¿Cómo organizo mis tareas?

Creo sin temor a equivocarme, que todos hemos sufrido alguna vez la sensación de que al acabar el día de trabajo no hemos conseguido avanzar en ninguno de los proyectos principales que llevamos entre manos. Interrupciones, urgencias y problemas imprevistos entre otros forman parte de un ejercito de obstáculos que nos impiden realizar las tareas que teníamos previstas.

Para complicar más la situación, si nuestra organización no tiene una buena cultura de priorización, y los objetivos estratégicos principales no están perfectamente alineados en todos los ámbitos de la compañía, entonces es prácticamente imposible conseguir cumplir cualquier tipo de planificación a corto, medio o largo plazo.

Estar abiertos al cambio es la clave cuando tenemos que desarrollar nuestro trabajo en este tipo de ambientes, y no tenemos otra opción que aplicar una metodología de trabajo flexible y ágil. Una metodología que nos ayude a saber que hacer y que no hacer en cada momento, ya que esto marcará la diferencia entre un resultado pobre y otro excelente.

Listas de tareas

Es un clásico, pero utilizar listas de tareas es una de las mejores opciones para organizar nuestro trabajo. Sin embargo, tenemos que elegir dentro de nuestras posibilidades el formato y la herramienta que utilizaremos para el mantenimiento de estás listas.

Si queremos que nuestra metodología sea ágil y flexible tendremos que utilizar un sistema que cumpla con los siguientes requerimientos:

• Tiene que ser sencilla de mantener, su mantenimiento no nos tiene que ocupar mucho tiempo. Es decir, no tiene que ser una tarea en la que tengamos que invertir mucho tiempo.
• Tenemos que poder añadir nuevas tareas y actualizar las existentes en cualquier momento y lugar.
• Tenemos que poder mantener más de una lista de tareas.
• Tenemos que poder en un momento determinado traspasar tareas de una lista a otra.
• Tenemos que poder colaborar con nuestros equipos de trabajo. Tiene que permitir compartir y delegar.

Al principio fue el papel

Con los requerimientos indicados anteriormente se hace difícil que podamos mantener nuestras listas en un cuaderno o en una agenda que no sea digital. Durante muchos años utilice un sistema de tareas basado en una agenda física, en esta trabajaba los diferentes niveles de planificación a largo, medio y corto plazo. El sistema tenía plantillas especiales para trabajar objetivos a largo plazo y otras para la planificación mensual, semanal y diaria.

Visto en perspectiva este sistema fallaba principalmente en el primero de los requerimientos indicados anteriormente, me consumía una gran cantidad de tiempo. Sin embargo, pasar por la utilización de este sistema me ayudo a crear el hábito de la planificación, y con más o menos éxito me ayudo a consolidarlo para siempre. Continuamente cambiaba de plantillas y de formatos pero mantenía el formato en papel, y fue cuando compre mi primer iPad, hace 5 años, el momento en el cual di el salto al formato digital. Reconozco que me costo un tiempo abandonar el papel ya que como bien sabemos todo cambio tiene una resistencia. No podemos olvidar que el uso del papel también tiene sus ventajas que necesitamos aprender a realizar de otra forma, esto forma parte de la resistencia al cambio.

La ventaja principal de mantener tus listas de tareas manuscritas es que son parte de ti, arrastran en cierta forma una parte de nosotros mismos y el compromiso con ellas es mucho más fuerte. Además, el propio proceso de escritura es en si mismo una conexión entre nuestra mente y nuestro cuerpo que refuerza nuestro mapa mental de contexto general. También un sistema manual permite añadir mucha más creatividad a nuestras listas, y si además nos gusta el dibujo y el Visual Thinking mantenerlas es más un placer que un trabajo.

Creo que es necesario pasar por esta fase para poder crear el hábito de la planificación y para consolidar mentalmente lo que significa. Crear un Compromiso con nuestra planificación.

En cualquier caso, al pasar al formato digital no significa que se abandone el formato en papel, este en realidad queda en un plano más estratégico y que aporta mucho más valor.

La revolución digital

Aplicaciones de listas de tareas existen muchas y puedo decir que he probado muchas de ellas, sin embargo la que más me gusta es Wunderlist, tiene todo lo necesario, está perfectamente estructurada y cumple con todos los requerimientos indicados.

El mantenimiento es más o menos sencillo y lo podemos realizar desde cualquier dispositivo, ya sea escritorio, tableta o móvil. Además, los datos están guardados en la nube por lo que los tenemos disponibles desde cualquier ubicación.

Creo que la incorporación de la flexibilidad al mantenimiento de las tareas es la clave principal de esta fase por la que aconsejo pasar. Otra de las ventajas es la posibilidad de incorporación de enlaces, elementos multimedia y todo lo que permite la tecnología actual.

Incorporación de metodologías Agile

En este punto podemos aplicar metodologías como GTD que nos ayudan a estructurar, mantener y actualizar nuestras listas de tareas. Sin embargo, si no somos cuidadosos podemos llegar a un punto en el cual nuestras listas sean difíciles de mantener, ya que el universo siempre juega en nuestra contra. Este no es un pensamiento pesimista, es simplemente la segunda ley de la termodinámica que como todos sabemos dice que la entropía y el caos siempre están en aumento. 

La cantidad de entropía del universo tiende a incrementarse en el tiempo.

Las metodologías ágiles pueden ayudarnos a disminuir la complejidad de nuestro sistema de listas. En particular en estos momentos estoy utilizando KANBAN, y en particular la aplicación KanbanFlow.

Simplificar el mantenimiento y disponer de una visualización más natural del proceso de trabajo me está permitiendo ser más efectivo en mi trabajo dedicando un menor tiempo a la gestión. Además, añade de una forma natural la estrategia para maximizar el valor aportado a nuestros clientes, ya sean internos, externos o incluso para nuestros propios objetivos y metas.

Mi estado del arte

En resumen, y por si a alguien le es útil mi experiencia, las fases por las que he pasado hasta hoy son las siguientes:

1. Sistema manual de listas de tareas. Concienciación de la necesidad.
2. Adopción de una metodología y creación del hábito.
3. Flexibilidad en la gestión gracias a la incorporación de herramientas digitales.
4. Lucha contra ta entropía y simplificación utilizando Agile. Maximizar el valor aportado.

Continuara…

Muchas gracias y buen día,