Comunicación efectiva en tiempos de COVID

Saber comunicar con efectividad nuestros mensajes e ideas es una de las habilidades más importantes, esto probablemente es una de las pocas cosas que no ha cambiado últimamente.

Hablar en Público es la habilidad más valiosa que se puede cultivar para el éxito en la vida. Se incrementa en un 50% tu valor como persona sólo con poder hablar en público sobre tus ideas.

Warren Buffett

Sin embargo, está claro que nuestro canal de comunicación ha cambiado. Hemos pasado de las reuniones cara a cara, a las reuniones por Videoconferencia. La comunicación ahora es digital, y la cuestión es si sus componentes principales siguen siendo los mismos o han cambiado.

Aunque primero demos un paso atrás.

Componentes principales de la comunicación

La comunicación en líneas generales está compuesta por tres componentes principales, que son los siguientes:

  • El componente verbal. Las palabras.
  • El componente de la voz. El volumen, el tono, la entonación.
  • El lenguaje corporal. Los gestos, las posturas, la mirada, el control del espacio.

La siguiente pregunta a plantear es, ¿Cuál es la importancia relativa de cada uno de estos componentes? Pues bien, existe una regla muy extendida que podría ayudarnos a aclarar este punto, y digo podría ya que ni la regla es general, ni debe aplicarse en la mayoría de los casos.

La regla a la que me refiero es La Regla del 55/38/7 de Albert Mehrabian, quien tras una serie de experimentos llegó a la siguiente proporción:

  • El lenguaje corporal tiene un 55% del peso de la comunicación.
  • La voz tendría un 38% del peso.
  • Lo verbal tan solo tendría un 7% de peso en la comunicación.

Pero no, como indicaba el propio Albert Mehrabian, esto es cierto tan sólo dentro de las condiciones de sus experimentos. Además, podemos comprobarlo de una forma bastante sencilla analizando algunas formas de comunicación.

Si la regla fuera cierta, ¿cómo explicarías los siguientes casos?

Comunicación efectiva – ¿Qué importa más? Ejemplos 1
  • Al leer un libro (componente verbal) tan sólo dispondríamos de un 7% de efectividad en la comunicación y por lo tanto escribir un libro no parecería ser la mejor forma de comunicar. ¿Tiene sentido? No, ¿verdad?
  • En una llamada telefónica tan sólo están presentes los componentes Verbal y la Voz, y por lo tanto tendríamos el límite del 45% de efectividad. ¿Tiene sentido? No, ¿Verdad?
  • Ver una película en un idioma diferente y que no conocemos nos debería de dar una efectividad del 93%. ¿Tiene sentido? No, ¿Verdad?

Más aún, si esa regla fuera cierta, ¿Qué ocurriría con las personas invidentes?, ¿Y con las sordas?

Comunicación efectiva – ¿Qué importa más? Ejemplos 2

Una persona sorda sólo dispondría de un 55% de efectividad en su comunicación y una persona invidente se quedaría únicamente con un 45%. Ahora bien, ¿tiene esto algún sentido? La respuesta es simplemente NO.

Lo cierto es que en realidad la proporción de los componentes de la comunicación pueden variar de una situación a otra. La situación ideal pasaría por mantener un equilibrio perfecto entre los componentes, pero en la realidad tendremos que variar el peso de cada componente para conseguir una efectividad proxima al 100% en cada caso. Por ejemplo, si queremos ser efectivos en la comunicación con un libro, hemos de conseguir trasladar el 100% de la efectividad al componente verbal.

Adicionalmente, aparece un cuarto componente cuando hablamos de comunicación Digital. Se trata de la Tecnología.

El componente digital en la comunicación efectiva

El componente digital

Si algo ha cambiado sustancialmente en la comunicación digital es la necesidad de dominar la tecnología, por lo menos en sus elementos básicos. Y no sólo eso, el componente del Lenguaje Corporal se ve altamente afectado por la necesidad de aprender a controlar nuestra relación con la videocámara.

Estamos en un momento de aprendizaje, muchas personas no se sienten cómodas con la cámara y prefieren tenerla apagada, pero eso resta el componente de Lenguaje Corporal y nos obliga a esforzarnos en los otros dos componentes. Dominar la tecnología y el uso de la cámara nos permite volver a integrar gestos, postura y mirada en nuestra comunicación y con ello mejorar de forma importante la efectividad de nuestra comunicación.

Claves básicas en una videoconferencia

Veamos las claves básicas para asegurar una buena comunicación en una videoconferencia.

Factores a considerar en la comunicación digital
Cuida tu entorno

Existen dos posibilidades, utilizar fondos virtuales o dejar que sea visible nuestro propio entorno.

Los fondos virtuales nos ayudan a preservar nuestra intimidad, pero hemos de ser conscientes del impacto que producirán en nuestra comunicación, y dependiendo del tipo de comunicación podemos usar fondos que refuercen nuestra comunicación.

Si optamos por mostrar nuestro entorno debemos asegurarnos de que esté ordenado y no aparezcan elementos que puedan distraer la comunicación en sí misma.

La iluminación es importante

Debemos asegurarnos de estar bien iluminados y sin sombras. La forma más sencilla es utilizar una fuente de luz lateral.

Familiarízate con la cámara

Realiza previamente a tu videoconferencia un chequeo de su correcto funcionamiento, no da buena impresión estar ajustándola cuando iniciemos la reunión.

Adicionalmente, asegúrate de que la cámara quede a la altura de tus ojos y que la distancia a ella sea la adecuada. El encuadre correcto es aquel que te permite mostrar tu torso, tus brazos y que no quede cortada tu cabeza por la parte superior.

Controla la tecnología

Debes asegurarte de saber utilizar tanto los elementos hardware como software incluidos en la videoconferencia.

En cuanto al hardware lo principal es dominar el micrófono y la cámara, pero en ciertas ocasiones también podemos utilizar otros dispositivos como una Tableta desde la que compartir contenidos.

En la parte del software, deberemos de dominar las características básicas del sistema de videoconferencia que tengamos que utilizar.

Controla tus gestos

En una videoconferencia los gestos tienen que ser más pausados ya que el refresco de la pantalla puede jugarnos malas pasadas. También habremos de asegurarnos de que queden dentro del encuadre de la cámara.

Elimina el multitasking

Una de las cosas que peor impresión de en una videoconferencia es el multitasking, y lo cierto es que muchas personas aprovechan a contestar al móvil o hacer otras tareas mientras asisten a una videoconferencia, sobretodo cuando se dispone de una doble pantalla de trabajo.

¿Cuál es tu experiencia?

Para terminar me gustaría que me contases tu experiencia, cuáles han sido tus errores y cuáles tus mejores trucos.

Añade un comentario y seguimos la conversación.

Muchas gracias

Herramientas para Reuniones Virtuales

Las reuniones virtuales se han convertido en la forma más segura de colaboración en las condiciones actuales de pandemia y limitación de contacto físico. Zoom, Teams, Google Meet son entre otras las plataformas digitales que dan soporte a estas reuniones virtuales. Y la mala noticia es que estas plataformas digitales también son proclives a fomentar la programación de reuniones ineficientes e ineficaces.

Curiosamente, y esto es opinión personal, antes de la pandemia existía una corriente cada vez más profunda en contra de las reuniones ineficaces, y creo que estábamos en el buen camino hacia la reducción de las mismas. Con la llegada de la pandemia mi impresión es que hemos dado un paso atrás y volvemos al mal uso e incluso al abuso de reuniones improductivas disfrazadas de ese halo de “transformación digital”.

Así pues, os planteo la siguiente pregunta, ¿sabes sacar el mejor partido a estás herramientas de comunicación y colaboración?

Estas ideas están extraídas de una excelente reunión en Zoom, precisamente de sobre el tema de las Reuniones Virtuales, y dirigida por Miriam Moreno Bellido (Marianchange.com)

Mirianchange.com

Pues bien, aunque cada plataforma tiene sus características particulares, todas ellas por sí mismas o en combinación con otras aplicaciones nos ofrecen tres funcionalidades que considero claves para alcanzar un alto grado de colaboración.

Estás tres funcionalidades son:

  • Dividir en grupos
  • Gestión de Preguntas
  • Espacio de Colaboración

Veamos estas tres funcionalidades con un poco más de detalle. Tres funcionalidades que por ejemplo la herramienta Zoom trae de serie, lo cual en mi opinión la convierte en la herramienta mejor preparada realizar reuniones virtuales.

Herramientas – Reuniones Virtuales

Dividir en grupos

Cuando celebramos reuniones con una gran cantidad de asistentes y necesitamos generar ideas. Es una buena opción dejar que los asistentes conversen en pequeños grupos para posteriormente pasar a compartir lo generado en cada uno de los grupos.

Esto da la oportunidad de que todo el mundo tenga la oportunidad de aportar sus ideas, evita que existan personas que no aporten a la reunión, y elimina el ruido de la discusión cuando existen demasiadas personas en la reunión.

Gestión de preguntas

Necesitamos que exista un canal de comunicación paralelo a la reunión en el que se puedan recoger y gestionar las preguntas de los asistentes a lo largo de la reunión de forma que:

  • Las preguntas no interrumpan el desarrollo de la reunión.
  • No queden preguntas sin respuesta.

Las plataformas lo resuelven añadiendo un chat en el cual los asistentes van introduciendo sus preguntas o consideraciones. Este chat es gestionado por una persona que ayuda al o a los oradores / presentadores / anfitriones de la reunión. Esta persona será la encargada de dar respuesta o introducir la pregunta en la reunión.

Espacio de colaboración

Necesitamos también un espacio para compartir información en directo. Con Teams compartir archivos es muy sencillo, y también podemos usar Planner de Office365, ambas son buenas opción.

En Zoom, existen las funcionalidades de Marcación, y existe la posibilidad de compartir una pizarra de colaboración.

Otra opción es utilizar herramientas adicionales como Google Drive, Trello, Mural.ly, que permiten a los usuarios trabajar sobre un mismo documento y por lo tanto trabajar colaborativamente.

En resumen

Las reuniones virtuales en mi opinión son una magnífica herramienta para seguir manteniendo el contacto y para colaborar de forma dinámica y eficiente. Ahora bien, también podemos volver a caer en el abuso y en la mala utilización de las reuniones.

Me gustaría conocer tu opinión, deja un mensaje que continuaremos la conversación.

Muchas gracias.

Inscríbete a nuestro Taller de Presentaciones Eficaces

Preparados, listos, acción !!!

El gran día ha llegado, el próximo 23/10/2020 a las 18.30 tendrá lugar nuestro primer taller virtual de Visual Jump, “Presentaciones eficaces”.

Un taller para aprender a realizar presentaciones impactantes, en base a una estructura y con tips básicos que nos permitan alcanzar nuestro objetivo.

Lanzamiento del Taller de Visual Jump : "Presentaciones Eficaces"
Lanzamiento del Taller de Visual Jump : “Presentaciones Eficaces”

Para apuntarte, solo tienes que hacer click en el enlace: Inscripción al Taller de Presentaciones Eficaces

También puedes acceder a nuestra web: Visual Jump e inscribirte allí.

Visual Jump - Logo
Visual Jump – Logo

Aprovechamos para agradecer a nuestro patrocinador ToastMasters Zaragoza por la cesión de la conexión.

Te esperamos !!!

Es completamente Gratis !!!

Visual Jump - Título
Visual Jump – Título

El gran secreto para hablar en público

Es cierto que hablar en público es uno de los mayores miedos de la gran parte de la población mundial, pero no es menor cierto que dominar esta habilidad te abrirá las puertas del éxito profesional.

Pues bien, tengo para ti una notica excepcional, ToastMasters Zaragoza reanuda sus sesiones tras el descanso veraniego, y estamos dispuestos a contarte el gran secreto para dominar la habilidad de hablar en público.

Además, lo tendrás muy fácil, ya que nuestras sesiones son en Zoom. ¿Quieres asistir como invitado/a a la próxima sesión del día 9 de septiembre a las 19:15 (Hora Madrid-España)? Deja un comentario y te remitiremos el enlace a la sesión.

3 Mitos sobre el Aprendizaje

3 falsos mitos sobre el aprendizaje

Existen tres Mitos Falsos sobre el aprendizaje que no nos están ayudando a mejorar nuestras habilidades en general, ni la habilidad de hablar en público en particular. Estos mitos son los siguientes:

  1. Las habilidades están limitadas genéricamente. Es decir, que nuestra genética marcaría las habilidades que podemos llegar a dominar, y el resto no merece la pena perder el tiempo.
  2. Si hacemos algo durante el tiempo suficiente por fuerza mejoraremos. Curiosamente el aprendizaje no funciona exactamente así. La repetición puede llevarnos al estancamiento y a empeorar nuestro rendimiento.
  3. Lo único que hace falta para mejorar es esfuerzo. El esfuerzo es necesario, pero no suficiente, ya que necesitamos saber dónde poner el foco.

En definitiva, una buena noticia y es que la genética no es una limitación a tu aprendizaje, todos podemos llegar a ser excelentes oradores. Por otra parte, las malas noticias son que el esfuerzo y la repetición no son suficientes.

Y entonces, ¿Cuál es el gran secreto?

La práctica deliberada

El gran secreto es la práctica deliberada, necesitaremos un enfoque correcto y una práctica dirigida y regular.

ToastMasters Zaragoza te da la oportunidad de practicar la Oratoria en un entorno controlado, regular y de la forma correcta.

La filosofía se basa en tres características fundamentales:

  • Hacernos salir de nuestra Zona de Confort. El programa de ToastMasters está diseñado para forzarnos a salir de nuestra zona de confort.
  • Practicar haciendo, no se trata de un estudio teórico, se trata de la práctica directa de las habilidades.
  • Recibir feedback inmediato, tanto del nivel de ejecución, como de recibir consejos sobre cómo mejorar la próxima ponencia.

En conclusión

El secreto es la práctica deliberada y en ToastMasters Zaragoza la tienes a tu disposición. Deja un comentario, asiste a una de nuestras sesiones y sigamos la conversación.

Muchas gracias

Referencias

“Número Uno” Andrés Ericsson y Robert Pool. Un excelente libro sobre la práctica deliberada.

Adaptar a la audiencia

En este Post me gustaría combinar dos perspectivas, la primera en la forma, en la técnica de creación de los sketch, y la segunda en el contenido, ya que el sketch está basado en una idea que considero muy importante.

En la forma

He realizado el sketch en dos pasos:

  • El primero utilizando únicamente lápiz. Se trata de un sketch rápido de ideas y para el cual el diseño no es lo más importante. Sin embargo, se establecen desde el principio los espacios y el esquema general del sketch.
  • El segundo utilizando diferentes marcadores. Se trata del entintado del anterior. En esta fase ajustamos los fallos y le damos coherencia y un aspecto visual mucho más atractivo.

El primer paso, para más detalles, lo he realizado fuera de casa durante un paseo y mientras disfrutaba del excelente libro de Nancy Duarte “Data Story

En el contenido

Al margen de la realización del sketch, el contenido del mismo es absolutamente relevante e importante.

La idea extraída del libro “Data Story” nos indica que la creación de una presentación debe de adaptarse a las diferentes audiencias. En particular, y llevado al mundo de la empresa. Se indican tres claros tipos de audiencias:

  • El equipo. En este caso, nuestra Presentación puede ser extensa y mostrar detalles técnicos muy particulares. Así mismo, su duración podrá ser amplia ya que el objetivo es mostrar todos los detalles.
  • El Jefe. En el caso de una Presentación para nuestro Jefe, hemos de ser mucho más directos y tener creado un claro esquema del desarrollo de nuestra historia. Este tipo de Presentación no debería de ser demasiado extensa, veinte minutos estaría bien.
  • Un alto directivo. En estos casos las presentaciones deben de ser directas y contener dos partes muy claras. Los datos relevantes y la llamada a la acción.
SketchNote final tras el entintado

En cualquiera de los casos, nuestra Presentación se deberá de crear pensando en una historia relevante para cada uno de los tipos de audiencias.

En vídeo

Para finalizar os dejo la realización del sketch y su explicación en vídeo, ya me diréis si os resulta interesante.

Realización de Sketch, entintado y explicación

Me encantaría conocer tu opinión.

Muchas gracias, puedes dejarme un comentario con tu valoración.