Gestiona tu tiempo

7 febrero, 2023 / / No hay comentarios

¿Las horas del día no te dan para hacer todo lo que te gustaría? ¿Tienes la sensación de ir como pollo sin cabeza? Si no estás muy contento con las respuestas y quieres mejorar el resultado de tus días sigue leyendo.

Club Lectura Sesión ToastMasters 08/02/2023

Este post es un resumen del artículo de la revista de ToastMasters Internacional de enero de 2023 a cargo de Laura Amann.

Seguidamente os dejo el enlace para que podáis descargar el artículo del Club de Lectura de la sesión número 6.

Consejos para la gestión del tiempo.Descarga

¿Qué tal llevas la gestión de tu tiempo?

¿Por qué hay personas que con las mismas 24 horas consiguen realizar un montón de proyectos y tú estás estancado? La clave es gestionar bien nuestro tiempo, no es ningún secreto, y Laura Amann nos da una serie de ideas para mejorar nuestra situación.

Gráficamente os muestro los cuatro puntos que personalmente considero más relevantes.

Para mi estas son las 4 claves principales para la gestión del tiempo, una de ellas nos permite extraer información ℹ️ de nosotros mismos y nuestros hábitos, y las otras tres nos dan el poder de controlar el tiempo en base a nuestra energía, centrándonos en las tareas más relevantes.

Averiguar dónde estás…

Lo primero 🥇 que necesitas hacer es saber dónde estás. Si realmente no sabes dónde estás invirtiendo tu tiempo, nunca serás capaz de mejorar tu situación. Así pues, lo primero que necesitas hacer es una auditoría de tu tiempo.

Auditándote tu tiempo ⏱️

Es sencillo aunque requiere de disciplina y consciencia, crea una hoja Excel o utiliza un sketchbook y anota durante una semana completa en que inviertes tu tiempo ⏱️. No te dejes nada, se sincero y durante esta semana no trates de cambiar tus hábitos normales.

Con la información de esta semana podrás realizar un completo análisis 🧐 y sacar conclusiones que si después corriges de forma comprometida te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo. Creo que no tengo que darte más explicaciones, y si realizas bien el ejercicio las conclusiones te saltarán claramente a la vista.

Los tres consejos principales

Una vez tienes claro dónde estás y en que estás invirtiendo tu tiempo ⏱️ ya tienes la información necesaria para cambiar ciertos hábitos. Y para lo anterior los mejores consejos que puedes seguir son los siguientes.

  • Filtra tus tareas: Siempre que te planifiques o ya tengas previsto iniciar una tarea pásala por el Filtro del gráfico Importante / Urgente y trata de realizar la acción que te indique el resultado:
    • Importante y Urgente: Hacer. Son nuestras principales tareas.
    • Importante y No urgente: Decidir, o planificar a corto plazo.
    • No importante y Urgente: Intenta Delegar la tarea en otra persona o si puedes automatiza un sistema.
    • Ni importante , ni urgente: Elimina la tarea sin piedad.
  • Identifica tu hora de energía: todos tenemos un momento del día en el que tenemos más energía y en el que las tareas las realizamos de una forma más eficiente. Identifícala en tu auditoria y crea un ritual en torno a ella. Es el momento principal en el que sí o sí te centrarás en tus tareas Importantes y Urgentes en primer lugar.
  • Utiliza un pomodoro 🍅 : Traducido, trabaja por bloques. Realiza tus tareas alternando trabajo intenso con descanso, eso te permitirá mantener tus niveles de energía durante mucho más tiempo. Por ejemplo, trabaja un bloque de 25 minutos y luego descansa durante 5 minutos, y después repite este proceso las veces que necesites. Ajusta tus períodos de trabajo y descanso, pero evita quemarte, y si trabajas sentado en los minutos de descanso levántate y anda.

En fin, tener la sensación de controlar el tiempo en lugar de que el tiempo te controle a ti es fantástica, sigue alguno de los consejos o estrategias de Laura Amann y verás como por lo menos mejorará tu situación.

¿Cuáles crees tú que son las claves de la gestión del tiempo? ¿Déjame tu opinión me encantaría saber que piensas al respecto?

Muchas gracias por estar ahí.

La Ley de Parkinson

27 diciembre, 2022 / / No hay comentarios

De esta Ley no nos escapamos ninguno 😱, y es que está relacionada con otro de los grandes males de nuestros días la procrastinación.

Fue enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, pero hoy sigue tan vigente o más que cuando la enunció. Apareció por primera vez en un artículo satírico en The Economist y creo que dio en el clavo en base a su experiencia en el terreno burocrático.

Ahora bien, aunque no nos consideremos unos burócratas quien esté libre de sus consecuencias que tire la primera piedra…

  • “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que disponemos para su realización” ¿Quién no ha sufrido esta Ley con toda su fuerza? Aquí es donde entra de lleno la procrastinación y es que cuando nuestras fechas límite están lejanas o incluso difusas, la finalización del trabajo nunca llega, por muy diversas razones, aunque generalmente suele ser que encontramos algo mejor que hacer, no siempre productivo, ¿verdad?
  • “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos” Este es muy duro pero es completamente cierto, y es que cuando disponemos de más recursos siempre nos las arreglamos para aumentar nuestro gasto hasta ese límite. Que difícil es ahorrar.
  • En informática también aplica, y lo sufrimos en nuestros discos duros y en nuestros dispositivos. Y es que aunque nos cambiemos a un dispositivo de mayor capacidad, siempre volvemos a llenar el espacio disponible. ¿No es increíble?
Ley de Parkinson @jrgsanta 2022
Ley de Parkinson @jrgsanta 2022

Existe otra Ley fundamental de Parkinson que también sufrimos muy a menudo es la llamada Ley de la Trivialidad, y esta la podemos encontrar en muchas de nuestras empresas y dice así: “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia” y aunque parezca increíble lo sufrimos en multitud de ocasiones.

En fin, que esta Ley es para reflexionar 💭 un buen rato, ya que si queremos mejorar nuestra productividad, y mejorar nuestra calidad de vida deberías de comenzar a seguir alguno de estos consejos:

  • Da a las cosas la importancia que tienen, y no dediques más tiempo del necesario.
  • No guardes basura informática, a la larga solo sirve para no encontrar lo que nos es útil. En cualquier caso, crea un buen sistema de organización y no guardés absolutamente todo, el por si acaso, generalmente se traduce en que nunca volverás a utilizarlo.
  • Utiliza un sistema automático para ahorrar una cantidad de tus ingresos y evitar que los gastos se expandan al límite.
  • Crea fechas límite para tus proyectos, e incluye hitos intermedios. Comprométete con esos plazos y evita la procrastinación. Intenta terminar siempre antes de tiempo, eso te dará paz mental, créeme.

Cuéntame de ti, ¿has sufrido o sufres la Ley de Parkinson en alguna de sus formas?

Muchas gracias.

¿Tareas Pendientes?

27 septiembre, 2020 / / 2 comentarios

¿Cuál crees que es el mayor origen del estrés que acumulamos?

Creo que cada uno de nosotros tiene diferentes orígenes para su estrés, en algunos casos son las condiciones económicas, en otros el ambiente de trabajo, para otros es un ambiente familiar poco estable, en definitiva cada uno somos un mundo.

Sin embargo, existe un origen del estrés que es común a todos nosotros y ese no es otro que las tareas inacabadas o pendientes de terminar que vamos acumulando.

¿Por qué dejamos tareas pendientes o inacabadas?

Procrastinamos, simplemente dejamos tareas sin terminar o pendientes ya que no nos sentimos suficientemente motivados a terminarlas, o claramente nos desagradan. Es decir, podría tratarse de un mecanismo de defensa, ya que inconscientemente estamos apartándonos de un dolor inmediato.

Ahora bien, esa procrastinación de tareas trae consigo un incremento de estrés que a medio plazo puede derivar en problemas de salud. Por desgracia, el inconsciente no es capaz de anticipar el dolor que sentiremos en el futuro y que no es otro que el que nos ocasionará el estrés.

Tareas pendientes- Estrés

¡Terminad las tareas pendientes!

¿Sigues algún método de organización personal, GTD, ZTD, CAR, quizás una agenda personal?

¿Tienes tareas pendientes? ¿Tienes claro cuáles son?

No te aconsejaré un método en particular, simplemente quiero aconsejarte que realices tres simples acciones para liberar estrés de tu vida. Después puedes decidir si necesitas un método o no.

Los pasos que te aconsejo son los siguientes:

  1. Haz una lista de las tareas pendientes o inacabadas que tienes en este momento. No importa el ámbito de las mismas, familia, trabajo, salud, lo importante es recoger todas en una única lista.
  2. Identifica las tres tareas más importantes de la lista.
  3. Planifica esas tareas y céntrate únicamente en ellas hasta que estén finalizadas. Olvídate por el momento del resto de tareas de la lista.
  4. Repite el proceso cuando finalices las tres tareas.

Es una tarea desagradable…

Lo sé, tener la tarea en una lista no la hace más agradable, pero quiero que pienses en los beneficios que te traerá eliminarla de las tareas pendientes.

Te indico tres acciones que te ayudan a abordarla:

  • ¿Es una tarea demasiado grande? Si lo es, parte la tarea en subtareas y comienza a realizar la primera de ellas.
  • Oblígate a trabajar en la tarea o subtarea por diez minutos, eso te ayudará a romper la inercia que te lleva a procrastinar. Después de esos primeros diez minutos será más sencillo continuar.
  • Elimina las distracciones e interrupciones que estén en tu mano. Desactiva las notificaciones de cualquier tipo, no contestes al teléfono, ya devolverás la llamada perdida más tarde.

Cuando termines una tarea prémiate, tomate un snack, un café, un buen vaso de agua.

Un punto importante, programa descansos para mantenerte fresco. Procura descansar 10 minutos por cada hora de trabajo.

Añade un plus …

Antes de acostarte dedica cinco minutos a pensar en las tareas que has conseguido finalizar y siente cómo ha disminuido tu estrés.

¿Qué opinas? ¿Sigues un método de organización personal o dejas que el estrés te acompañe como una sombra a todas partes?

Muchas gracias

4 Hábitos para gestionar tareas

15 agosto, 2020 / / No hay comentarios

¿Conoces el efecto Zeigarnik?

Se trata de un efecto descubierto en 1920 por la Doctora Zeigarnik que se basa en que somos capaces de recordar mucho mejor las tareas incompletas que las que ya hemos finalizado.

A modo de ejemplo, este efecto es ampliamente utilizado por las series de televisión, las cuales introducen en la trama un elemento inacabado cuando se aproxima el final de cada uno de sus capítulos. Esto hace que psicológicamente la tarea quede inacabada y residente en la memoria de los espectadores pendiente de ser concluida.

Teniendo en consideración este efecto podemos establecer una serie de hábitos que nos permitirán aprovecharnos de su fuerza positiva en nuestra memoria. En particular vamos a ver 3 hábitos que utilizan este efecto de forma positiva, y un cuarto hábito destinado a eliminar las consecuencias negativas de este mismo efecto.

El efecto Zeigarnik

Potenciar lo positivo

Veamos en primer lugar tres hábitos que nos permitirán mejorar nuestra eficiencia gracias al efecto Zeigarnik. Los hábitos a los que me refiero son los siguientes:

  • Inicia una tarea para generar impulso.
  • Programa descansos tácticos para mejorar la memoria.
  • Utiliza el suspense para generar atención e interés.

Inicia una tarea para generar impulso

Iniciar una tarea aunque sea por unos pocos minutos, activará el efecto Zeigarnik y añadirá una carga cognitiva a nuestra memoria que nos ayudará a finalizar la tarea. Así pues, cuando nos enfrentemos una tarea que estamos constantemente postergando dedícale 30 minutos y tendrás muchas posibilidades de haber activado el impulso necesario para finalizarla.

Es decir, una vez has iniciado la tarea se activa un impulso positivo que nos ayuda a terminarla.

Programa descansos tácticos

Una vez que ya has iniciado una tarea, si esta tarea requiere que recuerdes conceptos o directamente se trata de tareas de estudio, el efecto Zeigarnik nos ayuda a reforzar la memoria si programamos descansos de forma estratégica.

Una práctica excelente es la utilización de la técnica Pomodoro, la cual consiste en dividir la tarea en tramos de tiempo de acción de entre 20 y 30 minutos, y tramos de 10 minutos de descanso.

Utiliza el suspense

En este caso el efecto Zeigarnik también nos ayuda a generar atención e interés. Veamos varios ejemplos en los cuales podemos aplicarlo de la misma forma en la que lo aplican las series de televisión.

  • Cuando estés realizando una presentación y necesites hacer un descanso, deja la presentación en un punto clave sin terminar de aclarar, o lanza una pregunta abierta y conseguirás que el efecto actúe a tu favor en la mentes de tu audiencia.
  • Cuando necesites hacer un anuncio importante utiliza avances informativos para generar interés.
  • Envía siempre el guión de tus reuniones por adelantado, conseguirás que los asistentes puedan reflexionar previamente y obtener mejores resultados.

Evitar lo negativo

En este caso vamos a ver un cuarto hábito que nos ayudará a evitar el efecto negativo de la carga cognitiva que generan las tareas inacabadas.

Una de las consecuencias negativas de acumular tareas inacabadas es que todas ellas consumen carga cognitiva, pero los seres humanos tenemos un límite de carga cognitiva finito.

Cuanta más carga cognitiva consumimos menos eficientes somos y más ansiedad y estrés acumulamos. Así pues, necesitaremos drenar la carga cognitiva de las tareas inacabadas cada cierto tiempo.

La forma más sencilla de hacerlo es con el hábito de finalizar el día creando una lista de tareas pendientes. Con este sencillo hábito descargaremos tensión y estrés. Es decir, con este hábito realizaremos un drenaje diario.

Si añades unos minutos para planificar y priorizar las tareas pendientes, conseguirás la paz mental necesaria para terminar el día preparado para un descanso reparador.

En resumen

Conocer el efecto Zeigarnik nos ayuda a implementar hábitos que nos permiten ser más eficientes en nuestras tareas. ¿Conocías el efecto?

Párate a pensar en cómo planificas y ejecutas tus tareas, ¿puedes ver cómo está actuando este efecto en tu vida?

Implementa estos hábitos en tu vida y verás como te ayudarán a alcanzar de una forma más fácil tus objetivos.

Recuerda que me encantaría saber tu opinión y tu experiencia, añade un comentario para continuar la conversación.

Muchas gracias 😊

Basado en …

Este post está basado en los artículos 4 ways to use the Zeigarnik effect to boost your productivity y All at once? The effects of multitasking behavior on flow and subjective performance.

Productivity System – Sistema de Productividad

9 febrero, 2020 / / No hay comentarios

Me confieso, soy un fanático de los sistemas de productividad, pero de la misma forma estoy convencido que ninguno de ellos nos funcionará a menos que lo adaptemos a nosotros mismos.

Para que un Sistema de Productividad nos funcione no es suficiente con Adoptarlo, necesitamos Adaptarlo.

Mi propia experiencia

Este fin de semana estuve leyendo un artículo super interesante al respecto de los sistemas de productividad y de la necesidad de establecer una metodología, y estoy completamente de acuerdo. Es necesario que utilicemos un Método, y yo añadiría, y ese Método tiene que ser nuestro, puede ser una adaptación de otro ya existente, pero sin duda requerirá de hacerlo nuestro para que finalmente consigamos seguirlo fielmente.

El artículo al que hacia referencia es «Qué es efectividad por Jaír Amores» os dejo la referencia, merece mucho la pena leerlo.

Esquema de un Sistema de Productividad.

Para mi un sistema de productividad debe tener tres componentes principales que seguidamente os detallaré un poco más. Para empezar veamos el esquema.

My Productivity System Scheme @jrgsanta
My Productivity System Scheme @jrgsanta

Un sistema de productividad está compuesto por tres componentes principales:

  • Un conjunto de herramientas de productividad.
  • Un Método / Un proceso de productividad.
  • Un Tiempo de Reflexión Diario. Lo que he denominado el último hábito del día.

Los dos primeros componentes creo que están bastante claros, pero el último quizás os resulte un poco chocante, y sin embargo, es el punto clave del sistema de productividad, es el motor que lo mantiene en funcionamiento.

Conjunto de Herramientas

Este es el componente físico del sistema, son las herramientas que vamos a utilizar para hacerlo real. Se trata de aplicaciones informáticas, agendas, cuadernos de notas, dispositivos electrónicos y todos aquellos elementos que utilizaremos para dar soporte a nuestro proceso. En realidad se trata de un mundo super extenso, pero al mismo tiempo es el menos importante.

Curiosamente, perdemos mucho tiempo seleccionando herramientas y aprendiendo nuevas aplicaciones, si es ese tu caso, piensa que no son el objetivo son simplemente el medio.

En cualquier caso, y en sentido general, sólo necesitamos tres herramientas:

  • Un Calendario.
  • Un Sistema de Listas de Tareas.
  • Un Gestor de Notas.

Método

Este es el plan, la estrategia que vamos a seguir. En definitiva, los pasos que seguiremos de forma sistemática para que nuestro sistema de productividad fluya sin problema, y las tareas no se queden atascadas.

En general necesitaremos tres componentes:

  • Un paso que nos permita recoger de forma sistemática las entradas.
  • Un paso para organizar todas esas entradas. Es decir, donde decidiremos que vamos a hacer con cada una de las entradas:
    • ¿Es un evento? Lo llevaremos al calendario.
    • ¿Es una Tarea? A que lista debe ir.
    • ¿Es información? La almacenaremos en una nota.
  • Un último paso de acción. El Método debe estar orientado a la acción y por lo tanto este paso debe de representar un 80% del tiempo del proceso en su conjunto. Este es el tiempo que utilizamos para realizar el trabajo y completar las tareas.

Tiempo de reflexión

El último de los componentes es el tiempo de reflexión diario. Lo que he denominado «El último hábito del día«, y que deberemos de cumplir todos los días de forma sistemática si queremos conseguir mantener un sistema de productividad. Lógicamente habra días en los que fallaremos, pero tenemos que intentar no fallar dos días consecutivos o todo nuestro sistema correrá el peligro de derrumbarse.

Se trata del momento en que reflexionamos sobre el día que acaba de concluir y planificamos lo que vamos hacer al día siguiente. Para facilitar esta última tarea del día, lo mejor es utilizar a su vez un método, en particular puedes seguir una plantilla en la que simplemente sigas unos pasos preestablecidos. Te dejo seguidamente la última que estoy utilizando en GoodNotes. «El último hábito del día»

Reflection Time @jrgsantaDescarga

En resumen

Para concluir os dejo lo que considero claves fundamentales:

  • Necesitas un método
  • No pierdas el tiempo con mil herramientas. Con un Calendario, una lista de tareas y un lugar para notas es suficiente.
  • «El último hábito del día» es la clave para mantener el sistema en funcionamiento.
  • Y lo más importante: Necesitas un método ADAPTADO a ti.

Me gustaría conocer tu opinión. ¿Te animas? Déjame un mensaje con tu opinión.

Muchas gracias