El orden en nuestra vidas juega un papel muy importante. Nos permite mantener el control de nuestras tareas pendientes y nos ayuda a mantener un nivel bajo de estrés. Así pues, merece la pena invertir tiempo en organizarnos.
¿ Crees posible trabajar en estas condiciones ? ¿ Te sientes identificado ?
En el caso de que tu respuesta sea «Sí» a alguna de las preguntas anteriores, creo que te puede ser muy útil una regla que te ayudará a mantener controlado principalmente el correo y el papeleo. Evitando un puesto de trabajo tan agobiante como el mostrado en la foto.
Se trata de una regla extremadamente sencilla. Consiste en identificar las únicas cuatro posibles acciones para gestionar cualquier papel, informe, dossier o mensaje de correo electrónico que llegue a nuestras manos o a una de nuestras múltiples cuentas de correo.
Las cuatro acciones posibles son las siguientes:
- Tirarlo…
- Remitirlo…
- Actuar al respecto…
- Archivarlo…
Tirarlo
Cuando el correo o el papel en cuestión no es necesario o no estamos implicados, la mejor acción que podemos hacer es tirarlo. Ayuda bastante la utilización de reglas en el gestor de correos, las reglas nos permiten diferencias rápidamente los correos y establecer estrategias con las que podemos limpiar nuestra bandeja sin dificultad.
Una de mis reglas de correo más útiles es la que me muestra el tema del correo en gris claro cuando es un correo en el que estoy en copia. Estos correos son por lo general informativos y no requieren de ninguna acción por lo que la opción más probable es la eliminación.
Remitirlo
Cuando identifiquemos a la persona adecuada para la realización de la tarea solicitada, cuando sea necesario informar a un tercero, etc. En estos casos, remitir el correo es la acción más adecuada. En el caso de que seas el responsable de un equipo, esta es la opción relacionada directamente con la delegación de tareas.
La delegación de tareas es un factor clave en un equipo que esté bien organizado. El líder no puede realizar todas las tareas y tiene que ser capaz de delegar en sus colaboradores otorgándoles la autoridad para tomar decisiones al respecto de la misma.
Actuar al respecto
Se trata de la opción relacionada con la identificación de una tarea a realizar. En este punto es importante que incluyamos las acciones derivadas del correo o papel en nuestra planificación, para pasar seguidamente al archivado del mismo.
Archivarlo
La última de las acciones posibles es el archivado de los correos y del papeleo. Es muy importante disponer de un sistema de archivado perfectamente estructurado. Archivar tan solo lo esencial o aquello que podamos necesitar más adelante.
TRAA
En resumen, se trata de un regla sencilla y que hemos de seguir en el orden indicado:
Tirar – Remitir – Actuar – Archivar
Don't Give up! 