Herramientas para Reuniones Virtuales

Las reuniones virtuales se han convertido en la forma más segura de colaboración en las condiciones actuales de pandemia y limitación de contacto físico. Zoom, Teams, Google Meet son entre otras las plataformas digitales que dan soporte a estas reuniones virtuales. Y la mala noticia es que estas plataformas digitales también son proclives a fomentar la programación de reuniones ineficientes e ineficaces.

Curiosamente, y esto es opinión personal, antes de la pandemia existía una corriente cada vez más profunda en contra de las reuniones ineficaces, y creo que estábamos en el buen camino hacia la reducción de las mismas. Con la llegada de la pandemia mi impresión es que hemos dado un paso atrás y volvemos al mal uso e incluso al abuso de reuniones improductivas disfrazadas de ese halo de “transformación digital”.

Así pues, os planteo la siguiente pregunta, ¿sabes sacar el mejor partido a estás herramientas de comunicación y colaboración?

Estas ideas están extraídas de una excelente reunión en Zoom, precisamente de sobre el tema de las Reuniones Virtuales, y dirigida por Miriam Moreno Bellido (Marianchange.com)

Mirianchange.com

Pues bien, aunque cada plataforma tiene sus características particulares, todas ellas por sí mismas o en combinación con otras aplicaciones nos ofrecen tres funcionalidades que considero claves para alcanzar un alto grado de colaboración.

Estás tres funcionalidades son:

  • Dividir en grupos
  • Gestión de Preguntas
  • Espacio de Colaboración

Veamos estas tres funcionalidades con un poco más de detalle. Tres funcionalidades que por ejemplo la herramienta Zoom trae de serie, lo cual en mi opinión la convierte en la herramienta mejor preparada realizar reuniones virtuales.

Herramientas – Reuniones Virtuales

Dividir en grupos

Cuando celebramos reuniones con una gran cantidad de asistentes y necesitamos generar ideas. Es una buena opción dejar que los asistentes conversen en pequeños grupos para posteriormente pasar a compartir lo generado en cada uno de los grupos.

Esto da la oportunidad de que todo el mundo tenga la oportunidad de aportar sus ideas, evita que existan personas que no aporten a la reunión, y elimina el ruido de la discusión cuando existen demasiadas personas en la reunión.

Gestión de preguntas

Necesitamos que exista un canal de comunicación paralelo a la reunión en el que se puedan recoger y gestionar las preguntas de los asistentes a lo largo de la reunión de forma que:

  • Las preguntas no interrumpan el desarrollo de la reunión.
  • No queden preguntas sin respuesta.

Las plataformas lo resuelven añadiendo un chat en el cual los asistentes van introduciendo sus preguntas o consideraciones. Este chat es gestionado por una persona que ayuda al o a los oradores / presentadores / anfitriones de la reunión. Esta persona será la encargada de dar respuesta o introducir la pregunta en la reunión.

Espacio de colaboración

Necesitamos también un espacio para compartir información en directo. Con Teams compartir archivos es muy sencillo, y también podemos usar Planner de Office365, ambas son buenas opción.

En Zoom, existen las funcionalidades de Marcación, y existe la posibilidad de compartir una pizarra de colaboración.

Otra opción es utilizar herramientas adicionales como Google Drive, Trello, Mural.ly, que permiten a los usuarios trabajar sobre un mismo documento y por lo tanto trabajar colaborativamente.

En resumen

Las reuniones virtuales en mi opinión son una magnífica herramienta para seguir manteniendo el contacto y para colaborar de forma dinámica y eficiente. Ahora bien, también podemos volver a caer en el abuso y en la mala utilización de las reuniones.

Me gustaría conocer tu opinión, deja un mensaje que continuaremos la conversación.

Muchas gracias.

Controla tus Redes Sociales

Las redes sociales son una tecnología increíble, nunca antes en la historia ha existido una forma de interconectar a todo el mundo de una forma inmediata. No sólo eso, cada una de las personas conectadas es capaz de exponer sus propias ideas en las mismas condiciones que las grandes corporaciones.

Particularmente las considero útiles para extender nuestros mensajes, los contenidos de nuestros blogs, y para extender nuestras pequeñas o grandes comunidades en torno a diferentes temas.

Sin embargo, también existe un lado oscuro.

Tú decides – RRSS

El lado oscuro

En un inicio las redes jugaban a un juego infinito en el que perseguían grandes valores y visiones.

Ofrecer comunicaciones más privadas, personalizadas, seguras y que funcionen a través de Instagram, WhatsApp y Messenger.

Visión de Facebook

Nuestra visión es unir a la empresa y la comunidad en una fuerza para hacer el bien.

Visión de Twitter

Conectar globalmente a los profesionales para que puedan lograr una mayor productividad en su trabajo y logren un mayor éxito en su carrera

Visión de LinkedIn

Sin embargo, existen voces bastante cualificadas que nos alertan de un cambio en el juego de estas grandes tecnológicas. Al parecer estas compañías podrían estar cambiando su juego infinito por un juego finito en el que priman más los intereses económicos y la presión de los inversores que el cumplimiento de sus visiones iniciales.

Os aconsejo leer el libro de Simon SinekEl juego infinito”, simplificando mucho, un juego infinito valora sobre todo mejorar la vida de las personas en el sentido de la visión declarada. En el juego finito priman los beneficios económicos a corto plazo.

Voces como el documental “El dilema de las redes sociales” o Jaron Lanier y su libro “Diez razones para borrar tus redes sociales” nos muestran el lado oscuro y como las RRSS utilizan las bases de la psicología conductista para manipularnos y transformarnos en adictos a ellas, y con el único objetivo de aumentar sus beneficios económicos gracias a la publicidad a la que nos exponen.

En esencia, utilizan inteligencia artificial y algoritmos con el objetivo de mantenernos enganchados a nuestras pantallas, y esta es la razón por lo que muchos abogan por cerrar sus redes y dejar de estar expuestos a esa manipulación global.

Por el momento, mi postura no es tan radical como para abandonar mis RRSS. Creo que si quieres mejorar algo debes de implicarte y tratar hacerlo desde dentro. Pienso, que cuantas más personas las utilicen de forma ética, aportando valor y contenidos interesantes mejor será la calidad de las mismas.

Ahora bien, para utilizarlas de una forma adecuada debemos de tomar precauciones y en el caso de menores aplicar restricciones a su utilización.

¿Podemos controlar nuestras redes?

¿Qué ocurriría si en lugar de dejarnos manipular utilizamos la potencia de las redes y pasamos a tomar el control de las mismas? ¿Por qué no aprovechar sus beneficios minimizando el poder oscuro que las dirigen desde dentro?

Creo que esto es posible en buena medida controlando los siguientes parámetros:

  • Cuándo las usamos
  • Cuánto las usamos
  • Para qué las usamos
  • Cómo las usamos

Veamos en detalle cada uno de ellos. Comenzaremos con el Cuándo y el Cuánto.

Tú decides – RRSS cuándo y cuánto

Cuándo las usamos

Controlar cuándo las utilizamos es el primer paso, debemos de evitar a toda costa estar constante enganchados a ellas. Para conseguir esto tienes que hacer dos cosas básicas:

  • Establecer franjas horarias en las que puedes usarlas y franjas en las que directamente las evitarás a toda costa.
  • Eliminar todas las notificaciones de tus dispositivos. Esto evitará la tentación de ir a la correspondiente RRSS a ver qué es lo que se ha publicado. Yo decido cuándo entro en una RRSS.

En un dispositivo iOS, el propio sistema dentro de Ajustes nos da herramientas que nos ayudan a gestionar estos parámetros de forma automática.

iOS eliminar notificaciones

Cuánto las usamos

Además de establecer las franjas horarias, también podemos establecer límites de tiempo de uso de las diferentes RRSS. Y en este caso la tecnología de nuestros dispositivos también nos ayuda a automatizar esta tarea.

En dispositivos iOS también podemos ir a Ajustes y configurar el sistema para que nos bloqué el acceso automáticamente.

iOS poner límites al uso de Redes Sociales

Para Qué las usamos

Una vez estamos dentro deberíamos plantearnos un objetivo de la visita.

  • Buscar información
  • Ver las últimas noticias
  • Saludar a amigos
  • Publicar contenidos
  • Dar feedback a otra personas de interés

Deberíamos de evitar el conectarnos para perder o matar el tiempo. Evitáremos quedarnos tirando del timeline sin fin, o saltar de un contenido a otro sin sentido aparente.

Sigue a las personas que ofrecen contenido de interés, y amigos, pero evita a desconocidos o recomendaciones que vengan de fuentes indeterminadas.

Tú decides – RRSS qué

Cómo las usamos

No te cierres a nuevas y variadas ideas, y siempre contrasta la información con fuentes fiables. No caigas en el error de los extremos, trata de ver siempre diferentes perspectivas y mantén una mente abierta y libre de prejuicios.

Tú decides – RRSS cómo

Reflexión final

Las RRSS son herramientas muy potentes, y como tales, hemos de saber manejarlas evitando que sean ellas las que nos manejen a nosotros a través de algoritmos de inteligencia artificial.

Me encantaría conocer tu opinión, déjame un mensaje y cuéntamelo.

Muchas gracias

¿Tareas Pendientes?

¿Cuál crees que es el mayor origen del estrés que acumulamos?

Creo que cada uno de nosotros tiene diferentes orígenes para su estrés, en algunos casos son las condiciones económicas, en otros el ambiente de trabajo, para otros es un ambiente familiar poco estable, en definitiva cada uno somos un mundo.

Sin embargo, existe un origen del estrés que es común a todos nosotros y ese no es otro que las tareas inacabadas o pendientes de terminar que vamos acumulando.

¿Por qué dejamos tareas pendientes o inacabadas?

Procrastinamos, simplemente dejamos tareas sin terminar o pendientes ya que no nos sentimos suficientemente motivados a terminarlas, o claramente nos desagradan. Es decir, podría tratarse de un mecanismo de defensa, ya que inconscientemente estamos apartándonos de un dolor inmediato.

Ahora bien, esa procrastinación de tareas trae consigo un incremento de estrés que a medio plazo puede derivar en problemas de salud. Por desgracia, el inconsciente no es capaz de anticipar el dolor que sentiremos en el futuro y que no es otro que el que nos ocasionará el estrés.

Tareas pendientes- Estrés

¡Terminad las tareas pendientes!

¿Sigues algún método de organización personal, GTD, ZTD, CAR, quizás una agenda personal?

¿Tienes tareas pendientes? ¿Tienes claro cuáles son?

No te aconsejaré un método en particular, simplemente quiero aconsejarte que realices tres simples acciones para liberar estrés de tu vida. Después puedes decidir si necesitas un método o no.

Los pasos que te aconsejo son los siguientes:

  1. Haz una lista de las tareas pendientes o inacabadas que tienes en este momento. No importa el ámbito de las mismas, familia, trabajo, salud, lo importante es recoger todas en una única lista.
  2. Identifica las tres tareas más importantes de la lista.
  3. Planifica esas tareas y céntrate únicamente en ellas hasta que estén finalizadas. Olvídate por el momento del resto de tareas de la lista.
  4. Repite el proceso cuando finalices las tres tareas.

Es una tarea desagradable…

Lo sé, tener la tarea en una lista no la hace más agradable, pero quiero que pienses en los beneficios que te traerá eliminarla de las tareas pendientes.

Te indico tres acciones que te ayudan a abordarla:

  • ¿Es una tarea demasiado grande? Si lo es, parte la tarea en subtareas y comienza a realizar la primera de ellas.
  • Oblígate a trabajar en la tarea o subtarea por diez minutos, eso te ayudará a romper la inercia que te lleva a procrastinar. Después de esos primeros diez minutos será más sencillo continuar.
  • Elimina las distracciones e interrupciones que estén en tu mano. Desactiva las notificaciones de cualquier tipo, no contestes al teléfono, ya devolverás la llamada perdida más tarde.

Cuando termines una tarea prémiate, tomate un snack, un café, un buen vaso de agua.

Un punto importante, programa descansos para mantenerte fresco. Procura descansar 10 minutos por cada hora de trabajo.

Añade un plus …

Antes de acostarte dedica cinco minutos a pensar en las tareas que has conseguido finalizar y siente cómo ha disminuido tu estrés.

¿Qué opinas? ¿Sigues un método de organización personal o dejas que el estrés te acompañe como una sombra a todas partes?

Muchas gracias

Desarrolla la destreza y el conocimiento le seguirá.

En mi opinión, el aprendizaje tiene que centrarse en el desarrollo de las destrezas y a través de ellas adquirir los conocimientos. Por desgracia, en el sistema tradicional de enseñanza va primero el conocimiento y si queda tiempo …

Esos puntos suspensivos quieren decir que por lo general la enseñanza tradicional se queda en una enseñanza de conocimientos sin una aplicación real de los mismos.

En mi opinión lo ideal sería cambiar el objetivo de la enseñanza a adquirir las destrezas y no conocimientos.

Objetivo la destreza

¿Cómo se adquiere una destreza?

La mejor forma de hacerlo es ampliando la Zona de Confort paso a paso. Es decir, poco a poco y de forma que nos permita ir adquiriendo la destreza sin llegar a desmotivarnos por la dificultad de la misma.

Aprendizaje. Ampliando poco a poco la zona de confort

Lo que sí que vamos a intentar es realizar muchas repeticiones para asentar cada uno de los pasos de una forma consistente. Es decir, que ampliemos la zona de confort sin pasos en falso.

El objetivo de estos pequeños pasos es ir creando nuevas representaciones mentales que nos facilitarán progresivamente la ejecución de la nueva destreza.

¿Cómo son cada uno de esos pasos?

Cada paso estará constituido como decimos por repeticiones y cada una de ellas será un nuevo intento. Un nuevo intento que a su vez es un ciclo rápido de aprendizaje en el que el feedback es inmediato y directo.

Tradicionalmente, la enseñanza se basa en enseñar unos conocimientos y dar unas tareas para casa en las que el alumno intentará desarrollar los ejercicios que serán resueltos en la siguiente clase, eso con suerte.

Sin embargo, creo que si obtenemos una rápida respuesta a nuestro intento, entonces tendremos la oportunidad de recibir un feedback directo y la posibilidad de volver a realizar un nuevo intento. De esta forma, con unos pocos ciclos conseguiremos generar una representación mental consistente que sin duda nos permitirá dar un nuevo paso de ampliación de nuestra zona de Confort.

Destreza. El ciclo rápido de aprendizaje

De esta forma el conocimiento se adquirirá a través de la propia práctica.

¿Cuál es tu opinión?

¿Crees que es mejor enseñar destrezas o conocimientos? ¿Crees que es mejor aprender en base a la práctica o en base a la teoría?

Me encantaría saber tu opinión. Si te animas déjame un comentario.

Muchas gracias

Tus 3 mentores

¿Sabes cuáles son los tres mentores que tienes que consultar para alcanzar tus objetivos?

Pues en este pequeño Post te lo voy a contar.

¿Quienes son los tres mentores?

Cuando te plantees un proyecto recuerda consultar a estos tres mentores en el mismo orden en el que te los voy a presentar:

  1. El Soñador
  2. El Realista
  3. El Crítico
Tus tres mentores

El soñador

Pide consejo y ayuda al Soñador. Pon tu imaginación a funcionar, y visualiza tu proyecto alcanzado con el máximo éxito.

No escatimes, sueña a lo grande. No permitas que nada limite tu sueño, y deja a un lado cualquier tipo de creencia limitante.

El realista

Una vez tengas tu sueño perfectamente claro es el momento de pedir consejo al Realista. El nos ayudará a poner en tierra nuestro proyecto y nos ayudará a crear un plan de acción.

La planificación y los compromisos son la clave. Planifica hasta el último detalle e inicia la acción inmediatamente.

El crítico

Finalmente deberás visitar al crítico con el objetivo de mejorar tu plan de acción. El crítico nos ayudará a buscar los obstáculos y los impedimentos que podrían dificultarnos alcanzar el éxito. Utiliza sus consejos para corregir tu plan de acción si es necesario.

¿Dónde se encuentran estos mentores?

Lo mejor de todo es que estos mentores se encuentran dentro de ti, tu tienes todas las herramientas para alcanzar el éxito en cada uno de tus sueños. Piensa ordenadamente y conseguirás alcazar cada uno de los sueños que te propongas hacer realidad.

¿Cuál es el próximo sueño que vas a llevar a la realidad?

Recuerda consultar a tus mentores, y recuerda dejar un comentario con el que podamos seguir manteniendo la conversación.

Resumen en vídeo

Los tres mentores

Muchas gracias