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⭐️ El desafío silencioso del Lean Design

La atmósfera eléctrica del CLD – Congreso Lean Design 2025

Hay eventos que son simplemente una agenda de charlas y otros que son una verdadera convergencia de mentes inquietas. El Congreso Lean Design 2025 fue, sin duda, de los segundos. Desde el primer café, se respiraba en el ambiente una energía especial, una ambición compartida por los más de 100 profesionales allí reunidos: la de construir mejores productos, de forma más inteligente y, sobre todo, más rápida.   

El congreso se articuló en torno a un concepto poderoso presentado por el keynote Víctor Elviro: las «Capas del Lean Design». Y para dar una visión 360 de estas capas tuvimos cuatro ponencias magistrales que nos sumergieron en cada una de las capas, la Capa CORE con Santiago Forcada y la importancia de los datums para fabricar sin errores, la Capa de la CALIDAD con Fernando López Parra y su enfoque en Design for Six Sigma (DFSS), y la Capa de la FIABILIDAD con Antonio José Fernández Pérez, que nos enseñó a diseñar para evitar fallos. Cada ponencia construía sobre la anterior, dándonos un mapa cada vez más completo de la excelencia en el diseño industrial.   

Pero mientras apilábamos estas capas de conocimiento técnico, una pregunta flotaba en el aire, una pregunta que nos afecta a todos en nuestro día a día…

🌍 El dilema central: Previsibilidad en un mundo de caos

Podemos tener el diseño más robusto, los planos más impecables y la calidad más alta, pero ¿de qué sirve todo eso si no llegamos a tiempo al mercado? ¿Cómo gestionamos los imprevistos, los cambios de última hora y las dependencias entre equipos sin que todo descarrile?

Aquí es donde entra la cuarta y crucial capa, la Capa de la AGILIDAD. Y para guiarnos a través de ella, tuvimos el privilegio de escuchar a una de las mayores expertas mundiales en la materia: Teodora Bozheva. Como Head of Professional Services en Businessmap, coautora del Kanban Maturity Model (KMM) y creadora del modelo KPPM, Teodora no venía a darnos una charla teórica, sino a responder a la pregunta del millón, la que anoté con urgencia en mi sketchnote: «¿Cómo lograr PREVISIBILIDAD en entornos IMPREVISIBLES?».   

Su ponencia no fue simplemente «una capa más». Lo que Teodora nos presentó es, en mi opinión, el sistema operativo que permite que las otras capas (Core, Calidad, Fiabilidad) funcionen de manera efectiva en el contexto de negocio. Porque la excelencia técnica sin una entrega predecible y a tiempo corre el riesgo de volverse comercialmente irrelevante. La agilidad es lo que conecta el diseño brillante con el éxito en el mercado, gestionando el cuándo y el cómo para que el qué (nuestro producto) pueda triunfar.

🧭 Mi brújula visual – El Sketchnote de la ponencia

Como siempre, mi fiel compañero fue el rotafolios, y este es el mapa visual que tracé durante la ponencia de Teodora. Es una síntesis de las ideas clave, las conexiones y las revelaciones que surgieron en esa hora intensa.

A lo largo de este post, usaré este sketchnote como guía. Voy a desgranarlo, pieza por pieza, para entender en profundidad el poderoso mensaje que Teodora Bozheva nos transmitió.

🏗️ Deconstruyendo la Capa de la Agilidad – Un enfoque sistémico del flujo

🚨 Más allá de los síntomas, a las causas raíz

Antes de saltar a las soluciones, Teodora nos invitó a hacer algo fundamental: un diagnóstico honesto. Como ilustra la lupa en mi sketchnote, muchas organizaciones sufren de problemas que todos reconocemos:

• 🐌 Proyectos Lentos que parecen no terminar nunca.
• 🙈 Falta de Visibilidad sobre quién está haciendo qué y cuál es el estado real del trabajo.
• 🤷‍♂️ Mala gestión de la Carga de Trabajo, con equipos sobrecargados mientras otros esperan.
• 🧱 Falta de Colaboración entre departamentos, creando silos y fricciones.

El primer gran error es tratar estos problemas como si fueran independientes. No lo son. Son síntomas de una enfermedad más profunda. El modelo KPPM de Teodora está diseñado precisamente para atajar las causas raíz de las «entregas tardías, la desalineación de equipos y la falta de visibilidad».   

🩺 El diagnóstico – La necesidad de un «Pensamiento Sistémico»

La causa raíz, según nos explicó Teodora, es la falta de «Pensamiento Sistémico». Como se ve en el diagrama del sketchnote, debemos dejar de ver nuestra empresa como una colección de partes aisladas y empezar a verla como un SISTEMA interconectado donde la Organización, el Producto y el Proceso se influyen mutuamente.

Un cambio en el proceso de diseño afecta al producto final, que a su vez impacta en la percepción de la organización en el mercado. No podemos optimizar una parte del sistema a expensas de las demás. Necesitamos una visión holística.

Y es aquí donde surge una de las ideas más potentes de la charla. El pensamiento sistémico se apoya en un trío de elementos inseparables: la Cultura, la Gestión del Flujo y el Apoyo de la Dirección. Estos no son elementos de una lista de tareas que se puedan abordar por separado. Son las tres patas de un taburete, si falla una, todo el sistema se tambalea. Funcionan como un círculo virtuoso (o vicioso):

1. Una buena Gestión del Flujo (a través de prácticas como Kanban) crea visibilidad y genera datos objetivos sobre el rendimiento.
2. Esta visibilidad y estos datos, cuando se presentan de forma clara a la Dirección, demuestran los beneficios del sistema (reducción de tiempos, mejora de la previsibilidad), ganando su apoyo activo.
3. Este Apoyo de la Dirección, junto con los éxitos visibles, refuerza una Cultura de colaboración, transparencia y toma de decisiones basada en datos.
4. Una cultura más fuerte hace que la Gestión del Flujo sea aún más fluida y efectiva, reiniciando el ciclo con más fuerza.

Intentar implementar uno sin los otros está condenado al fracaso. Una cultura ágil sin un sistema para gestionar el flujo es solo un deseo. Un sistema de flujo sin el apoyo de la dirección será saboteado. Y un apoyo de la dirección sin un sistema visible que lo sustente son solo palabras vacías. Este trío es el verdadero motor de la transformación.

🗺️ El modelo KPPM – Tu mapa evolutivo hacia la agilidad empresarial

Para navegar esta transformación, Teodora nos presentó su creación: el modelo KPPM (Kanban Project, Program and Portfolio Management). Es crucial entender que KPPM no es un marco rígido que se impone de la noche a la mañana. Es un «modelo evolutivo y adaptable».   

El KPPM es una extensión del famoso Kanban Maturity Model (KMM), pero está específicamente diseñado para las necesidades de las organizaciones orientadas a proyectos, como las de diseño e ingeniería industrial. Su validez no es teórica, se basa en los aprendizajes de casos reales de transformación en industrias tan diversas como la banca, los seguros, la ingeniería y los servicios de TI. Es un mapa probado en el autentico campo de batalla.   

🛠️ Las herramientas de la transformación – De lo abstracto a lo accionable

💎 La piedra angular de la Agilidad: VISIBILIDAD de principio a fin

Si tuviera que quedarme con una sola palabra de la ponencia de Teodora, sería VISIBILIDAD. Es el concepto más destacado en el sketchnote y la base sobre la que se construye todo lo demás. Esta visibilidad se consigue a través de Kanban, pero no de la forma simplista que muchos imaginan con un tablero de «Por Hacer (To do), Haciendo (Doing), Hecho (Done)».

Teodora nos habló de un concepto mucho más potente: el Portfolio Kanban. Se trata de crear «Tableros Integrados» que conectan los diferentes niveles de la organización. Imagina un sistema donde puedes ver:

1. A nivel de equipo: Las tareas concretas en las que están trabajando los diseñadores.
2. A nivel de proyecto/producto: Cómo esas tareas se agrupan en entregables de valor o MMFs (Minimal Marketable Features).   
3. A nivel de Portfolio/Estrategia: Cómo esos proyectos contribuyen a las iniciativas estratégicas y a los objetivos globales de la empresa (OKRs).   

Esto crea una «visión global» de principio a fin, desde la estrategia del CEO hasta la tarea del ingeniero. Permite una «Solución Holística» que alinea a toda la organización, rompiendo los silos y asegurando que todo el mundo rema en la misma dirección.

⚡️ El habilitador – Por qué una herramienta como Businessmap es necesaria

En este punto, el sketchnote es explícito: «Necesitamos una HERRAMIENTA – BUSINESSMAP». Y no es un mero anuncio publicitario. Es el reconocimiento pragmático de que, aunque los principios de Kanban son universales, implementarlos a escala en un entorno de diseño industrial complejo y distribuido es prácticamente imposible con post-its y pizarras blancas.

Una plataforma como Businessmap, que nació como Kanbanize, está diseñada desde su núcleo para facilitar este sistema.Proporciona no solo los tableros Kanban flexibles para visualizar el flujo, sino también los paneles de gestión, la alineación con OKRs y, fundamentalmente, las analíticas avanzadas para medir y mejorar.   

El papel de la herramienta no es «crear» la agilidad. Su papel es ser un acelerador. Elimina la enorme fricción y el trabajo manual de recopilar datos, calcular métricas y mantener la visibilidad a través de múltiples equipos y proyectos. Al automatizar la recogida de datos, la herramienta libera a los equipos y a los líderes para que se centren en lo que realmente aporta valor: analizar la información y tomar decisiones informadas. Acelera el ciclo de feedback (medir para adaptar) que es el corazón de la mejora continua. La propia empresa Businessmap se rige por estos principios, buscando el «equilibrio» para proteger a los equipos del caos del entorno empresarial.   

💿 El poder de los datos – Gestionar, medir y evolucionar 📊

Con la visibilidad establecida y una herramienta para potenciarla, podemos empezar a usar el verdadero motor del cambio: los DATOS. El sketchnote lo resume en tres acciones clave:

1. Gestionar Capacidad y Equilibrar Carga: Al hacer visible el trabajo en curso (WIP – Work in Progress) y establecer límites, los equipos pueden dejar de empezar trabajo nuevo constantemente y centrarse en terminar lo que ya han empezado. Esto equilibra la carga de trabajo, evita el agotamiento y, paradójicamente, aumenta la velocidad de entrega.
2. Usar Métricas para Adaptarnos: Pasamos de una gestión basada en opiniones («creo que esto tardará dos semanas») a una gestión basada en datos. Esto nos permite «Enfocarnos en Resolver Problemas Reales». Si los datos muestran que el 40% del tiempo de un proyecto son esperas, el problema real no es que los ingenieros sean lentos, sino que hay un cuello de botella en el sistema.
3. Medir y Evolucionar: La agilidad no es un estado final, es un proceso de mejora continua. El carácter evolutivo del modelo KPPM se basa en esto. Usamos las métricas para entender dónde estamos y para guiarnos hacia el siguiente nivel de madurez.   

Plataformas como Businessmap ofrecen métricas increíblemente potentes que van mucho más allá del simple «número de tareas completadas». Hablamos de:

• Diagramas de Flujo Acumulativo (CFD): Para visualizar cuellos de botella y la estabilidad del proceso.
• Gráficos de Dispersión de Tiempo de Ciclo (Cycle Time Scatterplot): Para entender no solo el tiempo medio de entrega, sino la previsibilidad de nuestras entregas.
• Simulaciones de Monte Carlo: Para realizar pronósticos probabilísticos sobre cuándo se completará un proyecto.
• Eficiencia del Flujo: Para medir qué porcentaje del tiempo una tarea está siendo trabajada activamente frente al tiempo que pasa en espera.   

Estas herramientas nos dan un conocimiento profundo y objetivo de nuestro sistema, permitiéndonos tomar decisiones mucho más inteligentes.

🙋🏻🙋🏾‍♂️ El factor humano – Cultura, liderazgo y mostrar los beneficios

Finalmente, llegamos a la parte más humana y, a menudo, la más difícil: el ENFOQUE. El sketchnote destaca dos puntos críticos: el «Apoyo de la Dirección» y la necesidad de «Mostrar los Beneficios».

Aquí Teodora nos regaló otra revelación. El apoyo de la dirección no es algo que se pide, es algo que se gana. Y no se gana con presentaciones de PowerPoint, sino haciendo que el sistema demuestre su propio valor.

Aquí es donde el círculo virtuoso que mencioné antes se cierra de forma brillante. Un sistema de Portfolio Kanban implementado en una herramienta como Businessmap no solo da visibilidad a los equipos, sino que traduce el trabajo operativo en un lenguaje que la dirección entiende: previsibilidad, reducción de riesgos, alineación con la estrategia (OKRs).   

Cuando un directivo puede ver en un panel, en tiempo real, cómo avanza una iniciativa estratégica clave y cuál es la probabilidad de que se complete en la fecha prometida, el sistema se está vendiendo solo. La capacidad de «Mostrar los Beneficios» está integrada en el propio sistema. Esta demostración tangible de valor es lo que transforma el apoyo pasivo de la dirección («sí, probad eso de la agilidad») en un patrocinio activo («necesitamos extender este sistema a toda la organización»). El sistema se convierte en la herramienta para asegurar su propia supervivencia y crecimiento.

💡 Síntesis y tu llamada a la acción

🕸️ Conclusión – La capa de agilidad es la tela que entreteje el Lean Design ✨

La ponencia de Teodora Bozheva fue mucho más que una charla sobre Kanban. Fue una clase magistral sobre cómo construir un sistema nervioso para nuestras organizaciones de diseño. Su modelo KPPM nos proporciona la Capa de la Agilidad que es esencial para que la filosofía Lean Design no se quede en una aspiración teórica, sino que se convierta en una realidad predecible y ejecutable.

Las claves son claras:

• 🚀 Adopta un pensamiento sistémico: Deja de apagar fuegos y empieza a diseñar tu sistema de trabajo.
• 👁️ Gestiona el flujo a través de la visibilidad: Haz que el trabajo y sus impedimentos sean visibles para todos, desde el equipo hasta la dirección.
• 📊 Usa los datos para evolucionar: Mide lo que importa, aprende de las métricas y toma decisiones basadas en evidencia, no en opiniones.
• 🤝 Construye un círculo virtuoso: Utiliza la visibilidad para demostrar valor, ganar el apoyo del liderazgo y fomentar una cultura de colaboración y mejora continua.

Al final, se trata de cumplir la promesa del Lean Design: desarrollar «productos más rápido, llegando antes a mercado y a la vez con altos niveles de calidad y fiabilidad«. El enfoque de Teodora Bozheva es la clave para lograr la parte de «más rápido» sin sacrificar, e incluso potenciando, todo lo demás.   

💬 ¿Cuán predecible es tu proceso de diseño?

Después de este profundo análisis, te lanzo una pregunta: ¿Qué tan visible es tu flujo de trabajo de diseño? ¿Estás gestionando el sistema o simplemente reaccionando a los síntomas? ¿Cuál es el primer paso, por pequeño que sea, que podrías dar mañana para aumentar la previsibilidad de tus proyectos?

Me encantaría leer tus reflexiones y experiencias en los comentarios. ¡La conversación no ha hecho más que empezar! y está en tu mano que continue.