Comunicación efectiva en tiempos de COVID

Saber comunicar con efectividad nuestros mensajes e ideas es una de las habilidades más importantes, esto probablemente es una de las pocas cosas que no ha cambiado últimamente.

Hablar en Público es la habilidad más valiosa que se puede cultivar para el éxito en la vida. Se incrementa en un 50% tu valor como persona sólo con poder hablar en público sobre tus ideas.

Warren Buffett

Sin embargo, está claro que nuestro canal de comunicación ha cambiado. Hemos pasado de las reuniones cara a cara, a las reuniones por Videoconferencia. La comunicación ahora es digital, y la cuestión es si sus componentes principales siguen siendo los mismos o han cambiado.

Aunque primero demos un paso atrás.

Componentes principales de la comunicación

La comunicación en líneas generales está compuesta por tres componentes principales, que son los siguientes:

• El componente verbal. Las palabras.
• El componente de la voz. El volumen, el tono, la entonación.
• El lenguaje corporal. Los gestos, las posturas, la mirada, el control del espacio.

La siguiente pregunta a plantear es, ¿Cuál es la importancia relativa de cada uno de estos componentes? Pues bien, existe una regla muy extendida que podría ayudarnos a aclarar este punto, y digo podría ya que ni la regla es general, ni debe aplicarse en la mayoría de los casos.

La regla a la que me refiero es La Regla del 55/38/7 de Albert Mehrabian, quien tras una serie de experimentos llegó a la siguiente proporción:

• El lenguaje corporal tiene un 55% del peso de la comunicación.
• La voz tendría un 38% del peso.
• Lo verbal tan solo tendría un 7% de peso en la comunicación.

Pero no, como indicaba el propio Albert Mehrabian, esto es cierto tan sólo dentro de las condiciones de sus experimentos. Además, podemos comprobarlo de una forma bastante sencilla analizando algunas formas de comunicación.

Si la regla fuera cierta, ¿cómo explicarías los siguientes casos?

• Al leer un libro (componente verbal) tan sólo dispondríamos de un 7% de efectividad en la comunicación y por lo tanto escribir un libro no parecería ser la mejor forma de comunicar. ¿Tiene sentido? No, ¿verdad?
• En una llamada telefónica tan sólo están presentes los componentes Verbal y la Voz, y por lo tanto tendríamos el límite del 45% de efectividad. ¿Tiene sentido? No, ¿Verdad?
• Ver una película en un idioma diferente y que no conocemos nos debería de dar una efectividad del 93%. ¿Tiene sentido? No, ¿Verdad?

Más aún, si esa regla fuera cierta, ¿Qué ocurriría con las personas invidentes?, ¿Y con las sordas?

Una persona sorda sólo dispondría de un 55% de efectividad en su comunicación y una persona invidente se quedaría únicamente con un 45%. Ahora bien, ¿tiene esto algún sentido? La respuesta es simplemente NO.

Lo cierto es que en realidad la proporción de los componentes de la comunicación pueden variar de una situación a otra. La situación ideal pasaría por mantener un equilibrio perfecto entre los componentes, pero en la realidad tendremos que variar el peso de cada componente para conseguir una efectividad proxima al 100% en cada caso. Por ejemplo, si queremos ser efectivos en la comunicación con un libro, hemos de conseguir trasladar el 100% de la efectividad al componente verbal.

Adicionalmente, aparece un cuarto componente cuando hablamos de comunicación Digital. Se trata de la Tecnología.

El componente digital

Si algo ha cambiado sustancialmente en la comunicación digital es la necesidad de dominar la tecnología, por lo menos en sus elementos básicos. Y no sólo eso, el componente del Lenguaje Corporal se ve altamente afectado por la necesidad de aprender a controlar nuestra relación con la videocámara.

Estamos en un momento de aprendizaje, muchas personas no se sienten cómodas con la cámara y prefieren tenerla apagada, pero eso resta el componente de Lenguaje Corporal y nos obliga a esforzarnos en los otros dos componentes. Dominar la tecnología y el uso de la cámara nos permite volver a integrar gestos, postura y mirada en nuestra comunicación y con ello mejorar de forma importante la efectividad de nuestra comunicación.

Claves básicas en una videoconferencia

Veamos las claves básicas para asegurar una buena comunicación en una videoconferencia.

Cuida tu entorno

Existen dos posibilidades, utilizar fondos virtuales o dejar que sea visible nuestro propio entorno.

Los fondos virtuales nos ayudan a preservar nuestra intimidad, pero hemos de ser conscientes del impacto que producirán en nuestra comunicación, y dependiendo del tipo de comunicación podemos usar fondos que refuercen nuestra comunicación.

Si optamos por mostrar nuestro entorno debemos asegurarnos de que esté ordenado y no aparezcan elementos que puedan distraer la comunicación en sí misma.

La iluminación es importante

Debemos asegurarnos de estar bien iluminados y sin sombras. La forma más sencilla es utilizar una fuente de luz lateral.

Familiarízate con la cámara

Realiza previamente a tu videoconferencia un chequeo de su correcto funcionamiento, no da buena impresión estar ajustándola cuando iniciemos la reunión.

Adicionalmente, asegúrate de que la cámara quede a la altura de tus ojos y que la distancia a ella sea la adecuada. El encuadre correcto es aquel que te permite mostrar tu torso, tus brazos y que no quede cortada tu cabeza por la parte superior.

Controla la tecnología

Debes asegurarte de saber utilizar tanto los elementos hardware como software incluidos en la videoconferencia.

En cuanto al hardware lo principal es dominar el micrófono y la cámara, pero en ciertas ocasiones también podemos utilizar otros dispositivos como una Tableta desde la que compartir contenidos.

En la parte del software, deberemos de dominar las características básicas del sistema de videoconferencia que tengamos que utilizar.

Controla tus gestos

En una videoconferencia los gestos tienen que ser más pausados ya que el refresco de la pantalla puede jugarnos malas pasadas. También habremos de asegurarnos de que queden dentro del encuadre de la cámara.

Elimina el multitasking

Una de las cosas que peor impresión de en una videoconferencia es el multitasking, y lo cierto es que muchas personas aprovechan a contestar al móvil o hacer otras tareas mientras asisten a una videoconferencia, sobretodo cuando se dispone de una doble pantalla de trabajo.

¿Cuál es tu experiencia?

Para terminar me gustaría que me contases tu experiencia, cuáles han sido tus errores y cuáles tus mejores trucos.

Añade un comentario y seguimos la conversación.

Muchas gracias