Retrospectivas para vencer la inercia

Es cierto que fuera de nuestra zona de confort se encuentra nuestra zona de aprendizaje. Sin embargo, es muy fácil dejarse llevar y seguir haciendo siempre lo mismo y hacerlo siempre de la misma forma. Es decir, es fácil ser víctimas de la inercia.

¿Es malo hacer siempre las mismas cosas? ¿Es malo tener hábitos?

En la wikipedia encontramos la siguiente definición:

En psicología el hábito es cualquier comportamiento repetido regularmente, que requiere de un pequeño o ningún raciocinio y es aprendido, más que innato.

Los buenos hábitos en general nos ayudan a realizar nuestras tareas de una forma más sencilla y nos simplifican la vida. Además, son necesarios para ayudarnos a planificar y para avanzar en la consecución de nuestros objetivos.

Sin embargo, revisar nuestros hábitos, evolucionarlos y adaptarlos al cambio es absolutamente necesario. En realidad, podríamos considerar que la inercia es en realidad un freno a nuestra capacidad de innovación y que tenemos que añadir a nuestra vida hábitos para revisar nuestros hábitos establecidos y si es necesario llegar a modificarlos sin mayor problema.

En el ambito del trabajo en equipo y dentro de un marco de agilidad encontramos la técnica de las retrospectivas.

¿Qué son las retrospectivas?

Son reuniones del equipo de trabajo en las cuales buscamos acciones de mejora para incrementar y mejorar los resultados. Básicamente son reuniones en las que respondemos a tres preguntas en relación al trabajo desarrollado por el equipo:

• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué hicimos mal?
• ¿Qué podemos mejorar la próxima vez?

Generalmente se asocian las reuniones retrospectivas con la filosofía KAIZEN y es que en realidad buscan el mismo objetivo, la mejora continua del equipo.

¿Cuándo será una retrospectiva exitosa?

Creo que una retrospectiva será exitosa al ir alcanzado los siguientes objetivos:

• PARTICIPACIÓN: Todos los componentes del equipo participan activamente en la reunión. Su participación es bidireccional. Es decir, expresan sus ideas y escuchan al resto del equipo.
• IDENTIFICACIÓN: El equipo identifica las causas de algunos de sus problemas.  En ningún caso se trata de una búsqueda de culpables. NO buscamos culpables.
• ACCIÓN: El equipo decidirá acciones de mejora y las implementará en el menor tiempo posible.

En el caso de no conseguir alcanzar estos tres objetivos la reunión no habrá tenido ninguna utilidad.

¿Cómo se estructura una retrospectiva?

Aunque la idea es muy sencilla, su realización es verdaderamente difícil. En muchas ocasiones es necesario introducir la figura del facilitador o en su defecto utilizar herramientas que nos ayuden a estructurar la reunión con garantías de éxito.

En la página web Retr-O-Mat encontramos multitud de recursos para realizar retrospectivas con garantías de éxito. Uno de los recursos que me ha llamado la atención es el que denominan hojas de dialogo. Hoja de dialogo para una retrospectiva. Se trata de una hoja a modo de tablero de juego de mesa en la cual se fomentan los tres objetivos que anteriormente comentábamos, PARTICIPACIÓN, IDENTIFICACIÓN y ACCIÓN.

En esta misma página encontraremos una ficha para ayudarnos a revisar el marco de trabajo «Agile» dentro de nuestro equipo de trabajo.

Tres últimos consejos

Fomentar el compromiso

De cada uno de los temas que se comenten en la reunión será necesario:

1. Identificar una posible mejora.
2. Asignar un responsable de implementación de la mejora.

El compromiso por parte de todos los componentes del equipo es clave para el éxito.

Ser humildes

Sólo así seremos capaces de aprender de esta experiencia. Hemos de comenzar siempre por aportar posibles mejoras a nuestros propios modos de trabajo. Es decir, ver nuestros propios errores antes que los del equipo.

Disfrutar

Sólo si mostramos a los demás que estamos disfrutando podremos crear un entorno en el cual todos nos sintamos satisfechos y cómodos. Es decir, fomentar un ambiente de confianza.

En resumen

Tenemos que utilizar las reuniones de retrospección para conseguir avanzar en la senda de la mejora continua evitando que la inercia nos deje estancados.