KANBAN – Primera aproximación.

KANBAN = «Tarjeta Visual»

Se trata de una herramienta de visualización utilizada para comunicar información relativa al avance de las tareas dentro de un proyecto.

Cuando se utiliza dentro del marco de SCRUM es la herramienta que utilizamos para visualizar el estado y la evolución de cada uno de los Sprints de nuestro proyecto.

¿Cómo construimos un KANBAN?

Aunque podríamos utilizar software, lo mejor es construir un KANBAN en real.

¿Qué necesitamos?

• Una pared, pizarra, mural o soporte de similares características.
• Para  la construcción del tablero podemos dibujar las líneas o utilizar cinta adhesiva.
• Post-It o similares para las tarjetas. Estas tarjetas se colocarán en el tablero pegándolas, usando chinchetas, imanes, etc. La clave está en que tiene que ser fácil mover las tarjetas por el tablero.

¿Cómo es el tablero?

Generalmente se trata de un sistema de columnas. Cada una de las columnas representa uno de los estados por los que puede pasar cada una de las tarjetas.

¿Cómo son las tarjetas?

Cada una de las tarjetas representa las tareas a realizar. En ellas se incluirá la información necesaria para un correcto seguimiento de la tarea.

¿Por qué físico mejor que digital?

Se trata de una herramienta muy potente si se encuentra en el espacio físico en el cual trabaja el equipo. La información visual es captada directamente por el equipo que en cualquier momento puede ver la evolución sin ningún esfuerzo adicional.

Flexibilidad

Al igual que SCRUM Manager la Flexibilidad es una de las principales características de KANBAN. No existe un modelo único. Cada organización o equipo puede crear y personalizar su propio KANBAN e incluir en el los elementos necesarios y particulares que les permitan realizar un seguimiento cómodo de su proyecto.

Lo importante es que con un simple vistazo al tablero tenemos que poder determinar en que situación estamos o si tenemos algún problema.

Las columnas a incluir en el tablero las decide el equipo y se adaptan a su proceso de trabajo. Un ejemplo de columnas sería el siguiente:

• Pendiente: Tareas que aún no se han iniciado.
• Proceso / Desarrollo: Tareas que están en desarrollo.
• Proceso / Pausa: Tareas pendientes de un tercero o en espera de otras tareas.
• Proceso / Calidad: Tareas pendientes de pruebas y revisión antes de su entrega.
• Entregadas: Tareas finalizadas y entregadas al cliente

Así mismo, las tarjetas contendrán tan solo la información necesaria y relevante para el equipo. Un ejemplo de información que podríamos incluir en las tarjetas sería:

• Título: La definición de la tarea.
• Esfuerzo Inicial: Esfuerzo inicialmente estimado.
• Esfuerzo Pendiente: Este dato se actualizara a lo largo del recorrido por el tablero. Representa el esfuerzo restante hasta su finalización.
• Responsable: Persona encarga de realizar la tarea.

WIP Work in progress 

Existe otro concepto importe asociado con KANBAN que es el WIP o Trabajo en progreso. Es un concepto muy sencillo pero a su vez altamente potente para el correcto uso del KANBAN.

Se trata de un valor límite que podemos asignar a cada una de las columnas de nuestro KANBAN, siempre que lo consideremos necesario. Este límite representa el número máximo de tareas que podemos tener, en un determinado momento, en el estado asociado dentro de nuestro tablero.

Este valor lo tendremos que ir ajustando para conseguir que nuestro equipo consiga un flujo continuo de entrega de tareas y evitar que se produzcan cuellos de botella.

En Resumen

KANBAN es una herramienta visual que nos ayuda al seguimiento de los proyectos y con la cual podemos ver de forma sencilla problemas y cuellos de botella en nuestro proceso.

Cuando trabajamos con SCRUM las tareas que en un momento dado estarán en nuestro KANBAN serán las correspondientes al SPRINT en curso.