Principales causas de fracaso en proyectos IT

Está claro que la mala gestión de los proyectos tiene un alto coste en nuestras organizaciones, y que es necesario trabajar duro para mitigar en la medida de lo posible las principales causas del fracaso.

Existen encuestas y múltiples estadísticas que nos indican que las tres principales causas son las siguientes:

• Problemas en la comunicación entre los diferentes implicados en el proyecto.
• Falta de planificación.
• Deficiente control de calidad. 

Veamos un poco más en detalle la razón de cada una de estas causas.

Problemas en la comunicación

Si sigues una metodología de gestión de proyectos Agile, probablemente tienes bastante claro que la buena comunicación y la interacción de todas las personas es fundamental para el éxito del proyecto. En la propia metodología se incluyen diferentes reuniones:

• Sprint Planning: Reunión de planificación del siguiente Sprint.
• Daily Standup: Reunión rápida del seguimiento diaria.
• Review: Revisión del Sprint y demos de las funcionalidades desarrolladas.
• Retrospective: Reunión de revisión de métodos de trabajo, y mejora continua del equipo.

Esto no quiere decir que usando una metodología Agile tengamos una garantía adicional para el éxito, pero claramente está mucho más orientada a mejorar la comunicación.

En gestión de proyectos más tradicional y siguiendo la Guía PMBOK, una de las áreas de conocimiento es precisamente la Gestión de las Comunicaciones. Área que, por supuesto, también existe dentro de la NORMA ISO 21500, y en la que desarrollamos nuestro plan de comunicaciones.

En realidad, si hablamos de competencias del líder del proyecto (Project Manager), si no disponemos de un PM con una clara competencia de buen comunicador tendremos una clara desventaja para alcanzar el éxito del mismo. En este sentido el PM tiene que ser un excelente comunicador:

• Exponiendo claramente los objetivos y tareas del proyecto a su equipo.
• Comunicando al cliente los avances y posibles contratiempos.
• Informando a la alta dirección el estado y resultados del mismo.

Al margen de la documentación, planificación de reuniones y visión clara del proyecto, en los propios actos de comunicación es importante que el PM disponga de una competencia adicional, se trata de la Inteligencia Emocional, tema que pronto se tratará en @PMIAragon, atento a las redes en este sentido.

Falta de Planificación

«La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras sino del futuro con las decisiones actuales»

Peter Drucker

Es cierto que en las metodologías Agile ser flexibles y capaces de adaptarnos al cliente y a sus necesidades es absolutamente necesario dado que hablamos de proyectos de Tecnología. Sin embargo, aún en estos casos necesitamos planificar, quizás a un plazo más corto y en este sentido adaptamos la duración de nuestros Sprint, pero necesitamos de una planificación. 

En la Guía PMBOK existe un grupo completo dedicado en exclusiva a la planificación, y es que la planificación es absolutamente necesaria, tan necesaria como la constante actualización de la misma. Es decir, tenemos que conseguir que nuestra planificación sea un documento vivo que evolucione con el desarrollo de nuestros proyectos.

Sin una buena planificación lo único que tendremos asegurado será la aparición de problemas de coordinación, retrasos y desajustes. Un proyecto que acumule retrasos en las entregas, ya nunca se considerará un éxito completo.

“Lo más importante es tener siempre un plan. Si no es el mejor plan, eso es al menos mejor que no tener ningún plan.”

Deficiente Control de Calidad

En metodologías Agile, tenemos específicamente dos reuniones dedicadas a la revisión y control de la calidad, así como a la mejora continua del equipo. Estas reuniones son las reuniones de Revisión del Sprint y las reuniones de Retrospectiva, al margen por supuesto de la importancia de las fases de pruebas de los entregables.

En la Guía PMBOK tenemos definido por una parte el Grupo de Procesos de Monitorización y Control, y por otra el Área de Conocimiento de la Gestión de la Calidad, sin duda se da una gran importancia al control y calidad de los proyectos.

La entrega de un producto de baja calidad, con errores, o que no realice las funciones tal y como fueron diseñadas, será sin duda un fracaso y esto es fácilmente evitable si cumplimos fielmente con nuestros controles de calidad.

Resumen

Sea cual sea la metodología utilizada para la gestión de nuestros proyectos, hemos de estar atentos a lo que la experiencia de otros nos dice para no caer en sus mismos errores. La comunicación, planificación y control de calidad, sin lugar a dudas son las principales áreas en las que debemos prestar atención, ya que por experiencia es donde más problemas se producen. Así pues, seamos conscientes y actuemos:

• Dotando a nuestros PM de competencias de comunicación efectiva y de inteligencia emocional.
• Gestionando una Planificación en constante actualización y que refleje fielmente el estado del proyecto.
• Realizando los controles de calidad y pruebas necesarias para asegurar la excelencia de nuestros productos.

Muchas gracias,