando los valores de nuestro WIP son muy altos corremos un alto riesgo de que queden tareas ociosas. Es decir, tareas que tardan mucho tiempo en finalizarse y que tienden a quedar abandonadas. Por naturaleza tendemos a dejar aparcadas aquellas tareas más desagradables o con mayores dificultades.

Estas tareas producen un aumento del «lead time» de nuestro KANBAN. Es decir, disminuye nuestro flujo de entrega de valor.

Lead Time

«Tiempo medio que transcurre entre que se inicia una tarea y se entrega a su propietario.»

Así pues, el WIP en estos casos actúa como ALERTA y nos permite ver de forma muy rápida cuando una tarea se está quedando aparcada.

 

Valores Bajos del WIP

Cuando los valores del WIP son bajos y además los tomamos de forma estricta el problema es que tendemos a tener personas ociosas. Cuanto menor sea el grado de colaboración mayor será el problema.

Es decir, un WIP bajo implica necesariamente un mayor nivel de colaboración, aunque a su vez producirá un velocidad de entrega más lenta.