El uso de metodologías ágiles no garantiza que el resultado de nuestro trabajo sea siempre exitoso. Sin embargo, implementan mecanismos para que cuando «no ganamos«, aprendamos de la experiencia y el equipo inicie acciones de mejora.
Uno de esos mecanismos es la reunión retrospectiva que aunque generalmente se realiza al finalizar un sprint, también puede realizarse siempre que el equipo lo considere necesario.
Ahora bien, ¿Por qué no conseguimos finalizar con éxito un Sprint?
Experiencia de nuestro equipo
Este viernes pasado finalizamos el último Sprint planificado. El resultado fue de un 74% de cumplimiento acompañado lógicamente por una disminución de la velocidad. Lo cierto es que ya teníamos claro desde los últimos días del sprint que el resultado sería este, ya que el Burndown nos lo estaba indicando claramente.
El Burndown tiene el poder de mostrar al equipo de forma clara cuando nos estamos alejando del cumplimiento y de indicar que algo no está funcionando tal y como habíamos planificado.
De las 40 tareas planificadas en el Sprint, 33 estaban finalizadas, 3 en proceso y 4 no iniciadas. Así pues, más de un 82% de las tareas estaban entregadas. Además, todas las tareas urgentes y con fecha límite de entrega estaban finalizadas lo que indica que los principales compromisos se habían cumplido.
Resultado de nuestro último Sprint
Sin embargo, la hora de aprender había llegado y está muy claro que algo mal se había realizado.
¿Cuáles fueron las razones principales que identificamos en la retrospectiva?
- Errores en la planificación inicial.
- Errores en las estimaciones de las tareas.
Errores en la planificación
Está claro que los errores de planificación se pagan caros y que influyen directamente en el resultado del sprint planificado. Hemos de tener muy claro que es lo que tenemos que hacer en los casos de detección de este tipo de errores y hemos de ser capaces de solucionarlos a lo largo del sprint. No podemos esperar al final del sprint para certificar el error cometido.
Por ejemplo, la identificación de una tarea necesaria y no planificada inicialmente tiene que implicar su inclusión en el sprint retirando al mismo tiempo otras tareas de menor valor para el siguiente sprint. Si este retraso en la tareas influye en los compromisos pactados con nuestros clientes tendremos que comunicar el retraso para evitar problemas de perdida de confianza.
La comunicación con nuestros clientes tiene que ser fluida y especialmente cuando existen problemas de cumplimiento. Comunicar a nuestros clientes un incumplimiento con suficiente antelación evita la perdida de confianza.
Errores en las estimaciones
Es muy importante la estimación suficientemente aproximada del esfuerzo necesario en cada una de las tareas. Estos errores implican desfases que difícilmente son recuperables. El problema es mayor si las tareas con mala estimación son urgentes o tienen una fecha de entrega límite fijada.
Importancia de un buen inicio
Está claro por tanto que el inicio del sprint es clave para conseguir alcanzar un resultado optimo del mismo, y existen tres tareas a las que hemos de prestar especial atención.
- Realizar un plan de comunicación adecuado con nuestros clientes. Identificando las tareas que más valor tienen para ellos y por lo tanto centrarnos principalmente en estas.
- Incluir en nuestra planificación todas las peticiones con mayor valor y aquellas que tiene una fecha límite o se consideran urgentes por la organización.
- Revisar con cuidado las estimaciones de cada una de las tareas incluidas en la planificación.
Nota final
Quizás no podamos garantizar un éxito seguro, pero el aprendizaje está garantizado.
Don't Give up! 