Más no siempre es mejor

Cuando las personas tratamos de hacer las cosas lo mejor posible, en muchas ocasiones llegamos a complicar en exceso el resultado. Como consecuencia de esto los informes que generamos son demasiado detallados, nuestros procedimientos tienen demasiados pasos y nuestras aplicaciones tienen demasiadas opciones.

Así pues, lo que te propongo es que la próxima vez que tengas que realizar una tarea te plantees una serie de preguntas que te pueden ayudar a simplificar y mejorar tu trabajo. Recuerda, Más no siempre es mejor.

¿Realmente lo necesitamos?

Es imperativo preguntar a la gente que va a utilizar nuestro producto, y lo que es más importante necesitamos escuchar con atención las respuestas que nos proporcionan. En muchas ocasiones diseñamos grandes productos que creemos tienen una gran utilidad pero al final nadie los utiliza ya que no existe una necesidad real o simplemente es diferente a lo que habíamos pensado.

Al preguntar, una posibilidad es descubrir que nuestro producto no es necesario. En este caso lo mejor es olvidarnos definitivamente. Si por otro lado te queda claro que realmente el informe, procedimiento o aplicación es de utilidad para nuestros usuarios entonces tienes que pasar a la siguiente pregunta.

¿Cómo lo van a utilizar?

Aquí es donde nos hemos de plantear posibles modificaciones sobre el diseño de nuestro producto. La cuestión es que cuando diseñamos una funcionalidad, como no puede ser de otra forma, la diseñamos pensando en cómo la utilizaríamos nosotros mismos. Esto puede ser un gran error dado que el diseño se tiene que adaptar a la forma de trabajar de los que serán los usuarios del producto.

Así pues, has de escuchar muy bien cual es la forma de trabajar de nuestros usuarios y después adaptar nuestros diseños teniendo en cuenta tanto sus requerimientos como sus ineficiencias. Es decir, tendremos que considerar los siguientes factores:

• Ineficiencias: Los usuarios generalmente realizan muchas tareas y acciones de forma ineficiente por lo que uno de nuestros objetivos es corregirlas mostrándoles nuevas formas de mejorar su productividad.
• Requerimientos: Los usuarios nos pueden mostrar limitaciones y requerimientos que necesitamos cumplir y que desde nuestra perspectiva pueden pasar desapercibidos.

¿Podemos simplificarlo?

Una vez que ya tenemos claro cual será nuestro diseño, tenemos que eliminar todo lo que no sea necesario. Tenemos que estar comprometidos con la simplicidad y la elegancia. Eliminar todo lo superfluo, en definitiva lo que no añade valor a nuestro producto final.

En este sentido, tenemos que ser firmes y no permitir ni una frase, procedimiento, palabra, imagen, o cualquier elemento que no tenga una función clara y definida.

…concentración y simplicidad. Lo simple puede ser más difícil que lo complejo. Tienes que trabajar duro manteniendo tu mente clara para hacer las cosas simples. Vale la pena llegar hasta el final con esto, porque cuando terminas puedes mover montañas.

Steve Jobs

¿Va a funcionar?

Llegados a este punto, es muy habitual olvidarnos de la última de las preguntas y entregar nuestro producto cuanto antes. Pero mucho cuidado, es necesario comprobar nuestra creación. Por ejemplo, si se trata de un informe dejemos que un usuario que merezca nuestro respeto lo pruebe y nos de una crítica antes de la distribución final. Es importante que esta prueba se realice en las mismas condiciones en las que nuestros usuarios hagan uso del producto. Por ejemplo, es posible que nos encontremos con problemas en las configuraciones del sistema o en las versiones del navegador de nuestros usuarios.

Hemos de ser muy críticos con nuestros productos y realizar todas las pruebas controladas que podamos antes de la distribución final. La información obtenida de las pruebas la utilizaremos para introducir mejoras en nuestros producto. 

Es muy importante que la distribución final no presente ningún problema grave ya que las primeras impresiones de los usuarios pueden marcar el éxito o el fracaso de nuestro producto, y una impresión negativa requiere de mucho esfuerzo para ser cambiada.