De vez en cuando, disfruto leyendo o tomando cursos sobre gestión del tiempo y productividad. Es un tema que me apasiona, y estoy convencido de que me ayuda a ser más productivo o, al menos, a ser consciente de las herramientas y rutinas positivas que existen.
Esta pasada semana, he realizado en la plataforma Platzi un nuevo curso de “Gestión del tiempo”, curso que partía de la premisa de que “El tiempo es el único recurso democrático (todos tenemos 24 horas), pero la energía y la atención son las verdaderas variables a gestionar.”
Gestión Efectiva del Tiempo
💡Ideas fuerza para la mejora de la Gestión del Tiempo
↔️ No al Multitasking: El cerebro no procesa tareas simultáneamente, sino que alterna rápidamente entre ellas (switch tasking). Esto consume energía y reduce nuestra capacidad de atencion, aumentando errores.
⚡️ Gestión de Energía vs. Gestión de Tiempo ⏳: Tenemos que identificar nuestros picos de energía (cronotipo). Y realizar las tareas más exigentes cuando nuestra energía está alta, no cuando “tengamos un hueco en la agenda».
🪤 La trampa de la ocupación: Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. La productividad es la velocidad con la que avanzamos hacia nuestros objetivos importantes, no la cantidad de checks que conseguimos marcar en la lista de tareas.
🙅🏼♂️ El Poder del «No»: La herramienta más efectiva de gestión del tiempo es rechazar compromisos que no se alinean con nuestros objetivos clave.
🔄 Estado de Flow: Tenemos que buscar bloques de tiempo en lo que realicemos trabajo profundo (Deep Work) donde la dificultad de la tarea y nuestras habilidades están equilibradas, y en el eliminemos todas las distracciones para maximizar el rendimiento.
Gestión Efectiva del Tiempo
Y NO, todas estas ideas no han surgido de la nada …, nos las han regalado gigantes, a quienes he definido como la «Liga de la productividad extraordinaria».
⭐️ La liga de la productividad extraordinaria
Existe una frase de San Bernardo de Chartres y popularizada por Isaac Newton que dice “Si he visto más lejos, es porque me he subido a hombros de gigantes», y que significa que los los descubrimientos y los avances científicos se construyen sobre el conocimiento y los trabajos previos de otros. Y es por esto que aquí os dejo quienes fueron esos gigantes.
Autor
Concepto clave
Por qué es importante
Dwight Eisenhower
Matriz de Eisenhower
Nos enseña a diferenciar Urgencia (lo que alerta) de Importancia (lo que aporta valor). Es vital para priorizar.
Vilfredo Pareto
Ley de Pareto (80/20)
Establece que el 20% de nuestras acciones generan el 80% de nuestros resultados. Nos ayuda a enfocarnos en lo vital y descartar lo trivial.
Cyril N. Parkinson
Ley de Parkinson
«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible». Nos enseña a poner fechas límite cortas para forzar la eficiencia.
Mihaly Csikszentmihalyi
Flow (Fluir)
Define el estado de concentración óptima. Es la base científica de por qué las interrupciones destruyen la calidad del trabajo.
David Allen
GTD (Getting Things Done)
Su principio «la mente es para tener ideas, no para almacenarlas» es la base de usar listas y liberar carga cognitiva.
Para ilustrarlos en este caso le he pedido a Gemini con su modelo Nano Banana que me ayudará a representarlos con un resultado increíble…, juzgad vosotros mismos.
La liga de la productividad extraordinaria. Generado con Nano Banana de Gemini
Es tu turno, ¿Qué otros gigantes añadirías a esta lista? Te leo en los comentarios
En el momento de escribir este post estoy en pleno verano, y con él, días más largos, un ritmo diferente y las deseadas vacaciones con posibilidad de desconexión. Sin embargo, para muchos profesionales y líderes, el «desconectar» es más un concepto aspiracional que una realidad tangible. Nuestras pantallas, ese portal constante a correos, notificaciones y redes sociales, se han convertido en una extensión de nuestras manos y mentes, dificultando el verdadero descanso. Pero, ¿y si te dijera que una herramienta poderosa y sorprendentemente analógica puede ser tu mejor aliada para lograr esa desconexión digital que tanto necesitas? Hablamos del Visual Thinking.
Visual Thinking en Vacaciones
En un mundo cada vez más digitalizado, volver al lápiz y al papel puede parecer contradictorio. No obstante, el Visual Thinking, esa capacidad de organizar ideas y resolver problemas a través de imágenes, diagramas y dibujos sencillos, ofrece un contrapunto perfecto al ruido digital. Nos permite procesar la información de manera diferente, activar otras partes de nuestro cerebro y enfocarnos en el «aquí y ahora« sin la distracción constante de las notificaciones.
💡 ¿Por qué el Visual Thinking para desconectar?
La clave reside en centrarnos en el presente, en el aquí y ahora. Cuando dibujas, tu atención se concentra en el trazo, en la forma, en la relación entre los elementos. No estás saltando de una pestaña a otra, ni revisando infinitas notificaciones. Estás creando, visualizando, organizando. Este proceso no solo es terapéutico, sino que también es increíblemente efectivo para clarificar tus pensamientos y planificar tu tiempo de ocio.
Y no es que el Visual Thinking puede ser tu compañero ideal para el verano, en realidad el Visual Thinking te puede acompañar a lo largo de toda tu vida para facilitarte la desconexión diaria que necesitas en tu vida. En cualquier caso, voy a ir dandote algunas ideas para comenzar este mismo verano, periodo en el que nos puede ayudar de forma muy especial.
🗺️ Planifica tu desconexión con Mapas Mentales (Analógicos)
Antes de que lleguen las vacaciones o durante las mismas, la ansiedad por tener todo «preparado» puede ser bastante alta. Así que, te propongo que en lugar de listas interminables en tu gestor de tareas digital, pruebes a crear un Mapa Mental para tu desconexión.
Identifica lo esencial: En el centro, escribe «Mis Vacaciones Offline», o también podrías usar una cita inspiradora, hazlo a tu gusto.
Ramifica tus prioridades: Dibuja ramas para «Familia», «Lectura», «Naturaleza», «Hobbies», «Deporte», o lo que consideres fundamental.
Visualiza actividades específicas: En cada rama, añade iconos o dibujos sencillos de las actividades que quieres hacer: una tienda de campaña para acampada, un libro abierto para lecturas, una bicicleta para paseos. En cualquier caso, un Mapa Mental es un sistema vivo y cada vez que vuelvas a revisarlo puedes añadir nuevas ramas.
Anticipa impedimentos (y soluciones Visuales): ¿Qué te impediría desconectar? Dibuja un teléfono con una cruz para «silenciar notificaciones», un candado para «delegar tareas clave». De esta forma anticipas las soluciones, no olvidaras activar el mensaje de fuera de oficina en el correo, …
Crea «Zonas Offline»: Dibuja los lugares o momentos del día en los que tu teléfono no tiene lugar (la mesa de la cena, la playa, las primeras horas de la mañana). Si lo planificas por anticipado tienes muchas más posibilidades de cumplirlo de forma efectiva.
Mapa Mental – Vacaciones
Este mapa mental no solo te ayudará a organizar tus intenciones, sino que al verlo plasmado de forma visual, se vuelve más real y menos una lista de «deberes».
📐 Dibuja tus límites digitales
Uno de los mayores desafíos para desconectar es la expectativa, tanto propia como externa, de estar siempre disponible. El Visual Thinking te permite comunicar estos límites de una manera clara y memorable.
Crea tu «Escudo de desconexión»: Dibuja un calendario sencillo de tus vacaciones. Colorea los días «offline total» y marca con un teléfono tachado los momentos donde no quieres ser molestado.
Comparte tu «Manifiesto Visual»: Puedes dibujar un pequeño esquema o una infografía simple que muestre a tu equipo y a tu familia tus «reglas de desconexión»: «Solo emergencias por llamada», «No emails de trabajo», «Horas de acceso limitado». Al ser visual, es más fácil de entender y recordar que un texto largo.
Visualiza las consecuencias de No desconectar: Dibuja un antes y un después: tú estresado con el móvil en la mano vs. tú relajado y sonriente en la playa. Esto refuerza tu motivación personal.
Límites Digitales
✍🏽 🎨 El dibujo como alternativa consciente al «Scroll Infinito«
¿Cuántas veces coges el móvil por aburrimiento o inercia? 🤔 El Visual Thinking te ofrece una alternativa productiva y consciente. Necesitas muy pocos elementos, se pueden reducir a un pequeño cuaderno y un marcador. Añade un par de libros en papel para completar el set y la experiencia será aún mayor, aprovecha a tomar notas visuales de tus lecturas.
Set de Visual Thinker
Seguidamente te dejo algunas actividades que puedes realizar,…
El «Cuaderno de Vacaciones»: Lleva un pequeño cuaderno y unos bolígrafos. En lugar de mirar el móvil, úsalo para:
«Visual Journaling»: Dibuja lo que ves a tu alrededor: un paisaje, la gente en la playa, un objeto interesante. No tienes que ser un artista, solo observar y dibujar. Tu experiencia será mucho más memorable y la recordaras mucho más. Con la práctica iras mejorando tus notas.
«Sketching» de Ideas: Si te surge una idea para tu trabajo o para un proyecto personal, en lugar de coger el portátil, haz un boceto rápido, un diagrama o un mapa de la idea. Luego, déjala aparcada para cuando vuelvas, eso liberará tu mente del tema ya que tendrás la tranquilidad de tenerla perfectamente registrada.
Reflexión Visual: Al final del día, dibuja lo más significativo que te haya pasado, las emociones que sentiste. Es una forma de procesar el día de manera profunda sin pantallas.
Juegos Visuales en Familia: Invita a los niños (¡y a quien se anime!) a jugar a dibujar juntos, a crear historias con imágenes, a hacer «pictionary» improvisados. Esto no solo fomenta la creatividad, sino que también es una actividad de conexión que no requiere dispositivos. Y sin duda una actividad super divertida.
Dibujo vs Scroll Infinito
👁️ Visualiza tus intenciones de descanso y recarga
La desconexión no es solo «no trabajar», sobretodo es «recargar». El Visual Thinking te ayuda a definir y visualizar esa recarga.
Diagrama de energía: Dibuja un gráfico sencillo con dos ejes: «Nivel de Energía» y «Días de Vacaciones». Al principio, tu nivel de energía puede estar bajo. Dibuja cómo esperas que aumente a medida que pasan los días, y qué actividades (leer, dormir, naturaleza) contribuyen a esa curva ascendente.
Mood Board: Recopila imágenes o haz dibujos de aquello que te transmite calma y felicidad: una taza de café caliente, una caminata por la montaña, el sonido de las olas. Este «mood board» visual puede ser un recordatorio constante de tus objetivos de bienestar. Déjalo en un lugar visible, en una pared cercana a tu escritorio, donde te sea más cómodo, pero que te permita verlo todos los días. También puedes usar una pizarra blanca, un tablero de corcho donde pinchamos cada una de las ideas e imágenes.
Más allá de las vacaciones, el Visual Thinking es un hábito para todo el año
La magia del Visual Thinking es que no es solo una herramienta para las vacaciones. Al incorporarlo en tu rutina de desconexión, es probable que descubras sus beneficios para la concentración, la creatividad y la gestión del estrés en tu día a día, incluso cuando no estés de vacaciones.
Las pantallas son fantásticas, indispensables tanto en nuestra vida personal como en nuestro trabajo. Pero el verdadero descanso y la desconexión profunda a menudo se encuentran lejos de ellas. Este verano, atrévete a cambiar el «scroll» por el «sketch», el «like» por el «line». Descubre cómo el Visual Thinking puede ser tu puerta a un verano verdaderamente desconectado, recargando tu mente y tu espíritu para volver con una visión renovada.
¡Prepara tus marcadores, tus lápices , tu cuaderno y dibuja tu desconexión! Tu mente y tu bienestar te lo agradecerán.
Se aproxima la fecha de la #CAEA2025, y por esa razón seguiré, en la próximas semanas, publicando sketchnotes de las ponencias de la #CAEA2024 que tenía pendientes. En este caso se trata de la Ponencia de Almudena Rodríguez.
Almudena Rodríguez, socia fundadora de la empresa internacional de consultoría Rodríguez Pardo & Assocs, y que nos presentó en la #CAEA2024 una ponencia sobre la «Objectives & Key Results (OKRs): el Santo Grial de la estrategia corporativa«. Almudena es una ponente con reputación internacional, es invitada en numerosas conferencias de Agile y DevOps en London, Helsinki, Tel Aviv, Frankfurt, Agile Graz, Belgrado, etc)… Así mismo participa como reconocida experta y Keynote en Hustef Budapest, UCAAT Paris y ExpoQA Madrid. Además, contribuye a la comunidad Agile con varias publicaciones como la revista digital InfoQ.
Almudena Rodriguez – OKRs
🎯 OKRs – Introducción
En los últimos tiempos, los Objectives & Key Results (OKRs) han ganado una gran popularidad en el mundo de la agilidad y la gestión empresarial. Pero, ¿qué son exactamente los OKRs? ¿Son mejores que los KPIs? ¿Pueden resolver los problemas de tu empresa? En esta ponencia, conseguimos aclarar algunas de estas preguntas y más, con ejemplos prácticos y las experiencias de la ponente.
Añado seguidamente un SketchNote de 2020 con el que estudiaba en su día los OKRs, es decir que ya han pasado unos cuantos años…
OKRs
🎯 ¿Qué son los OKRs?
Los OKRs son una metodología de planificación y gestión que permite a las organizaciones centrarse en sus grandes apuestas y lograr objetivos más ambiciosos. Aunque no son una novedad (se utilizaban en Intel en los años 70 y en Google desde hace más de veinte años), su relevancia y eficacia siguen siendo indiscutibles.
Definición y Propósito de los OKRs
Los OKRs se definen como «Grandes y Ambiciosos» y «Medibles».
Se Pactan: Se acuerdan o establecen de manera colaborativa.
Ayudan a Planificar: Facilitan la planificación estratégica.
Miden Progreso: Permiten el seguimiento del progreso.
Coordinan Personas: Fomentan la alineación y coordinación del equipo.
Estructura de los OKRs
Un OKR tiene dos partes fundamentales:
Objetivos: Descritos como «Ambiciosos pero realistas y Medibles«.
Resultados Clave: Presentados como «Medibles» y enfocados en el «Progreso«. No son tareas pendientes (TO-DOs), sino hitos que indican el avance hacia el objetivo.
Principios de los OKRs
Los OKRs deben ser:
Inspiradores y Progresivos: Deben motivar y fomentar el crecimiento.
No Asociados a Bonos: No deben estar vinculados a incentivos económicos.
Limitados en Número: No más de cuatro OKRs para mantener el enfoque.
Clave de los OKRs
Enfoque Sistémico: Los OKRs deben integrarse en la estrategia global de la empresa.
Mejora Continua: Fomentan la mejora constante y el aprendizaje.
Colaboración: Promueven un ambiente de trabajo colaborativo.
Características Clave de los OKRs
Medibles: Si no es medible, no vale.
Definidos en una sola línea: Concisos y fáciles de entender.
Públicos y Visibles: Transparencia para la alineación del equipo.
Colaborativos: Se pactan entre todo el equipo.
Personales y de Crecimiento: Cada individuo asume responsabilidad por sus OKRs.
OKRs – Claves
🗒️ Reflexiones adicionales
Almudena comenzó indicando que con los OKRs, todos conocen la música, pero nadie la letra, lo que dificulta su implementación. Es crucial tener una estrategia clara y evitar añadir KPIs sin priorización, ya que solo aumentan la carga de trabajo.
Concepto del Catch Ball
El Catch Ball es una técnica que fomenta la comunicación y la colaboración en la definición de OKRs. Jorn Doerr, en su libro «Measure What Matters», introduce los OKRs como una herramienta de alineación y enfoque.
Piensa a lo Grande pero comienza Simple
Cuando apliques OKRs comienza de forma simple y consciente con una mentalidad de aprendizaje.
💡 Conclusión
En definitiva, los OKRs son una metodología poderosa y holística que, cuando se implementa correctamente, puede transformar la estrategia y el rendimiento de una organización. A diferencia de los KPIs, que solo buscan cumplir con ciertos indicadores, los OKRs están orientados al aprendizaje y la mejora continua.
Se aproxima la fecha de la #CAEA2025, y es por esa razón que en la próximas semanas iré publicando el sketchnote de las ponencias de la #CAEA2024 que tenía pendientes. Así que que aquí tenéis la primera de ellas.
Ángel Galán, un líder experimentado en transformación ágil, presentó en la #CAEA2024 una ponencia sobre la «modernización de la justicia utilizando el marco SAFe«. Ángel es reconocido como SAFe Practice Consultant (SPC), Release Train Engineer (RTE), y autor del primer libro de SAFe en castellano.
Ángel Galán – CAEA 2024
⭐️ Entrega de valor
Ángel comenzó su ponencia destacando la importancia de la entrega de valor en los proyectos, ya sea en términos de rendimiento, valor monetario, o cualquier otro tipo de valor.
🎯 Caso de uso
El caso de uso presentado por Ángel se centró en la modernización de la justicia aplicada a una empresa instrumental del Gobierno territorial de España, mediante el servicio Avantius. Este servicio ha logrado reducir significativamente los tiempos de tramitación judicial, beneficiando a 7.000 usuarios directos, 77.500 colaboradores, y 4.700.000 ciudadanos.
🗒️ Implementación de métodos ágiles
Desde 2012, se han incorporado métodos ágiles y el primer PI Planning (PIP) se produjo en 2020. En 2024, se enfrentaron a una ruptura de SAFe, lo que llevó a una adaptación del marco según las necesidades del proyecto. Se instauraron equipos que mejoraron en aprendizaje, identificándose desde los menos experimentados (Padawans) hasta los más experimentados (Jedis).
📝 Resultados
La estimación y priorización son variables clave en todos los proyectos, y aunque la estimación es difícil, si se basa en el histórico para establecer el servicio se pueden garantizar mejores resultados. La implementación de SAFe ha permitido un cumplimiento del 85% de los objetivos recurrentes desde su implantación.
📘 Libro de SAFe
Ángel es el autor del libro «Escalando agilidad con SAFe: La magia de la predictibilidad«, que desglosa la teoría de SAFe y proporciona una visión práctica rica en experiencias reales, técnicas y soluciones a los desafíos en las diferentes implementaciones.
💡 Conclusión
La ponencia de Ángel Galán es un testimonio inspirador para aquellos que buscan llevar la agilidad a otro nivel en sus organizaciones, destacando la importancia de la entrega de valor y la mejora continua.
En este post te daré algunos consejos para obtener los mejores resultados con tus Mapas Mentales.
Mapas Mentales Consejo de Experto
Mantén la simplicidad: la clave para un Mapa Mental efectivo
Uno de los errores más comunes al crear Mapas Mentales es sobrecargar las ramas con demasiada información. Recuerda que el objetivo principal es visualizar tus ideas de manera clara y concisa. Evita incluir detalles innecesarios o frases largas. En su lugar, utiliza palabras clave, símbolos e imágenes que capturen la esencia de cada concepto. Un Mapa Mental simple y bien estructurado será mucho más fácil de entender, recordar y utilizar.
Usa colores y símbolos: dale vida a tu Mapa Mental
Los colores y los símbolos son herramientas poderosas para hacer que tu Mapa Mental sea más atractivo y fácil de recordar. Utiliza diferentes colores para resaltar las ideas principales, las conexiones importantes o las áreas que requieren más atención. Los símbolos, iconos e imágenes pueden representar conceptos específicos de manera visual, lo que facilita la comprensión y la memorización. No tengas miedo de experimentar con diferentes combinaciones de colores y símbolos para encontrar el estilo que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias.
Sé creativo: deja volar tu imaginación
Los Mapas Mentales son una herramienta que te permite expresar tu creatividad y personalizar tu forma de pensar. No hay reglas estrictas sobre cómo debe verse un Mapa Mental perfecto. Siéntete libre de utilizar diferentes formas, tamaños, estilos de letra y diseños para hacer que tu mapa sea único y refleje tu personalidad. Cuanto más creativo seas, más fácil será para ti conectar con tu Mapa Mental y aprovechar al máximo su potencial.
Revisa y actualiza: un Mapa Mental en constante evolución
Tu Mapa Mental no es un documento estático, sino una herramienta dinámica que debe evolucionar a medida que tu proyecto cambia o se desarrolla. A medida que adquieras nueva información, identifiques nuevas oportunidades o enfrentes desafíos inesperados, asegúrate de revisar y actualizar tu Mapa Mental. Esta práctica te permitirá mantener tu mapa relevante y útil a lo largo del tiempo, convirtiéndolo en una herramienta invaluable para la mejora continua de tus procesos.
Conclusión
En resumen: una habilidad esencial para el profesional moderno
En esta Miniserie de posts, he explorado el mundo de los Mapas Mentales y cómo pueden transformar la forma en que abordas tus proyectos. He repasado desde los fundamentos teóricos hasta los consejos prácticos para crear Mapas Mentales efectivos y visualmente atractivos. He destacado la importancia de la simplicidad, el uso estratégico de colores y símbolos, la libertad creativa y la necesidad de revisar y actualizar los mapas de forma regular.
¡Ahora es tu turno!
Los Mapas Mentales son una herramienta poderosa que puede marcar la diferencia en tu carrera profesional y en tus proyectos personales. Te animo a practicar y experimentar con Mapas Mentales en tus propios proyectos. Comienza con proyectos pequeños y luego avanza hacia desafíos más complejos. Descubre cómo esta herramienta puede ayudarte a organizar tus pensamientos, mejorar tu productividad, fomentar la creatividad y alcanzar tus objetivos de negocio de manera más efectiva. ¡No esperes más y comienza a trazar tu camino hacia el éxito con Mapas Mentales!
Algunos ejemplos más de Mapas mentales
19 de octubre- día mundial contra el cáncer de mama
13-01 Día Mundial de la Lucha contra la depresión
#minimindmap de Marco Aurelio #naciohoy 26 de abril de 121
Recapitulando los puntos clave de la Miniserie
En esta guía práctica, he explorado el poder de los Mapas Mentales como una herramienta clave para optimizar tus procesos de negocio. He presentado cómo definir objetivos claros, elegir la herramienta adecuada, reunir los materiales necesarios y prepararnos mentalmente para crear mapas efectivos. He recorrido paso a paso la construcción de un Mapa Mental, desde el centro hasta las ramas principales y secundarias, las conexiones, las palabras clave y las imágenes. También he destacado la importancia de mantener la simplicidad, usar colores y símbolos, fomentar la creatividad y revisar y actualizar los mapas de forma regular.
El valor de los Mapas Mentales para tus proyectos
Los Mapas Mentales no son solo una herramienta visual atractiva, sino una poderosa aliada para la mejora continua de tus procesos de negocio. Al utilizarlos de manera estratégica, podrás identificar oportunidades de mejora, diseñar nuevos procesos de manera eficiente, analizar problemas y encontrar soluciones creativas, comunicar ideas y planes de forma clara y concisa, y mucho más. Los Mapas Mentales te ayudarán a desbloquear el potencial de tu equipo, a fomentar la colaboración y a alcanzar tus objetivos de negocio de manera más efectiva.
¡Empieza a dominar el arte de los Mapas Mentales y transforma la forma en que trabajas!
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