Combatir la precariedad

Generalmente, estamos habituados a relacionar el termino de precariedad con la falta de un trabajo estable, con la baja calidad de los empleos y salarios, o con malas condiciones laborables. Sin embargo, en esta ocasión, lo que me gustaría es reflexionar sobre la precariedad con la que desempeñamos nuestros trabajos, y con la baja intensidad con la que buscamos alcanzar nuestros objetivos, en cualquiera de los ámbitos de la vida.

Nota: Al final del Post incluiré un Mapa Visual de resumen del mismo.

La mejor forma de hacer no es la que me permite terminar más rápido, sino la que aporta el máximo valor para todos los implicados.

En el ámbito laboral, lo fácil ante una tarea es entregar lo que hemos entendido que nos están pidiendo sin más e invertir el mínimo tiempo posible. Lo difícil es investigar, preguntar, analizar o añadir algún elemento adicional, lo que vendría a ser aportar valor. Habitualmente, tomamos el camino fácil y en la medida de lo posible, entregamos la tarea sin mucha revisión, con escaso cuidado en el diseño y con ausencia de cualquier tipo de documentación del trabajo realizado, evidentemente, sin pensar que esto nos puede suponer la necesidad de rehacer la tarea en un futuro próximo. Está forma de actuar es la que se resume con la frase «dejar la pelota en el tejado del otro». ¿Has utilizado alguna vez una frase parecida?

En el ámbito personal, al regresar a casa después de un día de trabajo, es más fácil tirarse al sofá a ver nuestra serie favorita que ponerse a leer sobre desarrollo personal, estudiar o practicar una nueva habilidad, o fortalecernos haciendo ejercicio físico.

En estos casos, ir por el camino fácil, significa aplicar la ley de mínimo esfuerzo, pero nosotros sabemos que la realidad esconde un secreto, y es que aquello que tiene un verdadero valor es precisamente lo que nos supone un mayor nivel de esfuerzo. Y por tanto, son las acciones que derivan de tomar el camino fácil las que nos colocan en un estado de «precariedad». No estoy diciendo con esto que no podamos ver una serie, ni que nunca podamos tener tiempo de ocio, lo que digo es que tenemos que mantener un equilibrio y si existe un desequilibrio tiene que ser hacia el camino difícil, ya que es el de crecimiento.

Está claro que estamos cansados de la baja calidad con la que trabajan muchas de las personas que se relacionan con nosotros, y lo que es peor, tenemos que ser conscientes de que probablemente nosotros no somos una excepción, y muchas de las personas con las que nos relacionamos percibirán que nuestro trabajo también es bastante precario.

Generalmente la gente se queja y se excusa en la falta de tiempo, todos querríamos disponer de 30 horas al día para completar todas nuestras tareas, y para mejorar la calidad de las mismas, pero no es cuestión de disponer de más tiempo, es cuestión de gestionar el que tenemos de una forma más eficiente, y de pensar antes de actuar.

En el ámbito laboral, algunas de las razones de este estado de precariedad son la falta de un marco de referencia con mínimos de calidad establecidos, la inexistente definición compartida de lo que se considera un entregable, y el escaso conocimiento de las necesidades de los clientes, en definitiva de la falta de comunicación.

• Falta de un marco de referencia de calidad. Ausencia de referencias. ¿Cuáles son los estándares de calidad? ¿Existen esos estándares? Si existen, ¿Son conocidos y compartidos?
• Falta de definición de entregable. Compartir o pactar con nuestro cliente cual será nuestro entregable. También es importante pactar con nuestro cliente los datos y la información previa que necesitamos.
• Desconocemos a nuestro cliente. Falta de empatía y deficit de capacidad de escucha.  En otras ocasiones, es el propio cliente el que no sabe lo que nos está pidiendo, o simplemente es un eslabón de la cadena de petición que por falta de implicación contribuye a amplificar nuestro desconocimiento del cliente final.
• Deficiencias en la comunicación. No escuchamos lo que nos dicen, escuchamos la traducción simultánea que hacemos de lo que nos están diciendo. En ningún caso estoy hablando de reuniones improductivas, lo que falta es colaboración.

Por lo tanto, la precariedad es un gran problema, y como tal es también una gran oportunidad para todos aquellos que, con constancia y perseverancia, queremos seguir mejorando día tras día.

¿Qué podemos hacer para mejorar?

Como toda buena oportunidad, tenemos que utilizar toda nuestra creatividad para implantar hábitos que nos permitan salir del estado de precariedad. Un buen punto de partida sería aplicar los siguientes consejos:

• No lanzarnos a lo loco a plantear planes de mejora, utilización de nuevas herramientas, organización de grupos de trabajo y comités, o implantación de  metodologías. Todo esto no funciona sin definir objetivos claros, sin tener una visión hacia la cual movernos de forma coordinada, y lo que es más importante, sin la implicación y compromiso de todas las personas de nuestro equipo.
• No lo sabemos todo, ni lo podemos pretender. Necesitamos estar en constante aprendizaje, pero nunca podemos pretender llegar a saberlo todo. Incluso la gente que es experta, al final no sabe tanto como nos podría parecer. Sin embargo, lo que es 100% seguro es que se están esforzando de forma continua en seguir mejorando y aprendiendo.
• Necesitamos invertir tiempo y esfuerzo. Los objetivos no se alcanzan durmiendo, o viendo Netflix, o navegando por la web, y no es que tengamos que reducir nuestro tiempo de sueño, ni eliminar el ocio, pero si que tenemos que ser capaces de priorizar de la mejor forma posible nuestro tiempo. Tenemos que trabajar para nuestros objetivos, no para los objetivos de otros. Este sería el caso de las personas que centran su trabajo en la herramienta de correo. ¿Por qué es un grave error poner el correo en el centro de operaciones de nuestro trabajo?
• Necesitamos que nuestro tiempo sea productivo. Existen dos enemigos principales que reducen nuestra productividad y que trataré en un punto separado. Los enemigos a los que me refiero son el correo electrónico y las reuniones.
• Planificar y actuar. La parálisis por análisis es otro de los principales problemas tanto en el ámbito personal como en el laboral, pero la acción siempre tiene que estar orientada hacia un objetivo, nunca tenemos que actuar por actuar. Planificar es clave en este punto.

Enemigos de la productividad

¿Por qué necesitamos eliminar el máximo número de reuniones?

Es simple, en un alto porcentaje son simplemente una perdida de tiempo. Todos las hemos sufrido en mayor o menor medida y lo sabemos.

La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías en hablar de los problemas que en afrontarlos.

Henry Ford

Reducir al mínimo las reuniones a las que tenemos que asistir, y reducir también si está en nuestra mano, el número de personas que tienen que asistir a una reunión que sea necesaria.

Cuando tenemos que convocar una reunión verificar estos requisitos:

1. Asegurar que la reunión es necesaria, que no existe otra forma más eficiente de tratar la cuestión.
2. Invitar a los participantes estrictamente necesarios.
3. Enviar con antelación la siguiente información:
   • Temas a tratar. No más de 3 si es posible.
   • Lugar, hora y tiempo de duración máxima de la misma.

En el momento de la reunión:

1. Nunca llegar tarde y comenzar a la hora fijada.
2. Seguir los puntos indicados, sin introducir nuevos elementos.
3. Cumplir con el tiempo fijado previamente.

En las 24 horas siguientes a la reunión tendrías que informar a los participantes de:

1. Conclusiones y compromisos alcanzados.
2. Plan de acción acordado y responsables asociados.

Soy consciente que conseguir cumplir todo lo anterior es el camino difícil, lo fácil es saltarnos todas estas reglas y ser precarios con nuestras reuniones. Así pues, aquí también toca esforzarse e intentar alcanzar el ideal.

¿Por qué es nefasto poner la aplicación de correo en el centro de nuestro trabajo ?

Trabajar con la aplicación de correo como centro de operaciones, es trabajar para los objetivos de otros y no para los nuestros. Es en definitiva, seguir el camino fácil, es nuevamente seguir la senda de la precariedad.

Toca nuevamente salir de la zona de confort y esforzarnos para salir de la precariedad, confieso que es muy difícil pasar a un modelo de este tipo, sobretodo cuando estamos en organizaciones en las cuales el trabajo no está orientado a objetivos y existe una cultura de la urgencia.

¿Cómo saber si tu organización es de ese tipo? Sólo tienes que abrir el oido y si es habitual escuchar frases como: «esto es para ayer», «esto lo ha solicitado el CEO y lo quiere ya», en ese caso estamos en una organización con cultura de urgencia.

Un modelo que podemos intentar utilizar para salir de una gestión centrada en el correo sería el siguiente:

1. Mantendremos la aplicación de correo por defecto cerrada y sus notificaciones desactivadas.
2. Seremos nosotros los que conscientemente accederemos a la misma en momentos puntuales y planificados.
3. Gestionaremos el correo en esos momentos planificados del día por un tiempo limitado y durante ese tiempo realizaremos las siguientes acciones:
   • Eliminar los correos que no tenemos que atender.
   • Archivar los que contienen información útil.
   • Actuar si requiere menos de un par de minutos.
   • Delegar si puede hacerlo otra persona del equipo.
   • Planificar una tarea cuando sea necesaria nuestra participación, y requiera invertir tiempo y esfuerzo.
4. Con la aplicación de correo cerrada, invertir un espacio de tiempo al día en las tareas planificadas.

Con este modelo podemos salir de la precariedad que supone ser un trabajador centrado en el correo. Además, dejaremos de trabajar en los objetivos de otros, y pasaremos a trabajar en nuestros propios objetivos.

Esperanza: La precariedad es una oportunidad

Me gustaría terminar con una llamada a la esperanza y al optimismo.

La precariedad es una gran oportunidad para emprender, para implementar acciones de mejora, y para dar el diferencial que nos permite aportar ese valor especial que nos distingue.

La precariedad se tiene que ver como un reto para el crecimiento y para la superación. 

Necesitamos sin duda realizar un análisis de la realidad, necesitamos hablar con nuestros clientes, con nuestro equipo, hacer networking externo e interno, y a partir de ese punto y con una gran humildad ser conscientes de lo mucho que podemos llegar a aportar.

Reducir nuestra propia precariedad es simplemente cuestión de esfuerzo, ese esfuerzo que merece la pena y que nos aporta la satisfacción del deber cumplido. Siempre es un buen momento para aumentar el valor que aportamos a nuestra organización, a nuestra familia, y al mundo en general.

Pequeñas cosas día tras día, se transforman en grandes cambios con el tiempo.

Para finalizar el Mapa Visual prometido:

Muchas gracias y buen día.