En mi anterior Post «La Slide perfecta» os proponía un reto que consistía en tratar de optimizar dos Slides de dos Presentaciones seleccionadas en la plataforma SlideShare.

Durante este mes de agosto mi objetivo es añadir a mi blog dos nuevas entradas en las que explique los pdf que os habría remitido en el caso de solicitármelo en el momento de la publicación.

Esta es la primera de las entradas y por lo tanto, en ella os voy a explicar la forma en la que se podría optimizar el primero de los ejemplos.

Al final el resultado será el que podéis ver en la siguiente imagen en la que se compara la Slide inicial con el resultado final:

¡Comencemos! Slide 1

El título de la misma es: El futuro de office 365 en 2019 y 2020: la innovación

Se trata de una presentación orientada a presentar la evolución de las herramientas de Office 365 durante los años 2019 y 2020. La temática es por tanto productos de Software y los ponentes han elegido como elemento de apoyo motivos e imágenes de la película “Regreso al Futuro”

La presentación es de junio de 2019 y la Slide que he seleccionado es la siguiente:

Proceso a seguir

El proceso de creación de una presentación es el contrario al que vamos a realizar aquí ya que ir al PowerPoint sería el último de los pasos.

En este caso comenzaremos por una Slide y el objetivo sería tratar de optimizarla para que cumpla lo mejor posible con el objetivo de la misma. Así pues, los pasos a seguir serán los siguientes:

Identificar el objetivo (la idea o ideas principales a transmitir) en la Slide.

Simplificar su contenido orientándolo al objetivo.

Reorganizar los elementos que refuerzan el objetivo.

1.-Identificar el objetivo

El primer paso para simplificar una Slide es identificar el objetivo o la idea principal. Si identificamos más de una idea principal, quizás lo mejor sería dividir la Slide en varias Slides que a su vez contuvieran cada una de ellas una de las ideas.

En este caso, el objetivo original de la Slide es presentar el producto «Microsoft Whiteboard» y mostrar sus principales características.

Ahora bien, cuando presentamos un producto y lo dirigimos a nuestros usuario, no son tan importantes las características como los beneficios que los usuarios puedan obtener del producto. Es decir, el objetivo principal debería ser presentar el producto «Microsoft Whiteboard» y mostrar sus principales beneficios para los usuarios.

Volveremos sobre este concepto en el siguiente paso y lo aplicaremos para simplificar el contenido de la Slide.

2.- Simplificar el contenido

En este punto del proceso vamos a partir de dos supuestos que nos ayudarán a determinar si los contenidos de la Slide son adecuados o no:

La Slide está dirigida a ser parte de una presentación y no parte de un documento. Si ese fuera el caso, estaríamos hablando de un documento completamente diferente.

La Slide será tan sólo un apoyo a nuestra historia, nunca será la protagonista de la misma. Es decir, no tiene que competir en contenido con lo que nosotros tenemos que contar.

Adicionalmente, tendremos en consideración el principio de carga cognitiva, por el cuál los humanos tienen una limitación en el número de elementos a procesar y que están limitados a 4 (+/- 1). Esto no lleva a eliminar de nuestras Slides todo aquello que no aporte valor y que únicamente nos consuma carga cognitiva. Este es un principio que apoya la idea de que menos es más.

Veamos cuantos elementos compiten por atención en esta Slide

2.1 Empecemos eliminando el contenido que no aporta

Tal y como indicó en la imagen anterior, debemos eliminar los elementos del pie y los elementos decorativos que no aportan valor y que únicamente aumentan la carga cognitiva.

2.2 Aplicar la regla del tres

Adicionalmente, para este caso, aplicaremos la regla del tres a la lista de características, que a su vez transformaremos en una lista de los beneficios principales. El resto de contenido será simplemente parte de la historia con la que deberemos narrar esta Slide.

Los tres beneficios identificados para los usuarios son:

• Colaboración
• Integración
• Compatibilidad

Tras este paso la Slide tendría este aspecto, y aún tenemos que aplicar el último paso según las indicaciones de la siguiente imagen.

3. Reorganizar los elementos que aportan valor

En este punto tenemos que terminar de organizar los elementos que nos quedan, y como se puede observar existen ciertos errores que podríamos corregir:

• Las imágenes no tienen buena calidad y aportan poco valor.
• Sigue existiendo carga cognitiva innecesaria.

Para arreglar estos errores se pueden aplicar las siguientes modificaciones:

• Eliminación de una de las imágenes.
• Uso de la imagen con la persona dirigiendo su mirada a los beneficios.
• Ampliación del tamaño de la imagen y mejorar el equilibrio de la Slide.

El resultado tendría aproximadamente el siguiente aspecto.

Si nos llevamos todas estas ideas a PowerPoint el resultado final será el siguiente.

¿Qué te parece el resultado final? ¿Cuál es tú opinión?

Si te animas añade un comentario a esta entrada y te estaré muy agradecido.

Recurso adicional

Para terminar, voy a dejarte el enlace al pdf de la optimización de la Slide para que puedas ver de forma simplificada los pasos que he ido explicando en esta entrada.

paperslide1-jrgsanta20190728.pdf