La Ley de Parkinson

De esta Ley no nos escapamos ninguno 😱, y es que está relacionada con otro de los grandes males de nuestros días la procrastinación.

Fue enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, pero hoy sigue tan vigente o más que cuando la enunció. Apareció por primera vez en un artículo satírico en The Economist y creo que dio en el clavo en base a su experiencia en el terreno burocrático.

Ahora bien, aunque no nos consideremos unos burócratas quien esté libre de sus consecuencias que tire la primera piedra…

  • El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que disponemos para su realización” ¿Quién no ha sufrido esta Ley con toda su fuerza? Aquí es donde entra de lleno la procrastinación y es que cuando nuestras fechas límite están lejanas o incluso difusas, la finalización del trabajo nunca llega, por muy diversas razones, aunque generalmente suele ser que encontramos algo mejor que hacer, no siempre productivo, ¿verdad?
  • Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos” Este es muy duro pero es completamente cierto, y es que cuando disponemos de más recursos siempre nos las arreglamos para aumentar nuestro gasto hasta ese límite. Que difícil es ahorrar.
  • En informática también aplica, y lo sufrimos en nuestros discos duros y en nuestros dispositivos. Y es que aunque nos cambiemos a un dispositivo de mayor capacidad, siempre volvemos a llenar el espacio disponible. ¿No es increíble?
Ley de Parkinson @jrgsanta 2022
Ley de Parkinson @jrgsanta 2022

Existe otra Ley fundamental de Parkinson que también sufrimos muy a menudo es la llamada Ley de la Trivialidad, y esta la podemos encontrar en muchas de nuestras empresas y dice así: “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia” y aunque parezca increíble lo sufrimos en multitud de ocasiones.

En fin, que esta Ley es para reflexionar 💭 un buen rato, ya que si queremos mejorar nuestra productividad, y mejorar nuestra calidad de vida deberías de comenzar a seguir alguno de estos consejos:

  • Da a las cosas la importancia que tienen, y no dediques más tiempo del necesario.
  • No guardes basura informática, a la larga solo sirve para no encontrar lo que nos es útil. En cualquier caso, crea un buen sistema de organización y no guardés absolutamente todo, el por si acaso, generalmente se traduce en que nunca volverás a utilizarlo.
  • Utiliza un sistema automático para ahorrar una cantidad de tus ingresos y evitar que los gastos se expandan al límite.
  • Crea fechas límite para tus proyectos, e incluye hitos intermedios. Comprométete con esos plazos y evita la procrastinación. Intenta terminar siempre antes de tiempo, eso te dará paz mental, créeme.

Cuéntame de ti, ¿has sufrido o sufres la Ley de Parkinson en alguna de sus formas?

Muchas gracias.

Enfócate en lo más importante

Hoy quiero compartir con vosotros tres ideas 💡 sobre el libro “Sólo una cosa” de Gary Keller.

Este sencillo libro nos trasmite una idea básica “Enfócate en lo más importante para alcanzar tus propósitos.

Enfócate en lo más importante.

Ideas principales

Las ideas principales de este libro son básicamente tres que considero fundaméntales.

  • Enfócate en las tareas principales. Según el principio de Pareto el 20% de las tareas nos proporcionan el 80% de los resultados.
  • Cada día y en base al principio de Pareto, selecciona la tarea más importante que hoy puedes realizar. Esa tarea debe ser la primera en ser abordada en el día.
  • La tarea principal del día debe estar conectada con nuestro propósito principal.

En resumen, ejecuta tus tareas principales de forma continua y conseguirás alcanzar tus propósitos.

¿Aplicas el principio de Pareto en tu vida?

¿Tareas Pendientes?

¿Cuál crees que es el mayor origen del estrés que acumulamos?

Creo que cada uno de nosotros tiene diferentes orígenes para su estrés, en algunos casos son las condiciones económicas, en otros el ambiente de trabajo, para otros es un ambiente familiar poco estable, en definitiva cada uno somos un mundo.

Sin embargo, existe un origen del estrés que es común a todos nosotros y ese no es otro que las tareas inacabadas o pendientes de terminar que vamos acumulando.

¿Por qué dejamos tareas pendientes o inacabadas?

Procrastinamos, simplemente dejamos tareas sin terminar o pendientes ya que no nos sentimos suficientemente motivados a terminarlas, o claramente nos desagradan. Es decir, podría tratarse de un mecanismo de defensa, ya que inconscientemente estamos apartándonos de un dolor inmediato.

Ahora bien, esa procrastinación de tareas trae consigo un incremento de estrés que a medio plazo puede derivar en problemas de salud. Por desgracia, el inconsciente no es capaz de anticipar el dolor que sentiremos en el futuro y que no es otro que el que nos ocasionará el estrés.

Tareas pendientes- Estrés

¡Terminad las tareas pendientes!

¿Sigues algún método de organización personal, GTD, ZTD, CAR, quizás una agenda personal?

¿Tienes tareas pendientes? ¿Tienes claro cuáles son?

No te aconsejaré un método en particular, simplemente quiero aconsejarte que realices tres simples acciones para liberar estrés de tu vida. Después puedes decidir si necesitas un método o no.

Los pasos que te aconsejo son los siguientes:

  1. Haz una lista de las tareas pendientes o inacabadas que tienes en este momento. No importa el ámbito de las mismas, familia, trabajo, salud, lo importante es recoger todas en una única lista.
  2. Identifica las tres tareas más importantes de la lista.
  3. Planifica esas tareas y céntrate únicamente en ellas hasta que estén finalizadas. Olvídate por el momento del resto de tareas de la lista.
  4. Repite el proceso cuando finalices las tres tareas.

Es una tarea desagradable…

Lo sé, tener la tarea en una lista no la hace más agradable, pero quiero que pienses en los beneficios que te traerá eliminarla de las tareas pendientes.

Te indico tres acciones que te ayudan a abordarla:

  • ¿Es una tarea demasiado grande? Si lo es, parte la tarea en subtareas y comienza a realizar la primera de ellas.
  • Oblígate a trabajar en la tarea o subtarea por diez minutos, eso te ayudará a romper la inercia que te lleva a procrastinar. Después de esos primeros diez minutos será más sencillo continuar.
  • Elimina las distracciones e interrupciones que estén en tu mano. Desactiva las notificaciones de cualquier tipo, no contestes al teléfono, ya devolverás la llamada perdida más tarde.

Cuando termines una tarea prémiate, tomate un snack, un café, un buen vaso de agua.

Un punto importante, programa descansos para mantenerte fresco. Procura descansar 10 minutos por cada hora de trabajo.

Añade un plus …

Antes de acostarte dedica cinco minutos a pensar en las tareas que has conseguido finalizar y siente cómo ha disminuido tu estrés.

¿Qué opinas? ¿Sigues un método de organización personal o dejas que el estrés te acompañe como una sombra a todas partes?

Muchas gracias

Definir tu día estándar ideal

Estoy convencido de que si tienes claro como debe estar estructurado tu día estándar, eso te da una herramienta muy útil para dominar tu tiempo.

Lógicamente no todos los días son iguales, los días laborables son muy diferentes a los días festivos, y diferentes a aquellos en los que estás de vacaciones. Ahora bien, si evaluamos nuestro año, te has planteado que porcentaje de días en el año son laborables, pues hagamos el ejercicio.

Distribución días Aragón 2020
Distribución días Aragón 2020

En mi caso particular, para el año 2020 se trata de 229 días, un 62% de los días son días laborables, días en los que nuestras rutinas deberían ser muy parecidas. Así pues, tenemos una oportunidad fantástica de definir lo que sería el día estándar ideal, y de esta forma tener el control de nuestro tiempo.

Día estándar ideal

Definir tu día estándar da estructura, crea el contexto perfecto para instaurar hábitos beneficiosos y te permite fluir con una mayor paz mental. Puede parecer algo robótico, pero conseguir seguir la estructura básica te ayudará a conseguir los objetivos que te plantees.

Veamos la estructura base de lo que sería un día laboral estándar ideal y los componentes que creo necesitas para disponer de una correcta estructura. Esta misma estructura puedes utilizarla para tu BUJO (Bullet Journal) en el caso de que quieras utilizar una plantilla diaria.

Día Estándar Ideal - Plantilla
Día Estándar Ideal – Plantilla

Componentes del día estándar actual

Para crear tu plantilla no necesitas grandes herramientas, con una agenda o un cuaderno es suficiente. Si quieres utilizarlo habitualmente lo ideal sería utilizar un dispositivo tipo tablet o smartphone.

Para mi gusto la plantilla debe contener los siguientes elementos:

  • Un espacio para las tres tareas claves del día. Es un espacio que lógicamente en la plantilla ideal estará vacío ya que cada día tendrá tareas diferentes, pero ese espacio nos recuerda la importancia de la existencia de esas tareas. Las tareas claves las identificaremos en nuestro «Tiempo de reflexión diario», en tu planificación semanal o en el sistema que utilices.
  • Distribución base de las horas del día. Considero que es importante marcar los bloques principales. En mi caso se trata de mañana, tarde y noche. Todo dependerá de tu actividad principal y todo girara en torno a ella. En mi caso, como trabajador por cuenta ajena, mi día gira en torno a mi horario laboral. Estudiantes, freelances, trabajadores a tiempo parcial, con jornada partida, cada uno debe adaptar el esquema a su base principal.

Cuando tenemos la base principal es cuándo comenzaremos a analizar cual es nuestro estándar actual. Os mostraré mi caso particular, y la versión que actualmente estoy utilizando en GoodNotes.

Ejemplo de Día laboral estándar actual
Ejemplo de Día laboral estándar actual

Una vez tenemos la definición podemos comenzar a analizar si realmente se trata del día ideal que deseamos y hacernos preguntas que nos permitan seguir evolucionando en dirección a nuestro ideal:

  • ¿Tengo un correcto balance de los ámbitos de vida? ¿Tengo un correcto balance entre mi vida laboral, personal y familiar? ¿Estoy conforme? Y respondiendo a estas preguntas, podemos plantear estrategias que nos permitan ir evolucionando a un modelo mejor. No siempre tenemos la libertad de llegar al ideal perfecto.
  • ¿Estoy dedicando tiempo de calidad a mi desarrollo personal?
  • ¿Está adaptado este modelo a mis ciclos vitales?

No siempre, nuestro estándar de día actual es demasiado ideal, y como podéis ver en mi caso particular aún me queda mucho trabajo por delante para seguir evolucionando hacia mi día ideal, pero en cualquier caso tengo claro que esta estructura me permite tener control de mi tiempo.

Componentes básicos de mi día actual

Por dar unas pinceladas a mi estructura actual, lo más relevante es:

  • Positivo. Mi tiempo personal está dividido en tres parte. A primera hora de la mañana aplico la regla del 20/20/20. A las 15:00 voy al gimnasio y las dos últimas horas del día son para seguir creciendo. Normalmente, este modelo me funciona bien, pero tiene un problema, los días que estoy muy cansado es duro. Sin embargo, me gusta ya que estos tres puntos son la clave de mi día.
  • Negativo. Mi vida laboral y familiar no está bien balanceada y debo de trabajar para corregir esta situación.

Evolucionando…

Este modelo de trabajo implica seguir trabajando para conseguir alcanzar un ideal, y la clave es tener siempre una estructura aunque no sea la perfecta.

¿Qué opinas de todo esto? Me gustaría conocer tu opinión.

Y recuerda,

Analiza, redefine, y experimenta hasta alcanzar tu día ideal,

Se trata de un proceso, de un ciclo de mejora continua.

Ciclo de mejora continua, analiza, piensa y redefine
Ciclo de mejora continua, analiza, piensa y redefine

Muchas gracias

Pongamos orden en nuestra vida

El orden en nuestra vidas juega un papel muy importante. Nos permite mantener el control de nuestras tareas pendientes y nos ayuda a mantener un nivel bajo de estrés. Así pues, merece la pena invertir tiempo en organizarnos.

Ejemplo de desorganización

 

¿ Crees posible trabajar en estas condiciones ? ¿ Te sientes identificado ?

En el caso de que tu respuesta sea «Sí» a alguna de las preguntas anteriores, creo que te puede ser muy útil una regla que te ayudará a mantener controlado principalmente el correo y el papeleo. Evitando un puesto de trabajo tan agobiante como el mostrado en la foto.

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